K-0542/11/MK/08 - Możliwość prowadzenia przez głównego księgowego obsługi finansowej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, której nie jest pracownikiem.
Pismo z dnia 12 lutego 2008 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie K-0542/11/MK/08 Możliwość prowadzenia przez głównego księgowego obsługi finansowej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, której nie jest pracownikiem.
Kolegium zwraca uwagę, iż przepisy art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) stanowią, iż głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w określonym zakresie. Z treści cytowanych przepisów wynika, iż głównym księgowym danej jednostki może być wyłącznie jej pracownik (również zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy), któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
prowadzenia rachunkowości jednostki,
wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości oraz miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych są określone przepisami art. 4 ust. 5 oraz art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.). Z cytowanych przepisów wynika, iż kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych powinna być siedziba jednostki, natomiast poza siedzibą jednostki księgi rachunkowe mogą być prowadzone wyłącznie w przypadkach określonych w art. 11 ust. 3 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. Nr 120, poz. 1022, z późn. zm.).
Powyższe uwarunkowania mają ścisły związek z jednoosobową odpowiedzialnością kierownika jednostki sektora finansów publicznych (art. 44 ustawy o finansach publicznych) za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej wyłącznie pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.