Pisma urzędowe
Status: Aktualne

Pismo
z dnia 19 marca 2012 r.
Izba Skarbowa w Bydgoszczy
ITPP3/443-73/10/12-S/JK
Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w elektronicznym systemie księgowym.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 467/11 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 16 grudnia 2010 r. sygn. akt I SA/Sz 869/10 stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 27 kwietnia 2010 r. (data wpływu 11 maja 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktury - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 maja 2010 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie przechowywania kopii dokumentów sprzedaży.

W złożonym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka rozprowadza na obszarze Polski maszyny, urządzenia oraz elektronarzędzia. Transakcje sprzedaży tych towarów dokumentowane są fakturami, przy czym rocznie Spółka wystawia około 46 tysięcy faktur. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Po ujęciu faktury w systemie księgowym, system ten stale przechowuje jej kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie w niezmienionej formie. Przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W związku z powyższym Spółka rozważa możliwość trwałego przechowywania kopii wystawionych faktur sprzedaży w formie zapisu elektronicznego, przechowywanego przez system księgowy. Dodatkowo, celem zwiększenia bezpieczeństwa przechowywanych elektronicznie w systemie księgowym kopii faktur, Spółka planuje na koniec każdego miesiąca wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury zapisywać w formacie PDF na nośniku danych i przechowywać w szafie pancernej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur sprzedaży w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, bez konieczności drukowania ich i przechowywania w formie papierowej, w sytuacji gdy kontrahent Spółki otrzymuje oryginał faktury w formie papierowej.

Zdaniem Spółki, podatnik może wystawić fakturę, drukując jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię może przechowywać w formie elektronicznej w systemie księgowym, zapewniającym blokadę możliwości modyfikacji treści jej zapisów, ale z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Dodatkowe przechowywanie poza systemem księgowym kopii wszystkich wystawionych faktur, zapisanych w formacie PDF na CD-ROM i złożonych w szafie pancernej, zwiększa wydatnie pewność dostępu w każdej chwili do wystawionych faktur. Żaden przepis rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - dalej określanego jako "rozporządzenie", nie określa jednoznacznie, w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę. Spółka wskazuje, iż zgodnie z § 21 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zatem, zdaniem Spółki, przepis ten nie zawiera warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta-nabywcy, chyba że faktura ma zostać przesłana drogą elektroniczną, zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. Użyte w § 19 rozporządzenia sformułowanie "wystawiać" nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury: oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Warunek identyczności będzie spełniony w proponowanym przez Spółkę rozwiązaniu przechowywania kopii faktur. Forma elektroniczna przechowywania kopii faktur będzie spełniała wszystkie warunki § 21 rozporządzenia. Dokonując wykładni językowej obowiązujących przepisów należy sięgnąć do Dyrektywy 2006/112/WE, z której wynika że faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a "państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione". Porównując zapis § 21 rozporządzenia z art. 247 ust. 2 Dyrektywy można wywnioskować, że polski ustawodawca nie recypował dokładnie zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu "w jakiej zostały przesłane lub udostępnione" prowadzi do wniosku, że normodawca nie zastrzegł tej samej formy dla wysyłanych oryginałów i przechowywanych kopii. Spółka wskazuje, iż z historycznego punktu widzenia oczekiwania co do formy przechowywania kopii faktur zostały ukształtowane na gruncie ustawy o VAT z 1993 r. w zupełnie innych realiach technicznych i w obecnych czasach są kontynuowane na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń. Spółka podkreśliła również, iż konieczność przechowywania kopii faktur przez sprzedawcę ma pełnić przede wszystkim funkcje kontrolne. A te zostaną spełnione, ponieważ Spółka zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem "KOPIA". Podsumowując Spółka stwierdziła, iż nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na przesłaniu kontrahentowi oryginału faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii u sprzedawcy w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej w każdym czasie, kiedy będzie to konieczne. Za taką wykładnią przemawiają względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne. Jednocześnie, zdaniem Spółki, istotą przechowywania faktur jest przechowywanie nośników informacji. Zatem, jeżeli ustawodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. Słuszność stanowiska Spółki potwierdza m.in. rozstrzygnięcie sądu w analogicznej sprawie wyrokiem NSA I FSK 1169/08 z dnia 3 listopada 2009 r. Spółka zwróciła również uwagę na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.

