OS-5-065-49-GRG/99 - (bez tytułu).

W związku z napływającymi pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi niektórych aspektów związanych z obowiązkiem aktualizacji danych ewidencyjnych, wynikającym z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. Nr 142, poz. 702, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą o NIP". Ministerstwo Finansów, Departament Organizacji Skarbowości uprzejmie wyjaśnia, co następuje:

Obowiązek aktualizacji danych ewidencyjnych, wynikający z ustawy o NIP, obejmuje:

- co do zakresu podmiotowego - podmioty wymieniane w art. 2 ustawy o NIP, które uprzednio dokonały zgłoszenia identyfikacyjnego, w celu uzyskania NIP,

- co do zakresu przedmiotowego - informację o zmianie stanu faktycznego dotyczącego danych zgłoszonych w zgłoszeniu identyfikacyjnym, przez co należy rozumieć.

* zmianę każdej informacji uprzednio podanej w zgłoszeniu identyfikacyjnym,

** pojawienie się nowej informacji, podlegającej zgłoszeniu identyfikacyjnemu, w świetle art. 5 ustawy o NIP.

Wśród informacji objętych obowiązkiem aktualizacji można wyróżnić:

1) dane, na których treść ma bezpośredni wpływ sam podatnik lub płatnik (np. wyodrębnienie nowego oddziału przedsiębiorstwa, rozpoczęcie prowadzenia działalności w dodatkowych miejscach, zmiana nazwiska lub nazwy firmy). Istotne jest, iż w takich przypadkach zmiana konkretnej informacji lub pojawienie się nowej jest zazwyczaj potwierdzona konkretnym dokumentem (wydawanym przez właściwy organ lub przygotowanym przez samego podatnika lub płatnika), którego adresatem lub autorem jest bezpośredni zainteresowany;

2) dane, na których treść podatnik lub płatnik nie ma bezpośredniego wpływu, a które mogą wynikać z systemowych reform o zasięgu ogólnopaństwowym lub zmian wprowadzanych przez organy samorządu terytorialnego (zmiana nazwy miejscowości lub ulicy). W tych sytuacjach zazwyczaj brak dokumentu bezpośrednio adresowanego do każdego zainteresowanego podmiotu, informującego o zmianie z określoną datą konkretnych danych. Jednocześnie ani podatnik, płatnik nie podejmuje we własnym zakresie żadnych czynności zmierzających bezpośrednio lub chociażby pośrednio do zmiany danych lub pojawienia się nowej informacji.

W przypadkach wskazanych wyżej w pkt 2 zakres przedmiotowy obowiązku aktualizacji danych ewidencyjnych wymaga dodatkowej analizy zarówno pod kątem formalnoprawnym, jak i praktycznym.

Wejście w życie z początkiem 1999 r. szeregu aktów prawnych reformujących funkcjonowanie zarówno administracji publicznej, jak i samorządu terytorialnego - skutkowało zaistnieniem wielu zmian treści danych ewidencyjnych, dotyczących większości podmiotów zarejestrowanych w powszechnym systemie ewidencyjnym.

Dotyczy to w szczególności takich informacji, jak:

- nazwa województwa - zmiany w większości przypadków,

- nazwa powiatu - pojawienie się nowej informacji we wszystkich przypadkach,

- nazwa gminy - zmiany w części przypadków.

Należy zauważyć, iż we wszystkich tego typu przypadkach zmiana dotyczy danych wskazanych wyżej w pkt 2, tj. danych, na których treść, podmiot zainteresowany nie ma bezpośredniego wpływu i których moc obowiązująca (wejście w życie) nie jest związane ze standardową, formalno-prawną procedurą doręczeń aktów administracyjnych, konstytujących konkretną zmianę danych lub pojawienie się nowej informacji każdemu podatnikowi lub płatnikowi - jak to ma miejsce np. w przypadku doręczeń stronie postępowania administracyjnego decyzji rozstrzygających sprawę co do istoty, wydanych przez odpowiedni organ.

Konsekwencją powyższego jest to, iż w takich przypadkach ograniczeniu ulega, pod względem formalno-prawnym jak i praktycznym, możliwość skutecznego egzekwowania, poczynając od konkretnej daty, obowiązku posługiwania się przez konkretne podmioty nowymi danymi, w tym także w związku z brakiem bezpośredniej sankcji prawnej związanej z zaniechaniem obowiązku posługiwania się np. nową nazwą województwa od dnia 1 stycznia 1999 r.

Powyższy obowiązek jest realizowany zazwyczaj dopiero w konkretnej sytuacji związanej z pojawieniem się określonych skutków natury prawnej, najczęściej przy załatwianiu przez dany podmiot konkretnej sprawy urzędowej.

Jednocześnie należy zauważyć, iż w przypadku zaniechania obowiązku aktualizacji dotyczącego przedmiotowych danych organy powołane do ścigania oraz orzekania o karach w zakresie przestępstw z art. 16 ust. 2 oraz wykroczeń z art. 17 ust. 2 ustawy o NIP prawdopodobnie w wielu przypadkach nie wszczynałby stosownych postępowań, z uwagi na znikomy stopień społecznego niebezpieczeństwa czynu lub nawet stwierdzenie jego braku.

Ponadto - ścisle egzekwowanie realizowania obowiązku aktualizacji danych przez wszystkie już zarejestrowane podmioty, w omawianych przypadkach, skutkowałoby napływem do urzędów skarbowych, w pierwszych miesiącach 1999 r., dwudziestu kilku milionów zgłoszeń aktualizacyjnych - co stanowiłoby znaczne obciążenie dla urzędów skarbowych, w tym także w związku z zadaniami związanymi z weryfikacją rocznych zeznań podatkowych w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Uwzględniając wszystkie powyższe aspekty, Ministerstwo Finansów, Departament Organizacji Skarbowości zaleca, aby urzędy skarbowe nie egzekwowały obowiązku aktualizacji danych ewidencyjnych od podatników i płatników w przypadkach, gdy zmiana informacji (lub pojawienie się nowej informacji) dotyczy:

1) nazwy województwa,

2) nazwy powiatu,

3) nazwy gminy,

4) nazwy miejscowości,

5) nazwy ulicy.

Zmiany wynikające z przeprowadzenia reformy administracyjnej kraju w zakresie danych adresowych tj. Zmiany w zakresie województw, powiatów i gmin zostaną wykonane automatycznie (MiniPoltax R1.6.2).

Ewentualne zmiany nazw miejscowości i ulic należy uzgadniać z zawartością systemu TERYT. Natomiast wprowadzane w urzędzie nazwy ulic powinny uwzględniać standard określony przez Departament DI.

Jednocześnie informujemy, iż system POLTAX zapewnia możliwość zmiany części danych rejestracyjnych, bez bezpośredniego angażowania w to pracowników komórek ewidencyjnych. Chodzi o dane, które utrzymywane są w powiązaniu ze słownikami centralnymi i polegają na aktualizacji tych słowników (zmiany wynikające z systemowych reform o zasięgu ogólnopaństwowym). Poza wspomnianymi słownikami województw, powiatów i gmin są to dane o:

- organach rejestrowych,

- rejestrach prowadzonych przez organy rejestrowe,

- klasyfikacjach ekonomicznych,

- szczególnych formach prawnych,

- nazwach krajów.