KR-005-1/04 - Zmiana sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych.

Pytanie podatnika

Dotyczącym zmiany zasad prowadzenia rachunkowości w trakcie roku z Zakładowego Planu Kont na Zintegrowany System Informatyczny i zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) w związku z zapytaniem z dnia 12 stycznia 2004 r. (wpływ do Urzędu 19 stycznia 2004 r.) dotyczącym zmiany zasad prowadzenia rachunkowości w trakcie roku z Zakładowego Planu Kont na Zintegrowany System Informatyczny i zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych Naczelnik Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy udziela następującej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego.

Stosownie do art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1, a dotyczącym rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego Jednostki. Zgodnie z art. 13 ust. 1 wymienionej ustawy księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej (art. 16 ust. 1 cyt. ustawy). Zgodnie z zasadami rachunkowości należy stosować zasadę podwójnego zapisu księgowego.

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, między innymi dotyczące zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (art. 10 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o rachunkowości). Obowiązkiem kierownika jednostki jest ustalenie w formie pisemnej i aktualizowanie ww. dokumentacji (art. 10 ust. 2). Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły (...), tak aby za kolejne lata (nie zaś części okresów obrachunkowych) informacje z nich wynikające były porównywalne (art. 5 ust. 1).

Zmiana sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych nie stanowi uproszczenia, o którym mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednakże wpływa na zasady ich prowadzenia, a w konsekwencji wymaga aktualizacji dokumentacji opisującej politykę rachunkowości w jednostce.

Mając na uwadze powyższe należy uwzględnić treść art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. zgodnie z tym przepisem w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe. Skoro zmiana sposobu prezentacji ksiąg pomocniczych jest jedynie zmianą techniki prowadzenia rachunkowości, nie wpływającą na sprawozdania finansowe należy tę okoliczność wykazać w informacji dodatkowej (art. 48 ust. 1 pkt 1). Nie wpływa to jednak na moment wprowadzenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego do rachunkowości spółki (początek roku obrotowego).

Niniejsza odpowiedź jest zgodna ze stanem prawnym obowiązującym na dzień jej udzielenia.