Komunikat nr 22 w sprawie praktycznych aspektów stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz przekazywania zawiadomień, o których mowa w art. 74 i art. 86 ustawy AML

W związku z wątpliwościami dotyczącymi należytego sposobu stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w szczególności w zakresie:

* oceny stosunków gospodarczych oraz uzyskiwania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,

* badania źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta

Generalny Inspektor Informacji Finansowej (zwany w dalszej części "Generalnym Inspektorem") zwraca uwagę na następujące kwestie.

I. Wybrane przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zwana w dalszej części "ustawą AML") nakłada na instytucje obowiązane szereg obowiązków w zakresie m.in. stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Zgodnie z art. 35 ust. 1 pkt 1 i 2 lit. a, b oraz ust. 2 ustawy AML instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego m.in. w przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych, przeprowadzania transakcji okazjonalnej (która spełnia warunki określone w pkt 2 lit. a lub b) oraz w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych.

Z art. 34 ust. 1 ustawy AML wynika, że środki bezpieczeństwa finansowego obejmują m.in. ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta. Przez bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, należy rozumieć w szczególności:

* analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,

* badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,

* zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Jak stanowi art. 43 ust. 3 ustawy AML instytucje obowiązane prowadzą bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji.

W świetle art. 41 ust. 1 i 2 ustawy AML w przypadku gdy instytucja obowiązana nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1:

* nie nawiązuje stosunków gospodarczych,

* nie przeprowadza transakcji okazjonalnej,

* nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego,

* rozwiązuje stosunki gospodarcze.

Instytucja obowiązana ocenia również, czy niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, stanowi podstawę do przekazania Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy AML.

Zgodnie z art. 43 ust. 4 ustawy AML w przypadku ujawnienia transakcji nietypowych, nienaturalnie złożonych oraz opiewających na wysokie kwoty, które wydają się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego, instytucje obowiązane:

* podejmują działania w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich przeprowadzono te transakcje,

* intensyfikują bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Wskutek rozpoznania wyższego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a także w przypadkach, o których mowa w art. 44-46 ustawy AML, instytucja obowiązana stosuje wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego. Zgodnie z art. 43 ust. 2 ustawy AML o wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może świadczyć wiele okoliczności, a w szczególności:

* nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach,

* przedmiot prowadzonej przez klienta działalności gospodarczej obejmujący przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych,

* zlecanie przez nieznane lub niepowiązane z klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest klient,

* nawiązywanie albo utrzymywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności klienta (w przypadku gdy związane z tym wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie zostało ograniczone w inny sposób).

Generalny Inspektor przypomina, że katalog przesłanek wyższego ryzyka wyznaczony w art. 43 ust. 2 pkt 1 - 10 ustawy AML ma charakter otwarty (przykładowy).

Zasady składania:

* zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu - zostały określone w art. 74 ust. 1-3 ustawy AML,

* zawiadomienia o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu - zostały określone w art. 86 ust. 1 i 2 ustawy AML.

II. Wybrane (przykładowe) okoliczności uznawane przez instytucje obowiązane za stanowiące podstawę do zgłoszenia zawiadomienia do Generalnego Inspektora.

Instytucje obowiązane w przekazanych zawiadomieniach informują o różnych okolicznościach które w ich ocenie, mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Na potrzeby niniejszego komunikatu Generalny Inspektor zwraca uwagę wyłącznie na wybrane (przykładowe) okoliczności wskazywane przez instytucje obowiązane.

1.

Spółki handlowe założone na terytorium Polski dokonują oraz przyjmują płatności o znacznej wartości (kilkusettysięczne, wielomilionowe) od zagranicznych kontrahentów, dla których rzekomo dostarczały towar znajdujący się poza granicami lub też świadczyły usługi poza terytorium kraju. Często spółki te nie dysponują odpowiednimi zasobami ludzkimi, finansowymi, technicznymi, a także środkami trwałymi i doświadczeniem, by uczestniczyć w handlu międzynarodowym lub świadczyć usługi poza terytorium kraju.

