OPII/423-2/2004 - Paragon jako dowód księgowy

Pytanie podatnika

1. Czy wydatki ponoszone w 2004 r. przez spółkę z o.o. poza granicami Polski udokumentowane paragonami fiskalnymi stanowią koszt uzyskania przychodów w świetle ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?

2. Czy wydatek poniesiony w 2004 r. dotyczący obowiązkowego ubezpieczenia granicznego naczepy nie będącej własnością spółki z o.o. stanowi koszt uzyskania przychodów w świetle ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?

Ad. 1

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, którymi są między innymi obce dowody otrzymane od kontrahentów. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej sześć enumeratywnie wymienionych w tym artykule danych. Paragon nie zawiera wszystkich danych wymienionych w/wym. artykule, jednak nie powoduje to niemożności zakwalifikowania go jako dowodu księgowego, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc min. podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W związku z powyższym paragon jako zewnętrzny obcy dowód otrzymany od kontrahenta, spełnia kryteria kwalifikujące go jako dowód księgowy, o ile wewnętrzne uregulowania pozwalają na dokonywanie zapisów księgowych bez konieczności dokonywania podpisu wystawcy na dowodzie. Nie ma potrzeby dodatkowego dokumentowania dowodem wewnętrznym wydatków poniesionych poza granicami państwa z uwagi na niemożność uzyskania faktury VAT. Paragon powinien być opisany poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłaty, opisu operacji gospodarczej, stosując generalnie ustalone przez jednostkę zasady.

Ad. 2

Podatnik ma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu roku 2004 wydatków dotyczących środków trwałych stanowiących własność lub współwłasność podatnika albo oddanych do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze. Jest to podstawowy warunek umożliwiający zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Aby określony wydatek można było uznać za k.u.p. jego poniesienie musi mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Ciężar udowodnienia tej okoliczności spoczywa na podatniku, gdyż to on z tego faktu wywodzi skutki prawne, w postaci zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego przez spółkę stanu faktycznego wynika, iż spółka nie jest właścicielem naczepy ani nie posiada żadnej umowy (najmu, dzierżawy) z właścicielem naczepy. Wobec powyższego nie ma podstaw do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu Spółki - wydatku dotyczącego ubezpieczenia granicznego naczepy.