ON-7-065-85-AK/96 - Kwestie wynikające z funkcjonowania systemu ewidencyjnego podatników.

Z uwagi na pytania kierowane do Ministerstwa Finansów z izb i urzędów skarbowych w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702), zwanej "ustawą o NIP", Ministerstwo Finansów uprzejmie wyjaśnia:

1.W związku z odnotowywanymi przez urzędy skarbowe przypadkami powtórnych wystąpień podatników o nadanie NIP, w tym także za pośrednictwem zakładów pracy, jako płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, podkreślenia wymaga, iż ustawa o NIP w art. 11 ust. 2 pkt 6 expressis verbis stanowi, iż w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie m.in. płatników, a w art. 11 ust. 3 nakłada na płatników obowiązek żądania od podatników podania NIP i przekazywania go organom podatkowym. Prawidłowe i każdorazowe stosowanie powyższych przepisów w praktyce winno przyczynić się do ograniczania liczby przypadków powtórnego dokonywania zgłoszeń identyfikacyjnych przez podatników za pośrednictwem płatników. Zadaniem sądu będzie rozstrzygnięcie, czy w konkretnej sytuacji zarówno podatnik, jak i płatnik za dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego więcej niż jednokrotnie lub za niepodanie, wbrew obowiązkowi, numeru identyfikacji podatkowej lub podanie numeru fałszywego poniesie odpowiedzialność karną przewidzianą w art. 16 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o NIP.

Jeżeli chodzi o podatników, którzy dokonali zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-3, lecz nie uzyskali jeszcze numeru identyfikacyjnego, zaś w tym czasie podejmują działalność gospodarczą na terenie właściwości innego urzędu skarbowego, to powinni oni jedynie złożyć we właściwym urzędzie skarbowym formularz NIP-1 jako aktualizację danych (wraz z jednoczesnym złożeniem formularza NIP-6), nie zaś jako powtórne zgłoszenie o nadanie NIP.

To samo dotyczy sytuacji, gdy zagraniczna osoba fizyczna, mająca stałe miejsce zamieszkania za granicą i osiągająca dochody z tytułu najmu nieruchomości położonych na terenie RP, uzyska NIP, jako podatnik podatku od towarów i usług, w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce położenia nieruchomości. Bezzasadne jest wtedy złożenie przez takiego podatnika lub jego pełnomocnika po raz drugi zgłoszenia identyfikacyjnego, tym razem ze względu na posiadanie przez niego statusu podatnika podatku dochodowego, w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach tego podatku. Przepis art. 5 ust. 1 ustawy o NIP stanowi bowiem wyraźnie, iż zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie.

2.W związku z pytaniami dotyczącymi osób lub organów uprawnionych do reprezentowania podatnika w postępowaniu w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych) przypomina się, iż obszerne wyjaśnienia w tym zakresie przedstawiono w piśmie ON-7-0353-35-GRG/96.

Dodatkowo przypomnieć należy, iż zgodnie z aktualnymi przepisami regulującymi funkcjonowanie państwowych oraz spółdzielczych osób prawnych, w tym przedsiębiorstw państwowych i spółdzielni, dla państwowych oraz spółdzielczych osób prawnych postawionych w stan likwidacji, w tym w związku z upadłością, obligatoryjnie wyznaczony zostaje organ odpowiedzialny za czynności związane z reprezentowaniem likwidowanego podmiotu w okresie likwidacji, tj. odpowiednio likwidator lub syndyk. W szczególności przepis art. 14 § 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 24 października 1934 r. - prawo upadłościowe (Dz. U. z 1991 r. Nr 118, poz. 512 z późn. zm.), bezwzględnie obliguje sąd, aby w przypadku uwzględnienia wniosku o ogłoszenie upadłości wydał postanowienie, w którym m.in. wyznaczy sędziego-komisarza oraz syndyka upadłości, który zgodnie z art. 90 prawa upadłościowego obejmuje z samego prawa majątek upadłego, zarządza tym majątkiem i przeprowadza jego likwidację.