W części z przedstawionych przypadków, osoby reprezentujące spółki, nie posiadają miejsca zamieszkania na terytorium Polski i nie są w stanie wykazać z jakich powodów spółki zostały założone w Polsce. Poza siedzibą, która często znajduje się w wirtualnym biurze, spółki nie posiadają żadnych istotnych związków z Polską.

W wielu sytuacjach rozpoczęcie opisanej powyżej działalności poprzedzone było zmianami właścicielskimi, w tym przejęciem udziałów/akcji spółki od przedsiębiorców świadczących usługi między innymi w zakresie tworzenia osób prawnych lub zapewniania siedziby oraz adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego.

2.

Obcokrajowiec otrzymuje na rachunki bankowe znaczne wpłaty gotówkowe od polskich lub zagranicznych obywateli a następnie środki te przelewa na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Poza domniemaniem, że klient może prowadzić nieewidencjonowaną działalność gospodarczą, instytucje obowiązane z reguły nie wskazują żadnych innych przesłanek świadczących, że środki mogą pochodzić z działalności sprzecznej z prawem lub reglamentowanej wykonywanej bez zezwolenia.

III. Praktyczne aspekty stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz przekazywania zawiadomień, o których mowa w art. 74 i art. 86 ustawy AML.

Generalny Inspektor podziela stanowisko, że przytoczone powyżej okoliczności mogą wzbudzać uzasadnione wątpliwości, w zakresie tego, jaki był faktyczny cel nawiązania stosunków gospodarczych z wybraną instytucją obowiązaną, a także jakie jest faktyczne źródło pochodzenia wartości majątkowych. W związku z tym instytucja obowiązana powinna rozpoznać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i zastosować odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego. Instytucja obowiązana przykładowo powinna analizować, czy wskutek zmian osobowych w zarządzie klienta, przejęcia klienta przez nowego właściciela lub rozpoczęcia realizowania transakcji o nowym charakterze doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych.

Zastrzeżenia Generalnego Inspektora wzbudza zakres stosowania przez instytucje obowiązane środków bezpieczeństwa finansowego oraz treść zawiadomień, o których mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy AML.

Zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy AML zawiadomienie o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przekazuje się do Generalnego Inspektora niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną tego podejrzenia. W związku z tym, po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu a przed przekazaniem Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia, instytucja obowiązana w zależności od konkretnego stanu faktycznego, powinna zastosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego lub zintensyfikować bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta poprzez podjęcie przynajmniej jednej lub kilku czynności, w celu potwierdzenia podejrzenia, przykładowo:

* przeprowadzenie badania źródła pochodzenia wartości majątkowych (np. poprzez zwrócenie się do klienta z wnioskiem o przedłożenie wyjaśnień lub dokumentów dotyczących źródła pochodzenia środków),

* ustalenie celu i okoliczności, w jakich klient dokonuje płatności na rzecz wybranych adresatów (np. poprzez wystąpienie do klienta z wnioskiem o udostępnienie dokumentów związanych z realizowanymi transakcjami).

W sytuacji gdy złożone przez klienta wyjaśnienia i dostarczone dokumenty nie budzą istotnych wątpliwości w zakresie źródła pochodzenia wartości majątkowych, a także celu i zamierzonego charakteru realizowanych transakcji instytucja obowiązana może przykładowo wznowić realizowanie transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego.

W sytuacji gdy klient nie przekaże żądanych informacji i dokumentów (np. unika kontaktu i pojawienia się w instytucji obowiązanej, odmawia przedstawienia źródeł pochodzenia wartości majątkowych lub nie przedstawia stosownych dokumentów związanych z realizowanymi transakcjami) albo okażą się one niewystarczające lub niewiarygodne instytucja obowiązana rozważa:

* zawiadomienie Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (zgodnie z art. 74 ust. 1-3 ustawy AML) lub

* zawiadomienie Generalnego Inspektora o podejrzeniu, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu (zgodnie z art. 86 ust. 1-2 ustawy AML).

