ON-7-065-13-GRG/96 - Nadanie NIP małżonkom, prowadzącym wspólnie działalność gospodarczą opodatkowaną VAT lub podatkiem akcyzowym.

W związku z licznymi pytaniami o zasady nadawania numeru identyfikacji podatkowej małżonkom prowadzącym wspólnie, ale bez zawarcia umowy spółki cywilnej, działalność gospodarczą, Ministerstwo Finansów wyraża następujący pogląd:

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (Dz. U. Nr 142, poz. 207), zwanej dalej "ustawą o NIP", obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz zakłady (oddziały) osób prawnych, które na podstawie odrębnych przepisów są podatnikami. Obowiązki określone w ustawie o NIP tylko wówczas ciążą na każdym z wymienionych podmiotów, gdy zachowuje on status podatnika w rozumieniu obowiązujących przepisów podatkowych.

W dotychczasowej praktyce nadawania numerów identyfikacyjnych małżonkom prowadzącym wspólnie działalność gospodarczą, opodatkowaną podatkiem VAT lub akcyzowym, w razie wspólnego złożenia przez małżonków zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-2, część urzędów skarbowych przyjmowała na zasadzie domniemania, że małżonkowie działają w formie spółki cywilnej, nawet jeżeli nie było do tego formalnych podstaw.

Przedstawioną wyżej praktykę należy uznać za niewłaściwą. Jeżeli małżonkowie nie zawarli umowy spółki cywilnej (co jednoznacznie powinno wynikać z wpisu do ewidencji działalności gospodarczej), urząd skarbowy nie powinien przyjmować, że małżonkowie prowadzą działalność w formie takiej spółki.

Zgodnie zaś z obowiązującymi przepisami prawa, małżeństwo prowadzące wspólnie działalność gospodarczą, nie mające w związku z prowadzeniem tej działalności zawiązanej spółki cywilnej, nie może być traktowane jako jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, w rozumieniu art. 2 ustawy o NIP.

Jeżeli zatem małżonkowie w omawianej sytuacji nie zawarli umowy spółki cywilnej, to zgodnie z zasadami ewidencji i identyfikacji podatników, określonymi w ustawie o NIP, na każdym z małżonków - jeżeli każdy z nich zachowuje status niezależnego podatnika - spoczywa obowiązek ewidencyjny, w tym zwłaszcza obowiązek wystąpienia o nadanie odrębnego NIP.

Obowiązek ten powstanie również w sytuacji, gdy małżonkowie prowadzący wspólnie działalność gospodarczą (ale bez zawartej umowy spółki cywilnej) otrzymali NIP, tak jak gdyby spółką tą byli. W takim przypadku każdy z małżonków powinien otrzymać (jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) odrębny NIP, zaś uprzednio wydana decyzja, nadająca jeden NIP obojgu małżonkom - jako domniemanej spółce cywilnej - powinna być zniesiona w trybie art. 162 kodeksu postępowania administracyjnego.

Od stwierdzenia wygaśnięcia NIP, poprzednio ustalonego dla małżonków (jako domniemanej spółki cywilnej), można jednak odstąpić w sytuacji, gdy małżonkowie w toku postępowania sporządzą umowę spółki cywilnej i spowodują dokonanie stosownych zmian w ewidencji działalności gospodarczej. W tego rodzaju sytuacjach wzgląd na ekonomię postępowania i pewność obrotu gospodarczego przemawia za utrzymaniem dotychczasowego NIP, nadanego uprzednio małżonkom jako domniemanej, a obecnie formalnie stwierdzonej umową, spółce cywilnej.

Jeżeli natomiast postępowanie zostanie zakończone nadaniem NIP obojgu małżonkom jako osobom fizycznym, konieczne będzie stwierdzenie wygaśnięcia uprzednio wydanej decyzji nadającej NIP obojgu małżonkom (jako domniemanej spółce cywilnej), nawet wówczas gdyby małżonkowie ci zawarli w tym czasie (tj. między uzyskaniem odrębnych NIP a wygaszeniem NIP wspólnego - zakładając, że będą to dwa różne momenty) umowę spółki i zgłosili ją do ewidencji działalności gospodarczej. Na spółce cywilnej, powstałej w takich okolicznościach, będzie spoczywał niezależny obowiązek wystąpienia o nadanie numeru identyfikacyjnego zgodnie z ustawą o NIP.

Jednocześnie należy zauważyć, że w przypadku zawarcia umowy spółki cywilnej przez małżonków prowadzących działalność gospodarczą, na tak powstałym podmiocie spoczywał przed dniem 1 stycznia 1996 r. obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-2, a po tej dacie - obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-2. Ponadto zważywszy na aktualny stan prawny, każdy z małżonków obowiązany jest - w związku z opodatkowaniem podatkiem dochodowym od osób fizycznych - dokonać zgłoszenia na formularzu NIP-3.

