ON-7-065-17-GRG/97 - Obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej - NIP

W związku z przeprowadzoną analizą prawidłowości wykonywania przez urzędy skarbowe obowiązków wynikających z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (Dz. U. z 1995 r. Nr 142, poz. 702), zwanej dalej "ustawą o NIP". Ministerstwo Finansów - Departament Nadzoru i Kontroli Resortowej przypomina o wymogu egzekwowania od podatników obowiązku podawania nadanego numeru identyfikacji podatkowej NIP w sytuacjach wskazanych w art. 11 ust. 1 i 2 ustawy o NIP.

W związku z wydaniem zarządzenia Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 1996 r. w sprawie zasad i trybu wydawania przez organy podatkowe zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych podatnika (M. P. 1997 r. Nr 1, poz. 2) podkreślić należy, iż zgodnie z art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o NIP, w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych. podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie organów administracji rządowej. Tym samym obowiązkiem podatników jest podawanie swoich NIP przy występowaniu do urzędów skarbowych o wydanie zaświadczenia.

Podawanie NIP jest ustawowo określonym obowiązkiem, obejmującym w aktualnym stanie prawnym wszystkich podatników, wobec których wydano decyzje o nadaniu NIP i skutecznie je doręczono w trybie przewidzianym w Kodeksie postępowania administracyjnego. Przypomina się, iż szczegółowe wyjaśnienia i zalecenia w kwestii podstaw prawnych do uznania decyzji za doręczone oraz do egzekwowania obowiązku podawania NIP w przypadku podatników, których adresu nie można ustalić, oraz podatników uchylających się od doręczenia mi przedmiotowych decyzji, zawarto w piśmie z dnia 31 grudnia 1996 r. nr ON-7-065-85-AK/96. Podkreślenia wymaga, iż z chwilą skutecznego doręczenia decyzji o nadaniu NIP istnieją przesłanki do pociągnięcia podatników - nie podających tego numeru na żądanie uprawnionych podmiotów - do odpowiedzialności karnej określonej w art. 16 ust. 1 pkt 3 ustawy o NIP.

Ze względu na to, iż zarówno samo wystąpienie o nadanie NIP, jak i jego podawanie stanowi ustawowy obowiązek podatników, egzekwowanie tych obowiązków nie powinno sprawiać poważniejszych trudności organom podatkowym. Jednocześnie jednak wskazane jest zachowanie ostrożności w żądaniu spełnienia powyższych obowiązków oraz systematyczne pouczanie podatników o treści i istocie ciążących na nich obowiązków.

Zważywszy, iż w części przypadków przyczyną niepodawania przez podatników NIP - na żądanie uprawnionych podmiotów - jest zgubienie przez nich oryginału decyzji o nadaniu tego numeru, należy zwracać szczególną uwagę na informowanie podatników o potrzebie starannego przechowywania oryginałów tych decyzji.

Z informacji przekazywanych do Ministerstwa Finansów wynika, iż w przypadkach występowania przez podatników do urzędów skarbowych z wnioskami o wydanie duplikatów decyzji o nadaniu NIP, w tym w związku z zagubieniem oryginałów decyzji, urzędy skarbowe egzekwują opłatę skarbową w kwocie łącznej 4,5 zł, traktując takie wnioski w zakresie opłaty skarbowej na równi z wnioskami składanymi na formularzach NIP-5 o potwierdzenie nadania NIP. Podkreślenia wymaga, iż w obecnym stanie prawnym brak jest konkretnych podstaw do egzekwowania opłaty skarbowej za wydawanie tego rodzaju duplikatu, na co wskazano już w powołanym piśmie nr ON-7-065-85-AK/96. W takich sytuacjach należy pobierać jedynie opłatę skarbową od samego wniosku za wydanie duplikatu, w kwocie 1,5 zł.

Zaleca się, aby w możliwie dużej liczbie przypadków ograniczać wydawanie duplikatów decyzji w stosunku do osób fizycznych i poprzestawać, po uzyskaniu zgody zainteresowanego, na nieformalnym potwierdzeniu nadania mu konkretnego NIP, na podstawie okazanego dowodu osobistego. W takich przypadkach bezpodstawne byłoby obciążanie podatników opłatą skarbową od wniosku.

Zaleca się również, aby w miarę możliwość udostępniać podatnikom wgląd w ekrany komputerowe, względnie akta zawierające informację o nadanym konkretnym osobie numerze, w celu własnoręcznego ich odnotowania przez zainteresowanych, co pozwoliłoby na nieobciążanie urzędników skarbowych odpowiedzialnością za ewentualne podanie błędnego numeru.