OS5-065-5-WC H/99 - Wydawanie decyzji NIP-4 w świetle zmian właściwości miejscowej urzędów skarbowych

W związku z zapytaniami izb i urzędów skarbowych, Departament Organizacji Skarbowości Ministerstwa Finansów, w uzupełnieniu do pisma nr OS-065-177-WCH/98 z 24 grudnia 1998 r., przekazuje wytyczne dotyczące obsługi decyzji NIP-4 przy zmianie właściwości miejscowej na dzień 1 stycznia 1999 r., w związku z wprowadzeniem reformy administracyjnej kraju.

Zasada postępowania urzędu skarbowego przy obsłudze decyzji NIP-4 zależy od daty wydania decyzji NIP-4 wpisywanej systemowo przez system POLTAX.

Za obsługę decyzji NIP-4 wydanych przed 1 stycznia 1999 r. jest odpowiedzialny urząd źródłowy (właściwy na dzień 31 grudnia 1998 r.), który wygenerował NIP i wydał decyzję.

Obowiązuje zasada - urząd, który wydał decyzję NIP-4, musi mieć potwierdzony odbiór decyzji o nadaniu NIP i wpisać datę odbioru decyzji do bazy urzędu.

Przy wykonywaniu migracji podatnicy, którzy w bazie nie mają wprowadzonej daty odbioru decyzji NIP-4, i są traktowani następująco: "pozostają w urzędzie źródłowym - właściwym na dzień 31 grudnia 1998 r. - do czasu wpisania do bazy urzędu daty odbioru decyzji NIP-4 i jednocześnie są przekazywani do urzędu docelowego właściwego na dzień 1 stycznia 1999 r. - ze statusem rejestracji zaewidencjonowanie".

W urzędzie docelowym podatnik nie składa załącznika aktualizacyjnego, ponieważ zmiana właściwości miejscowej dokonuje się z urzędu i odbywa się bez udziału podatnika. System POLTAX, po zapisaniu podatnika w bazie urzędu docelowego, zapewnia wydrukowanie dokumentu zawierającego dane podatnika, podając status rejestracji "zaewidencjonowanie". Dokument ten jest podstawą do założenia teczki podatnika w urzędzie docelowym.

W przypadku migracji danych, przeprowadzanej w związku z reformą administracyjną kraju, podstawową sprawą dla urzędu docelowego jest posiadanie informacji, czy decyzja NIP-4 wywołała skutki prawne, tj. czy została skutecznie doręczona podatnikowi. W związku z tym urząd, który nadał NIP i przekazał do urzędu docelowego dane podatnika bez daty odbioru decyzji, musi przekazać do urzędu docelowego) informację o otrzymaniu potwierdzenia odbioru decyzji. W tym celu urząd źródłowy musi sporządzić kopię odbioru decyzji NIP-4 i przekazać ją do urzędu docelowego. Kopię tę należy dołączyć do teczki podatnika. Należy pamiętać, że przy zarejestrowaniu podatnika ze statusem "zaewidencjonowanie" urząd nie ma możliwości wpisania do bazy daty odbioru decyzji NIP 4.

Urząd źródłowy, po wpisaniu daty odbioru decyzji i przekazaniu kopii odbioru decyzji do urzędu docelowego, wyrejestrowuje podatnika, jeżeli nie ma w tym urzędzie obowiązków podatkowych.

Jeżeli podatnik złożył zgłoszenie identyfikacyjne przed 1 stycznia 1999 r, i urząd nie wydał decyzji NIP-4 zgodnie z właściwością miejscową na dzień 31 grudnia 1998 r., wówczas zgłoszenie identyfikacyjne wraz z załączonymi dokumentami należy przekazać do załatwienia urzędowi właściwemu po dniu 1 stycznia 1999 r.

W przypadku zarejestrowania podatnika w urzędzie i wygenerowania NIP przed 1 stycznia 1999 r., jeżeli nie wydrukowano jeszcze decyzji NIP-4, należy wyrejestrować podatnika z bazy urzędu podając powód wyrejestrowania "omył", przyczynę wyrejestrowania w uwagach i postąpić tak, jak opisano w punkcie 8. Dane o tym podatniku nie mogą być przeniesione z bazy urzędu źródłowego do bazy urzędu docelowego. W związku z tym przy wykonywaniu migracji należy skorygować wynik selekcji automatycznej, wykonując funkcję ręcznej selekcji. Ze zbioru przygotowanego do transferu należy usunąć podatników opisanych na początku punktu 9, którym wpisano powód wyrejestrowanie "omył".

Dokumenty źródłowe dotyczące aktualizacji danych podatnika z formularzy NIP, które nie zostały wprowadzone do bazy urzędu przed przeprowadzeniem tzw. migracji, należy przekazać do urzędu docelowego zgodnie z właściwością miejscową na dzień 1 stycznia 1999 r.

Departament Organizacji Skarbowości przypomina, iż w urzędzie docelowym nie można skorygować danych, które zmienią treść decyzji NIP-4 zawierającej niepoprawne dane, wydanej przez urząd źródłowy. W przypadku decyzji NIP-4 zawierającej błędy lub pomyłki pisarskie, należy przeprowadzić postępowanie administracyjne w celu sprostowania błędnej treści decyzji.