W interpretacji indywidualnej z dnia 20 lipca 2010 r. znak ITPP3/443-73/10/ZG oceniono stanowisko Spółki jako nieprawidłowe. Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, Spółka złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie.

Wyrokiem z dnia 16 grudnia 2010 r. sygn. akt I SA/Sz 869/10 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

Powołując właściwe przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L 06.347.1 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), w ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, Polska nie skorzystała, choć podjęła taką próbę, z przewidzianej w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur. Minister Finansów we wskazanym rozporządzeniu (§ 21 ust. 1 i 2) zastrzegł obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur "w oryginalnej postaci", jednakże bez jednoczesnego zastrzeżenia, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Nie została też zastrzeżona w tym przepisie forma przechowywania faktur: papierowa lub elektroniczna.

WSA w Szczecinie podzielił ocenę prawną zawartą w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08, zgodnie z którą należy odrzucić pogląd o istnieniu w Dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane i że polski normodawca podatkowy nie recypował dokładnie Dyrektywy 112. Sąd podzielił także pogląd wyrażony w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz w piśmiennictwie podatkowym w kwestii braku precyzyjności w zapisie prawa krajowego, wedle którego z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia, że literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

Minister Finansów kwestionując stanowisko Sądu pierwszej instancji, złożył w dniu 9 lutego 2011 r. skargę kasacyjną, która wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 467/11 została oddalona.

W ww. wyroku Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie stwierdził, iż prawidłowe jest stanowisko Sądu I instancji oraz wspierająca je argumentacja, że z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych w fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji.

Podkreślając słuszność odwołania się przez Sąd I instancji do przepisów Dyrektywy Rady 2006/112/WE - NSA wskazał, iż z art. 246 tego aktu wynika, iż przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Tak określone ogólne warunki przechowywania faktur nie wskazują na formę, w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie - papierową lub elektroniczną.

Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się kolejno do poglądu wyrażonego w wyroku NSA z dnia 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1238/10, że zapisy prawa krajowego nie pozwalają na przyjęcie, że zwrot "oryginalna postać" mieści w sobie również pojęcie "formy" faktury. Zdaniem NSA, to z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy wynika bezsprzecznie, że ustawodawca wspólnotowy rozróżnia pojęcie "postaci" od "formy", wskazując odnośnie tej drugiej, iż może być ona papierowa lub elektroniczna. Ponadto w cyt. wyroku NSA, w oparciu o wykładnię systemową wewnętrzną, zauważył, iż pojęcie "forma" występuje w innych przepisach rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku. Biorąc zatem pod uwagę jednolitość terminologii aktu prawnego i nadawanie jednakowym zwrotom tożsamego znaczenia, wskazanym jest używać określenia "forma" dla wyjaśnienia czy faktura jest papierowa czy też elektroniczna. Natomiast pojęcie "postaci" należy, zdaniem Sądu, odnieść do innych cech faktury, które nie mieszczą się pod pojęciem "forma". Zdaniem NSA przy ustaleniu znaczenia terminu "postaci" faktury pomocna jest treść powyższego art. 246 Dyrektywy, w świetle którego przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność. Z powyższego można więc wywieść, że oryginalna postać to taka, która zapewnia wskazane w przywołanym przepisie cechy, mianowicie "oryginalna postać" faktury to postać autentyczna, zapewniająca integralność jej treści oraz czytelność. Bez znaczenia dla zachowania oryginalnej postaci faktury będzie zaś miała forma jej przechowywania, papierowa czy też elektroniczna.

W dniu 16 lutego 2012 r. do tutejszego organu wpłynął prawomocny wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie z dnia 16 grudnia 2010 r. sygn. akt I SA/Sz 869/10, uchylający zaskarżoną interpretację.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 467/11 oraz Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 16 grudnia 2010 r. sygn. akt I SA/Sz 869/10 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Opublikowano: http://sip.mf.gov.pl