Komunikat ZUS z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie rejestracji upoważnień do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej w systemie informatycznym ZUS

Pisma urzędowe
Status:  Aktualne

Pismo z dnia 25 maja 2005 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Komunikat ZUS z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie rejestracji upoważnień do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej w systemie informatycznym ZUS

W kwietniu 2005 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił płatnikom składek nowe usługi związane z przekazywaniem dokumentów w formie elektronicznej do ZUS - System Dwustronnej Wymiany Informacji (SDWI).

Pozwalają one m.in. na stosowanie upoważnień dla osób fizycznych i prawnych do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w imieniu płatnika składek, ponadto podnoszą wydajność i zwiększają bezpieczeństwo przesyłania tych dokumentów oraz odbioru potwierdzeń i komunikatów, przy czym zasady i sposób przekazywania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie różnią się w znaczący sposób od dotychczasowych metod.

System rejestracji upoważnień został wdrożony w celu przygotowania Zakładu do realizacji obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) w kontekście przyszłego otwarcia Zakładu na podpisy cyfrowe innych centrów certyfikacji i przejścia na podpisy cyfrowe osób fizycznych (a nie jak obecnie wyłącznie płatników składek).

Wdrożone rozwiązanie w znaczący sposób podnosi bezpieczeństwo danych przekazywanych elektronicznie do oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, chroniąc płatników przed ewentualnym przekazywaniem za nich dokumentów ubezpieczeniowych przez osoby nieuprawnione. Stworzony został system jednoznacznie wiążący płatników z podmiotami upoważnionymi do podpisywania elektronicznie dokumentów w ich imieniu.

Jak zarejestrować upoważnienie do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w imieniu płatnika składek?

Proces rejestracji upoważnień został rozpoczęty 1 kwietnia br. Brak zarejestrowanego upoważnienia po 1 czerwca 2005 r. nie będzie przeszkodą w przekazywaniu dokumentów do ZUS. Dokumenty ubezpieczeniowe przekazane bez upoważnienia zostaną przyjęte przez system i przetworzone. Podmiot przekazujący te dokumenty otrzyma komunikat o braku upoważnienia i jednoczesnym przyjęciu dokumentów.

Proces rejestracji będzie przebiegał na przestrzeni kilku miesięcy, a termin jego zakończenia w bieżącym roku zostanie podany przez ZUS z odpowiednim wyprzedzeniem.

Proces ten nie wymaga dodatkowo tworzenia lub odnawiania certyfikatów klucza publicznego biur rachunkowych.

W procedurze rejestracji upoważnienia sprawdzana jest zgodność danych podmiotów upoważniającego i upoważnianego. Przedstawiciel podmiotu przekazującego w imieniu płatnika składek dokumenty do ZUS, np. biura rachunkowego, ma obowiązek przedłożenia pracownikowi Zakładu poniższych dokumentów wyłącznie do wglądu:

- kopii umowy zawartej z biurem rachunkowym lub kopii pełnomocnictwa wystawionego przez płatnika dla biura rachunkowego względnie upoważnienia wystawionego przez płatnika dla biura rachunkowego do prowadzenia rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

- decyzji w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej, zawierającej numer NIP (lub jej kopii),

- zaświadczenia z urzędu statystycznego o otrzymaniu w systemie identyfikacji podmiotów gospodarki narodowej REGON statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON oraz nazwie pełnej i skróconej płatnika (lub kopia),

- dowodu tożsamości (dowód osobisty) osoby zgłaszającej upoważnienie,

- pisemnego pełnomocnictwa dla przedstawiciela biura rachunkowego do działania w jego imieniu.

Obecność płatnika przy rejestracji upoważnienia w jednostce terenowej Zakładu nie jest wymagana. Dowód tożsamości płatnika nie jest wymagany do rejestracji upoważnienia w jednostce terenowej Zakładu.

Po zakończeniu procedury pracownik jednostki terenowej wydaje przedstawicielowi biura dokument potwierdzający rejestrację.

Dodatkowe informacje na temat SDWI będą publikowane na stronach internetowych serwisu http://e-inspektorat.zus.pl.

Opublikowano: www.zus.gov.pl