W związku z przedstawionymi powyżej okolicznościami ustala się następujące zasady postępowania przy nadawaniu NIP:

1. W razie nadania numeru identyfikacyjnego w związku ze złożeniem zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-1 przed 1 stycznia 1996 r. przez jednego z małżonków - nadany temu małżonkowi numer staje się jego NIP z mocy prawa (art. 20 zdanie pierwsze ustawy o NIP). Małżonek współprowadzący działalność gospodarczą (w dalszym ciągu) po dniu 1 stycznia 1996 r. z małżonkiem, który przed tą datą złożył zgłoszenie rejestracyjne na formularzu VAT-1, obowiązany jest w takiej sytuacji dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-1.

2. W razie nienadania żadnemu z małżonków numeru identyfikacyjnego przed 1 stycznia 1996 r., w związku ze zwolnieniem z obowiązku zgłoszenia rejestracyjnego (art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym Dz. U. Nr 11, poz. 50, z późn. zm., zwanej dalej "ustawą o VAT") lub prowadzenia przed tą datą działalności nie opodatkowanej podatkiem VAT lub akcyzowym - małżonkowie prowadzący po dniu 1 stycznia 1996 r. wspólnie i w imieniu obojga małżonków działalność gospodarczą obowiązani są, niezależnie od siebie, wystąpić o nadanie każdemu z nich odrębnego NIP, każdy na formularzu NIP-1.

3. Tryb nadawania numerów identyfikacyjnych, określony w pkt 2, obowiązuje również w przypadku podejmowania przez oboje małżonków działalności gospodarczej podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT i akcyzowym, jeżeli małżonkowie ci wcześniej nie uzyskali numeru identyfikacyjnego wskutek nadejścia wcześniejszego terminu, wynikającego z ustawy o NIP, w związku z opodatkowaniem podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Podkreślenia wymaga, że żadna z domniemanych spółek cywilnych małżeńskich, ani żaden z małżonków, nie może ponieść - w przypadku stwierdzenia wygaśnięcia decyzji o nadaniu numeru identyfikacyjnego - negatywnych konsekwencji w postaci opodatkowania towarów na zasadach, o których mowa w art. 6a ustawy o VAT. W szczególności faktury i dokumenty celne, wystawione z wcześniej nadanym numerem identyfikacyjnym, stanowią podstawę do pomniejszenia podatku należnego o wynikający z nich podatek naliczony.

W związku z przyjęciem wyżej przedstawionych zasad nadawania NIP małżonkom prowadzącym wspólnie działalność gospodarczą, nie mającym formalnie zawiązanej spółki cywilnej, Departament Informatyki Ministerstwa Finansów dostarczy program wspomagający określenie działających nieformalnych spółek małżeńskich, którym nadano numery identyfikacyjne.

Konsekwencją wyżej przedstawionego stanowiska powinno być stosowanie następujących zasad posługiwania się NIP przez małżonków prowadzących działalność gospodarczą na imię obojga, nie mających formalnie zawiązanej spółki cywilnej:

1. Uwzględniając konieczność sprawnego funkcjonowania systemu POLTAX, w tym zwłaszcza modułu "rejestracja", zasadne jest, w świetle ustawy o NIP oraz ustawy o VAT, aby w sytuacji wspólnego podejmowania od 1996 r. działalności gospodarczej przez oboje małżonków, względnie przystąpienia drugiego małżonka do działalności prowadzonej wcześniej tylko przez jednego z małżonków, bez zawierania umowy spółki cywilnej, małżonkowie uzyskujący - zgodnie z wyżej przedstawionymi zasadami - dwa odrębne NIP, podawali jako numer właściwy na fakturach i rachunkach uproszczonych oraz w ofertach, w związku z opodatkowaniem podatkiem VAT lub akcyzowym, gdy wystawienie faktury, rachunku uproszczonego lub oferty związane jest ze wspólnym prowadzeniem działalności gospodarczej - numer nadany temu z małżonków, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym jest podatnikiem podatku VAT lub akcyzowego w zakresie działalności gospodarczej prowadzonej na imię obojga małżonków.

Jednocześnie konsekwencją przyjęcia powyższej zasady będzie używanie tak określonego NIP jako numeru właściwego w związku z występowaniem w roli płatnika, na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

2. Analogiczna zasada obowiązuje również w razie wcześniejszego uzyskania przez jednego z małżonków numeru identyfikacyjnego w związku z podjęciem przez niego działalności gospodarczej podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT lub akcyzowym. Z chwilą nadania tego numeru na formularzu VAT-5 numer ten staje się właściwy i powinien być podawany w przypadkach określonych w pkt 1.

3. Zasady posługiwania się NIP, określone w pkt 1 i 2, stosuje się również w przypadku stwierdzenia wygaśnięcia decyzji o nadaniu numeru identyfikacyjnego nadanego przed 1 stycznia 1996 r. domniemanej spółce cywilnej, gdy w związku z nadejściem właściwego terminu przewidzianego w ustawie o NIP małżonkowie wystąpili równolegle lub niezależnie od siebie o nadanie im odrębnych numerów.

4. W przypadku działalności gospodarczej podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT lub akcyzowym, prowadzonej po 1 stycznia 1996 r. przez oboje małżonków, lecz przed 1 stycznia 1996 r. tylko przez jednego z nich, nadany temu małżonkowi przed tą datą numer pozostaje właściwy w sytuacjach określonych w pkt 1.