Podkreślenia wymaga, iż w braku odmiennych regulacji w stosownych przepisach likwidator oraz syndyk zasadniczo reprezentują podmiot postawiony w stan likwidacji lub upadłości aż do formalnego ustania bytu prawnego takiego podmiotu, najczęściej związanego z wykreśleniem z odpowiedniego rejestru.

Jednocześnie przypomina się, iż z dniem prawomocnego umorzenia postępowania upadłościowego upadły uzyskuje swobodne rozporządzanie swoim majątkiem. Zaznaczyć tutaj należy, iż samo postawienie jakiegokolwiek podmiotu w stan likwidacji lub upadłości nie oznacza jeszcze automatycznej utraty przez niego bytu prawnego i nie może być podstawą do uznania, iż decyzja o nadaniu NIP wygasła, zgodnie z treścią art. 12 ust. 2 ustawy o NIP.

3.Niektóre izby i urzędy skarbowe zgłaszają problemy dotyczące trudności związanych z uzyskaniem szeregu danych ewidencyjnych, jak data urodzenia, miejsce urodzenia, imiona obojga rodziców - od osób nie mających miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce, a osiągających dochody z tytułu:

- najmu nieruchomości położonych na terenie Polski,

- czasowego zatrudnienia na podstawie stosunku pracy,

- czasowego zatrudnienia, w sytuacji gdy uzyskują one wynagrodzenie bezpośrednio z zagranicy.

Zaleca się, aby w takich przypadkach urzędy skarbowe ustalały z tymi osobami, możliwie niezwłocznie po wpłynięciu wniosku o nadanie NIP, formę porozumiewania się w okresie między zgłoszeniem a wydaniem decyzji. Zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 z późn. zm.) strona może działać przez ustanowionego pełnomocnika. Zaleca się zatem, aby pouczać takich podatników o możliwości ustanowienia pełnomocnika lub choćby podania dodatkowego adresu do doręczeń. Dotyczy to również przypadku, gdy podatnik nie poda w złożonym wniosku swojego stałego miejsca zamieszkania za granicą.

4.W sytuacji gdy ustanowiony przez sąd kurator, w tym dla podatnika mającego miejsce zamieszkania lub siedzibę za granicą, nie znanego z miejsca pobytu, nie jest w stanie uzyskać i przekazać do urzędu skarbowego brakujących danych identyfikacyjnych, należy podjąć stosowne do okoliczności czynności, a w tym rozważyć zawieszenie postępowania administracyjnego na podstawie art. 97 § 1 pkt 4 k.p.a., występując jednocześnie w trybie art. 100 § 1 k.p.a. do właściwych organów, w tym właściwych konsulatów i Ministerstwa Spraw Zagranicznych, z wnioskiem o podjęcie działań w celu uzyskania brakujących danych.

5.Osoby zagraniczne, oddelegowane przez podmiot zagraniczny do pracy w zakładzie znajdującym się na terytorium RP, jeżeli uzyskują na terenie RP dochody w rozumieniu art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 1993 r. Nr 90, poz. 416 z późn. zm.) oraz jeżeli podlegają co najmniej ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, są podatnikami w rozumieniu tej ustawy, a tym samym zgodnie z art. 2 ustawy o NIP podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz są zobowiązane do wystąpienia o nadanie NIP.

Powyższa zasada nie dotyczy jednak osób zagranicznych uzyskujących przychody opodatkowane podatkiem zryczałtowanym na podstawie art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Procedura uzyskiwania informacji niezbędnych dla stwierdzenia wygaśnięcia decyzji o nadaniu NIP od zagranicznych organów prowadzących ewidencję ludności, w sytuacji gdy nie można ustalić daty śmierci osób fizycznych mających miejsce zamieszkania za granicą, zostanie określona w późniejszym terminie.

