OS5-065-180-AS/2003 - Prawidłowość dokonywania zwrotu podatku

Ministerstwo Finansów informuje, iż w wyniku przeprowadzonych w niektórych urzędach skarbowych kontroli resortowych stwierdzono szereg uchybień, szczególnie w zakresie prawidłowości i zasadności dokonywanych zwrotów podatku od towarów i usług, a także wykryto przypadki wprowadzania do systemu fikcyjnych danych.

W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami dotyczącymi obsługi aktualizacji danych podmiotów przez komórki prowadzące ewidencje podatników i płatników w urzędach skarbowych, Ministerstwo Finansów przypomina zasady stosowania przepisów ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702 z późn. zm.) zwanej "ustawą o NIP". Za szczególnie istotne Ministerstwo Finansów uważa zmiany wprowadzone 24 sierpnia 2002 przez ustawę z dnia 5 czerwca 2002 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Zgodnie z art. 5 ust. 4b ustawy o NIP podatnicy prowadzący działalność gospodarczą dołączają do zgłoszenia identyfikacyjnego, a także na mocy art. 9 ust. 6 cytowanej ustawy do zgłoszenia aktualizacyjnego, uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, w szczególności: wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego, umowy spółki, dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, prokury. Wymienione dokumenty nie stanowią pełnej listy. Świadczy o tym użyty przez ustawodawcę zwrot "w szczególności". Podatnicy prowadzący działalność są zobowiązani do dołączenia do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego kopii dokumentów potwierdzających informacje podawane bądź zmieniane w zgłoszeniu. Obowiązek ten może powstać na okoliczność np. zmiany numeru rachunku bankowego. W takiej sytuacji do zgłoszenia aktualizacyjnego należy dołączyć uwierzytelnioną lub urzędowo poświadczoną kopię umowy rachunku bankowego. Szczególnie dotyczy to rachunków podmiotów gospodarczych, na które przekazywane są zwroty VAT.

Pracownicy urzędów skarbowych przy przyjmowaniu zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych bądź rejestracyjnych powinni mieć pewność, że osoba składająca zgłoszenie, występująca we własnym imieniu lub posiadająca pełnomocnictwo (upoważnienie) do reprezentowania podatnika, którego zgłoszenie dotyczy, jest tą za którą się podaje. W tym celu należy zwrócić uwagę na identyfikację interesanta. Służy temu sprawdzenie upoważnienia do reprezentowania firmy oraz dokumentu tożsamości klienta. Pracownik urzędu skarbowego musi upewnić się, że dane, które mają być wprowadzane do systemu są autentyczne.

Prawidłowa identyfikacja podatników i płatników ma istotne znaczenie dla działania całego systemu ewidencji podatników a w szczególności rejestracji dla celów podatku VAT. Dane zgromadzone przez komórki ewidencji i identyfikacji podatnika w urzędach skarbowych są wykorzystywane przez inne komórki urzędu, a także przez inne instytucje państwowe. Przepływ informacji pomiędzy komórką ewidencji i identyfikacji podatnika, a pozostałymi komórkami w urzędach skarbowych jest bardzo istotny. Może on zapobiec oszustwom polegającym na wyłudzaniu zwrotu podatku przez fikcyjne podmioty.

Niezachowanie należytej staranności przy weryfikacji zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych czy rejestracyjnych może prowadzić do działań na szkodę Skarbu Państwa.

Zatem w przypadku podatników VAT niedopuszczalne jest:

- przyjmowanie zgłoszeń identyfikacyjnych bądź aktualizacyjnych od osób prowadzących działalność gospodarczą bez dołączonych dokumentów potwierdzających istotne informacje objęte zgłoszeniem;

- wprowadzanie do systemu POLTAX niezweryfikowanych danych podmiotów ze zgłoszeń identyfikacyjnych;

- wprowadzanie do systemu POLTAX zmian aktualizacyjnych bez wcześniejszego sprawdzenia danych identyfikacyjnych, liczby i wiarygodności podpisów wymaganych na zgłoszeniu oraz nazwisk i imion osób upoważnionych do występowania w imieniu przedsiębiorcy.

