IX-005/190/Z/K/07 - Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług kierowcy?

Z przedstawionych okoliczności faktycznych wynika, iż zamierza Pan prowadzić pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie usług związanych z transportem drogowym jako osoba fizyczna na rzecz jednego podmiotu.

W związku z tym pyta Pan: czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług kierowcy? Formułując własne stanowisko w sprawie, że wydatki dotyczące należnych diet są kosztem.

Rozpatrując wniosek Pana, Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Widzew stwierdza, co następuje:

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

W świetle postanowień art. 23 ust. 1 pkt 52 cyt. wyżej ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczych i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przepisami, na które powołuje się ustawodawca są w szczególności:

Powołane wyżej rozporządzenia nie zawierają definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Według tego przepisu za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Definicja ta jakkolwiek pomocna dla określenia pojęcia podróży służbowej nie może mieć jednak decydującego znaczenia dla określenia kosztów uzyskania przychodów na gruncie prawa podatkowego. W sposób oczywisty eliminuje bowiem z kręgu osób uprawnionych do wliczenia diety z tytułu podróży służbowej jako kosztu uzyskania przychodu wszystkich tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą na obszarze całego kraju, poza jego granicami. W tym wypadku, jak się wydaje za kryterium odbycia podróży służbowej powinno się uznać wyjazd poza miejsce zamieszkania. Podkreślić należy, że zasadą wynikającą z treści art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest możliwość odliczenia w celach podatkowych wszelkich kosztów, o ile mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami jak i pozostające w związku pośrednim, jeśli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów. Takimi kosztami pośrednimi są koszty podróży służbowych, co wynika także z treści art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy. Nie ma przy tym znaczenia, że przepis ten ogranicza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wartość diet nie przekraczającą wysokość diet przysługujących pracownikom określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Nie zawiera natomiast żadnej klauzuli pozwalającej na pozbawienie podatnika prawa do odliczenia w tej części kosztu uzyskania przychodu ze względu na charakter czy rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Brak jest w tej sytuacji uzasadnionych podstaw do twierdzenia, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terenie całego kraju lub poza jego granicami nie odbywa podróży służbowej tylko dlatego, że wykonywane przez niego zadania należą do zakresu prowadzonej przez niego działalności. Skoro art. 23 ustawy wprowadza także inne rodzaje kosztów nie uważanych za koszty uzyskania przychodów, zasadnym jest stanowisko, że art. 23 ust. 1 pkt 52 umożliwia uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach zakreślonego limitu, pod warunkiem sporządzenia prawidłowego dowodu o którym mowa w cytowanym niżej przepisie.

W myśl przepisów § 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć m.in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. W celu ustalenia wartości diet podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu należy sporządzić dowody wewnętrzne odpowiadające wymogom określonym w cytowanych wyżej przepisach prawa podatkowego. Podstawą sporządzenia dowodów wewnętrznych winny być uwierzytelnione karty drogowe i harmonogramy przejazdów bądź inne dokumenty, z których wynika czas i miejsce trwania podróży służbowej.