6.W przypadku niemożności doręczenia adresatowi decyzji o nadaniu NIP, sporządzonej na formularzu NIP-4, należy podjąć czynności przewidziane w rozdziale 8 k.p.a. "Doręczenia", w szczególności w artykułach od 42 do 44. Jeżeli natomiast podatnik odmawia przyjęcia decyzji o nadaniu NIP przesłanej mu przez pocztę lub doręczonej przez pracownika urzędu skarbowego, decyzję taką, zgodnie z art. 47 k.p.a., należy włączyć do akt sprawy, uznając ją za doręczoną w dniu odmowy jej przyjęcia przez adresata.

W sytuacji gdy zostaną wyczerpane przesłanki zastosowania art. 44 k.p.a. oraz art. 47 k.p.a. i nastąpi, zgodnie z zawartym w nich unormowaniem, skutek doręczenia - w tym przypadku decyzji o nadaniu NIP - równoznaczny ze skutkiem, o którym mowa w art. 110 k.p.a., zaistnieją wtedy podstawy do obciążenia odpowiedzialnością karną, określoną w art. 16 ust. 1 pkt 3 ustawy o NIP, podatnika, który w sytuacjach przewidzianych w tej ustawie nie będzie podawał nadanego mu NIP na żądanie uprawnionych podmiotów.

7.W związku z powtarzającymi się pytaniami i wątpliwościami w zakresie istnienia obowiązku wystąpienia o nadanie NIP w odniesieniu do jednostek nie posiadających numerów REGON, a także jednostek gospodarki uspołecznionej, przedsiębiorstw komunalnych, jednostek organizacyjnych prokuratury, komorników działających przy sądach rejonowych itp. przypomina się, iż decydujące znaczenie w tym zakresie ma okoliczność podlegania opodatkowaniu co najmniej jednym z obowiązujących podatków. Obowiązek ewidencyjny obejmuje również co do zasady podmioty korzystające w całości lub w części ze zwolnień podatkowych, bowiem nadal zachowują one status podatników. Szczegółowe uwagi w kwestii podmiotowego zakresu obowiązku ewidencyjnego określonego w ustawie o NIP zawarto w piśmie ON-7-065-57-RG/96.

8.Uwzględniając odnotowywane przypadki podawania przez podatników w zgłoszeniach identyfikacyjnych błędnych numerów PESEL przypomina się, iż zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o NIP, numer identyfikacyjny PESEL stanowi informację podlegającą obowiązkowemu podaniu w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego. Każdy zatem przypadek wpisania błędnego numeru PESEL (jego braku) w konkretnym zgłoszeniu oznacza dla urzędu skarbowego obowiązek podjęcia stosownych czynności w ramach standardowej kontroli formalnej napływających zgłoszeń, w myśl § 23 decyzji nr 2/ON Ministra Finansów z dnia 31 stycznia 1996 r. w sprawie "Wytycznych w sprawie organizacji prac w urzędach skarbowych w zakresie ewidencji i identyfikacji podatników". W zakresie uchybień związanych z numerem PESEL podatnik powinien być niezwłocznie zobowiązany do ich skorygowania. W razie bezskuteczności wezwania podatnika należy zawiesić postępowanie w sprawie nadania NIP na podstawie art. 97 § 1 pkt 4 k.p.a., zwracając się jednocześnie w trybie art. 100 § 1 k.p.a. do organu prowadzącego rejestr PESEL o zajęcie stanowiska, względnie o wydanie rozstrzygnięcia, od którego uzależniona jest prawidłowość posługiwania się przez konkretną osobę konkretnym numerem PESEL.

9.Ponadto pragniemy zaznaczyć, iż w naszym piśmie z dnia 26 sierpnia 1996 r. znak ON-7-065-57-RG/96 w punkcie VII dotyczącym wydawania duplikatów decyzji o nadaniu numeru identyfikacyjnego podatnikom VAT - duplikaty te winny być wydrukowane na formularzu VAT-5/B, a nie jak wskazano w piśmie na formularzu VAT-5. Od wniosku o wydaniu duplikatu decyzji o nadaniu NIP urząd skarbowy pobiera opłatę skarbową w wysokości 1,50 zł, natomiast nie pobiera już jej od wydania samego duplikatu.