Jeżeli pracownik urzędu skarbowego ma jakiekolwiek wątpliwości w zakresie danych zawartych w zgłoszeniu, ma obowiązek je wyjaśnić zgodnie z art. 155 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacji podatkowej (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Wątpliwości takie może np. budzić sytuacja, w której przedsiębiorca domaga się zwrotu wysokiej kwoty podatku i jednocześnie zmienia numer rachunku bankowego za pośrednictwem osób trzecich np. poczty. Poza standardowymi działaniami w takiej sytuacji, czyli porównaniu zgłoszenia aktualizacyjnego ze zgłoszeniem identyfikacyjnym i składanymi wcześniej zgłoszeniami aktualizacyjnymi, sprawdzeniu upoważnień i pełnomocnictw do reprezentowania przedsiębiorcy, sprawdzeniu liczby i wiarygodności podpisów wymaganych na zgłoszeniu oraz sprawdzeniu czy do zgłoszenia dołączono uwierzytelnioną lub urzędowo poświadczoną kopię umowy rachunku bankowego, pracownik urzędu skarbowego powinien skontaktować się osobiście lub telefonicznie z kierownictwem firmy i uzyskać potwierdzenie złożenia przez przedsiębiorcę zgłoszenia aktualizacyjnego. W takim przypadku kontakt telefoniczny może odbywać się tylko w jedną stronę: urząd skarbowy - podatnik, nigdy odwrotnie. Numer telefonu powinien pochodzić z wcześniej składanych zgłoszeń, co do których nie ma wątpliwości, że zostały złożone przez prawdziwego podatnika lub innych źródeł dostępnych urzędowi np. wniosków składanych przez tego przedsiębiorcę. Opisana procedura dotyczy podatników strategicznych.

Należy również pamiętać, iż formularz NIP-B jest jedynie załącznikiem do zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego.

Zarejestrowanie fikcyjnego podmiotu lub wprowadzenie nieprawdziwych danych do Krajowej Ewidencji Podatników jest źródłem powstawania przestępstw podatkowych na ogromną skalę. Aby uniknąć działania na szkodę Skarbu Państwa każdy wysoki zwrot podatku VAT, choćby był dokonywany przez najbardziej wiarygodną firmę, powinien być każdorazowo sprawdzony przez pracowników urzędów skarbowych.

Pracownicy komórek ewidencji i identyfikacji obowiązani są również do natychmiastowego wprowadzenia zmian w rejestrze podmiotów, jeżeli podatnik zgłosił, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem.

Niezbędna jest ścisła współpraca i przepływ informacji pomiędzy komórkami urzędu skarbowego, a także pomiędzy wszystkimi organami skarbowymi. Jeżeli urząd skarbowy powziął informację o którymś ze zdarzeń, lub ma jakiekolwiek podejrzenie w tym zakresie, obowiązany jest do sprawdzenia tych informacji i powiadomienia o powyższym odpowiednich organów ścigania oraz izby skarbowej nadzorującej pracę urzędu. Izba skarbowa obowiązana jest następnie do powiadomienia o powyższym pozostałych izb skarbowych i urzędów skarbowych a także urzędów kontroli skarbowej oraz Departamentu Podatków Pośrednich i Departamentu Organizacji Skarbowości Ministerstwa Finansów.

Przeprowadzone w urzędach skarbowych kontrole resortowe wykazały szereg uchybień, szczególnie w zakresie prawidłowości i zasadności dokonywanych zwrotów podatku od towarów i usług. Szczególnie naganne było:

- dokonywanie zwrotu podatku VAT podatnikom, którzy w zgłoszeniu identyfikacyjnym nie podawali żadnego rachunku bankowego, bądź dokonywanie zwrotów podatku na inne rachunki bankowe, niż podane przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym;

- nieprzestrzeganie zasady osobistej akceptacji przez naczelnika i głównego księgowego urzędu skarbowego lub osób ich zastępujących zwrotów podatku VAT w wysokości powyżej 50 tys. zł;

- nieprzekazywanie dyrektorowi izby skarbowej informacji w przypadkach wykazywania sumy kwot podatku ustalonej przez podatnika do zwrotu w okresie roku kalendarzowego i przekraczającej łączną kwotę 1 mln zł.

Wskazując na wyjątkowe zaniechania w zakresie sumiennego i zgodnego z przepisami działania niektórych urzędów skarbowych Ministerstwo Finansów przypomina o obowiązku bezwzględnej realizacji "Wytycznych do organizacji prac w urzędach skarbowych w zakresie podatku od towarów i usług" zatwierdzonych decyzją Nr 4/OS Ministra Finansów z dnia 15 sierpnia 1998 r. i "Wytycznych do kontroli dla izb i urzędów skarbowych oraz dla urzędów kontroli skarbowej w zakresie podatku od towarów i usług" stanowiących załącznik do pisma PP5-810-13/2001/JB z dnia 13 marca 2001 r.

Ponadto corocznie wydawane "Wytyczne Ministerstwa Finansów w sprawie mierników oceny izb i urzędów skarbowych oraz wytycznych do działania izb i urzędów skarbowych w zakresie realizacji polityki finansowej państwa" nakładają obowiązek przestrzegania określonej procedury dokonywania zwrotów w podatku VAT.