NB/BPN/I/077/1/02 - Zasady przechowywania dokumentów dołączonych do negatywnie rozpatrzonych wniosków kredytowych.

Na podstawie wystąpienia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zwracam się do Pani/Pana w sprawie zasad przechowywania przez Bank dokumentacji dołączonej do negatywnie rozpatrzonych wniosków kredytowych.

Podstawę prawną do żądania przez Bank dokumentów i informacji pozostających w związku z udzieleniem kredytu stanowi art. 70 ust. l ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz.U. nr 40, poz. 939 ze zm.). W myśl tego przepisu kredytobiorca jest obowiązany przedłożyć na żądanie Banku dokumenty i informacje niezbędne do dokonania oceny jego zdolności kredytowej, przy czym użyte w tym przepisie określenie "kredytobiorca" ma szersze znaczenie, obejmujące również osobę występującą z wnioskiem o udzielenie kredytu. Bowiem jeszcze przed udzieleniem kredytu Bank dokonuje oceny zdolności kredytowej kredytobiorcy, a ta ocena jest warunkiem uzależniającym przyznanie kredytu.

Żądanie Banku, skierowane do kredytobiorcy, musi być jasno sformułowane, zrozumiałe i wykonalne dla niego, a jednocześnie dostosowane do rodzaju kredytu i związanego z nim ryzyka, czyli niezbędne do określenia zdolności kredytowej.

Z uwagi na fakt, że nie zostało przez ustawodawcę określone, w jaki sposób nastąpić ma "przedłożenie", o którym mowa w art. 70 ust. 1 ustawy - Prawo bankowe, przyjąć należy, że oznacza ono wręczenie Bankowi i przeniesienie prawa własności do dokumentów z kredytobiorcy na Bank. Jeżeli nie było odrębnego zastrzeżenia prawa własności do tych dokumentów i ich zwrotu, skutkiem prawnym przedłożenia dokumentów Bankowi jest dysponowanie nimi przez Bank w pełnym zakresie.

Konsekwencją tego, że przedłożone Bankowi dokumenty stają się jego własnością jest, że z formalnego punktu widzenia Bank nie ma prawnego obowiązku ich zwrotu. Obowiązek taki Bank może przyjąć na siebie w drodze umowy, w tym przez zobowiązanie zawarte w regulaminie lub ogólnych warunkach umów. Bank może oczywiście zwrócić dokumenty dobrowolnie, choćby nie był zobowiązany do tego umownie.

W świetle reguł dobrej praktyki bankowej pozostaje ocena, czy oraz w jakim celu i zakresie jest potrzebne bądź niezbędne Bankowi przechowywanie dokumentów po odmowie udzielenia kredytu.

Nie stanowi dobrej praktyki, a wręcz jest ryzykowne, wyzbycie się przez Bank wszystkich dokumentów po każdej odmowie udzielenia kredytu i to zarówno przez ich zwrot kredytobiorcy, jak też przez zniszczenie. Bank powinien się bowiem liczyć z różnego rodzaju roszczeniami kredytobiorców i powinien być na nie przygotowany pod względem dowodowym. Nie ma jednak uzasadnionej konieczności i potrzeby, aby Bank po odmowie udzielenia kredytu przechowywał wszystkie przedłożone przez kredytobiorcę dokumenty, jak również, aby odmawiał zwrotu niepotrzebnych mu dokumentów.

W celu uniknięcia problemów przy ocenie, jakie dokumenty Bank uznaje za niezbędne i chce je zatrzymać przy negatywnie rozpatrzonym wniosku kredytowym, a które uważa, że mogą zostać zwrócone kredytobiorcy, Bank powinien określić te rodzaje dokumentów w regulaminach lub ogólnych warunkach umów, dotyczących warunków umów kredytu, wydanych na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 2 ustawy - Prawo bankowe. Pozwoli to jeszcze przed przystąpieniem kredytobiorcy do złożenia w Banku wniosku kredytowego na zapoznanie się, które z przygotowanych przez niego dokumentów pozostaną w Banku.

W mojej ocenie, przy wniosku kredytowym powinny zostać dokumenty w postaci kopii oryginałów, które miały znaczenie dla podjęcia negatywnej decyzji kredytowej. Wniosek wraz z tymi dokumentami powinien pozostać w Banku i podlegać archiwizacji. Pozostałe dokumenty powinny zostać odesłane kredytobiorcy.

Wobec powyższego zwracani się do Pani/Pana z prośbą o wprowadzenie odpowiednich postanowień - jeśli jeszcze nie zostały wprowadzone - do regulaminów lub ogólnych warunków umów, w zakresie przedstawionych wyżej zasad przechowywania dokumentów dołączonych przez kredytobiorcę do negatywnie rozpatrzonego wniosku kredytowego w kierowanym przez Panią/Pana Banku.