Ponadto w każdym przypadku braku możliwości zastosowania jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1, instytucja obowiązana nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej lub rozwiązuje stosunki gospodarcze z klientem.

Zgodnie z art. 74 ust. 3 pkt 8 oraz z art. 86 ust. 2 zdanie 2 w zw. z art. 74 ust. 3 pkt 8 ustawy AML powyższe zawiadomienia między innymi powinny zawierać uzasadnienie. Oznacza to, że instytucja obowiązana, w kontekście ustalenia okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, opisuje m.in.:

* jakie informacje i dokumenty zostały zebrane przed nawiązaniem stosunków gospodarczych (np. jaki ustalono profil działalności gospodarczej klienta, jaka została zadeklarowana częstotliwość transakcji, jakie zostało wskazane źródło pochodzenia wartości majątkowych),

* jakie informacje instytucja obowiązana zebrała w trakcie trwania stosunków gospodarczych (np. czy uzyskiwane wartości majątkowe oraz wykonywane transakcje były zgodne z ustalonym profilem działalności gospodarczej, czy dochodziło do zmian właścicielskich, czy jakiekolwiek okoliczności wpłynęły na zmianę ryzyka przypisanego klientowi, czy bank krajowy otrzymał komunikat od banku zagranicznego w sprawie zwrotu środków, a jeżeli tak - jaką przyczynę wskazał bank zagraniczny),

* jakie środki bezpieczeństwa finansowego zostały zastosowane po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jaki był ich wynik (np. czy dokonano analizy transakcji klienta z wybranymi kontrahentami i wytypowano konkretne przypadki do dalszej pogłębionej analizy),

* jakie czynności w stosunku do klienta zostały podjęte po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jaki był efekt (np. czy podjęto kontakt telefoniczny z klientem lub zobowiązano klienta do przedstawienia umów i faktur, czy klient przedstawił wnioskowaną dokumentacje w całości lub części),

* jakie informacje i dokumenty zostały przeanalizowane po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jaki był efekt (np. czy wykryto niejasności w przedstawionych przez klienta umowach i fakturach),

* jaki był wpływ ustalenia okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa na stosunki gospodarcze (np. czy wskutek braku przedstawienia dokumentów przez klienta instytucja obowiązana podjęła decyzję o nieprzeprowadzaniu transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego lub o rozwiązaniu stosunków gospodarczych).

Zgodnie z art. 76 ust. 1 ustawy AML instytucja obowiązana na żądanie Generalnego Inspektora niezwłocznie przekazuje lub udostępnia posiadane informacje lub dokumenty niezbędne do realizacji zadań Generalnego Inspektora określonych w ustawie. W takim przypadku instytucja obowiązana jest zobligowana przekazać między innymi pełne i wyczerpujące informacje i kopie dokumentów uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (przykładowo wszystkie dokumenty będące podstawą do złożenia zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy AML).

Generalny Inspektor zwraca uwagę, że przekazanie zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy AML nie jest przesłanką:

* pozwalającą na obniżenie poziomu ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przypisanego klientowi, lub

* pozwalającą instytucji obowiązanej na ograniczenie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego lub na zaprzestanie stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, lub

* zwalniającą instytucję obowiązaną z zintensyfikowanego bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta, lub

