OS-5-033-4/2002 - Zasady poświadczania kopii dokumentów dołączonych do zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych.

W związku ze zgłaszanymi wątpliwościami i pytaniami dotyczącymi zasad poświadczania kopii dokumentów dołączonych do zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych uprzejmie wyjaśniam, co następuje:

Urzędowego poświadczenia kopii dokumentu jako zgodnego z oryginałem dokonuje urząd skarbowy, w którym składane jest zgłoszenie identyfikacyjne i dołączone do niego kopie dokumentów wymienionych w art. 5 ust. 4a i 4b ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIP.

Obowiązek poświadczania kopii dokumentów, o których mowa w cytowanych przepisach, wynika z obowiązku zbadania wiarygodności istotnych danych wynikających ze zgłoszenia. Należy zaznaczyć, że dokonanie rejestracji (we wszelkiego rodzaju ewidencjach, zarówno podatkowych, jak i działalności gospodarczej), nie jest jedynie czynnością natury technicznej. Ustawa o NIP dająca Ministrowi Finansów uprawnienia do utworzenia Krajowej Ewidencji Podatników powstała w celu usprawnienia wymiaru i poboru podatków w Polsce. A zatem nadanie NIP na podstawie zgłoszenia zawierającego nieprawdziwe dane mogłoby być równoznaczne z figurowaniem w KEP fikcyjnego podmiotu.

Co do zasady organy podatkowe powinny żądać potwierdzenia stosownymi dokumentami tylko niektórych informacji podawanych w zgłoszeniu. Szczególnie istotne zostały wymienione przez ustawodawcę w art. 5 ust. 4b. Należą do nich informacje wynikające z dokumentów takich, jak: wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, umowa spółki, dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w którym znajduje się siedziba, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON, prokura. Żądanie przez organ podatkowy uwiarygodnienia stosownymi dokumentami pozostałych danych (np. daty urodzenia - poprzez sporządzenie urzędowo poświadczonej kopii dowodu osobistego lub metryki urodzenia) może mieć miejsce wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Podobną zasadę należy odnieść do zmiany danych, która wymaga dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego. W takim przypadku obowiązek dołączenia wyżej wymienionych kopii dokumentów dotyczy zmian wynikających z dokumentów wyliczonych w art. 5 ust. 4b ustawy. Artykuł 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o NIP zawiera bowiem wyraźne odesłanie do zasady ogólnej określonej w art. 5 ust. 4b tej ustawy.

Obowiązek potwierdzania informacji może mieć miejsce tylko w przypadku składania zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego po wejściu w życie ustawy z dnia 5 czerwca 2002 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 126, poz. 1067).

Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 ze zm.) opłacie tej podlegają zaświadczenia wydawane na wniosek zainteresowanego. Natomiast w myśl art. 5 ust. 4a i 4b ustawy o NIP, na podmioty dokonujące zgłoszenia identyfikacyjnego nałożony jest obowiązek dołączenia uwierzytelnionych lub poświadczonych urzędowo kopii dokumentów. Z brzmienia tego przepisu wynika, że poświadczenie złożonych przez zainteresowane osoby dokumentów następuje z urzędu, a nie na ich wniosek. Tego rodzaju poświadczenie nie podlega opłacie skarbowej, gdyż nie jest dokonywane na wniosek zainteresowanego, lecz obligatoryjnie - na podstawie dyspozycji art. 5 ust. 4a i 4b.

Należy zaznaczyć, że stosownie do art. 96 pkt 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369) notariusz poświadcza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Ze względu na przyznane notariuszowi uprawnienia, dokumenty przez niego poświadczone także należy uznać za poświadczone urzędowo. Poświadczenie takie nie stanowi jednak przedmiotu opłaty skarbowej, gdyż nie jest dokonywane przez organ administracji państwowej.

Wybór czy do zgłoszenia zostanie dołączona kopia uwierzytelniona, czy też urzędowo poświadczona, należy wyłącznie do podatnika, ustawa o NIP nie tworzy bowiem jakiejkolwiek hierarchii w zakresie sposobu dokumentowania informacji wynikających ze zgłoszeń.

Informuję ponadto, że w przypadku zmiany danych podatnika, objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przed dniem wejścia w życie wyżej wymienionej ustawy, tj. przed dniem 24 sierpnia 2002 r., stosuje się przepisy art. 9 w brzmieniu obowiązującym pod rządami ustawy o NIP przed nowelizacją. W takich sytuacjach należy zatem uwzględnić terminy aktualizacji przewidziane według stanu prawnego obowiązującego przed dniem 24 sierpnia 2002 r.