* zwalniającą instytucję obowiązaną z obowiązku nieprzeprowadzania transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego lub rozwiązania stosunków gospodarczych z klientem w przypadku braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Ponadto zidentyfikowane przez instytucję obowiązaną powtarzające się okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, powinny zostać uwzględnione w wewnętrznej dokumentacji (procedurze oraz ocenie ryzyka) i wykorzystywane przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego (np. podczas nawiązywania oraz trwania stosunków gospodarczych). Przykładowo w sytuacji gdy instytucja obowiązana ustaliła, że powtarzającą się okolicznością mogącą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu jest dokonywanie i przyjmowanie płatności wyłącznie/w zdecydowanej większości od zagranicznych kontrahentów przez spółkę założoną na terytorium Polski w biurze wirtualnym przez obcokrajowca, który nie posiada miejsca zamieszkania na terytorium Polski (sytuacja opisana w pkt II.1. niniejszego komunikatu), instytucja ta w zależności od konkretnego stanu faktycznego powinna m.in.:

* zaktualizować ocenę ryzyka oraz wewnętrzną procedurę w zakresie ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu w kontekście produktów lub usług oferowanych spółce działającej w przytoczony sposób,

* ustalić, podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, powody założenia spółki przez obcokrajowca w Polsce, z uwzględnieniem okoliczności nabycia udziałów lub akcji od przedsiębiorców świadczących usługi w zakresie tworzenia osób prawnych (np. instytucja obowiązana może wnioskować o przedstawienie przez klienta informacji o jego powiązaniach z Polską, zatrudnieniu pracowników, posiadaniu krajowych kontrahentów oraz ocenić wiarygodność przekazanych informacji),

* ustalić, podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, okoliczności i przyczyny założenia spółki w biurze wirtualnym (np. instytucja obowiązana może wnosić o przedstawienie przez klienta informacji o innych miejscach prowadzenia działalności, usługach wykorzystywanych w ramach biura wirtualnego oraz ocenić czy charakter prowadzonej działalności przez klienta umożliwia i uzasadnia założenie spółki w biurze wirtualnym),

* uprawdopodobnić, podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, relacje handlowe spółki z krajowymi i zagranicznymi przedsiębiorcami (np. instytucja obowiązana może wnosić o przedstawienie przez klienta informacji na temat sposobu oferowania swoich usług, sposobu zawierania umów z kontrahentami oraz ocenić wiarygodność przekazanych informacji),

* uprawdopodobnić, podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, dostarczanie towarów znajdujących się poza granicami lub świadczenie usług poza terytorium kraju (np. instytucja obowiązana może wnosić o przedstawienie przez klienta informacji na temat sposobu składania zamówień przez kontrahentów, wykorzystywanych kanałów dystrybucji oraz ocenić wiarygodność przekazanych informacji),

* ustalić, podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, czy spółka dysponuje odpowiednimi zasobami pozwalającymi na prowadzenie handlu międzynarodowego lub świadczenie usług poza terytorium kraju (np. instytucja obowiązana może wnosić o przedstawienie przez klienta informacji na temat zatrudniania pracowników, wykorzystywanych rozwiązaniach organizacyjnych oraz ocenić wiarygodność przekazanych informacji),

* rozważyć przypisanie spółce podwyższonego/wyższego ryzyka zgodnie z zaktualizowaną oceną ryzyka oraz wewnętrzną procedurą (w sytuacji gdy zebrane informacje o spółce pozwalają na nawiązanie stosunków gospodarczych),

* stosować środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,

* przekazać zawiadomienie (o którym mowa w art. 74 ustawy AML) z uwzględnieniem uwag przedstawionych w niniejszym komunikacie, w przypadku ustalenia okoliczności które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Jednocześnie Generalny Inspektor przypomina, że zgodnie z art. 147 ustawy AML instytucja obowiązana, która m.in. nie dopełnia obowiązku:

* sporządzania oceny ryzyka oraz jej aktualizacji,

* stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,

* dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji,

* wykazania na żądanie organów uprawnionych do sprawowania kontroli zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa,

* przekazania lub udostępnienia informacji na żądanie Generalnego Inspektora,

* przekazania zawiadomień, o którym mowa w art. 74 lub 86 ust. 1 ustawy AML - podlega karze administracyjnej.