ITPP3/443-56/10/12-S/JK - Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w elektronicznym systemie księgowym.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 5 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Gd 1075/10 stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 6 kwietnia 2010 r. (data wpływu 12 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur sprzedaży - jest prawidłowe.

W dniu 12 kwietnia 2010 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie wystawiania i przechowywania faktur sprzedaży.

W złożonym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w związku z realizacją dostaw towarów wystawia faktury VAT. Spółka nie planuje drukować kopii wystawionych faktur lecz chciałaby je pozostawić na nośniku elektronicznym z możliwością wydrukowania w dowolnym momencie. Kopie faktur zapisane na nośniku elektronicznym będą zabezpieczone przed zmianami.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przechowywanie kopii faktur, jako zapis na nośniku elektronicznym z możliwością wydrukowania w dowolnym momencie nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy podatkowe nakładają na podatników obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur, faktur korygujących oraz duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie określają one natomiast, w jakiej formie mają być przechowywane kopie faktur wystawionych przez sprzedawcę. Spółka wystawi faktury i ich wydrukowany oryginał prześle do kontrahenta. Zostaną one również ujęte w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku VAT. Natomiast kopie faktur Spółka będzie przechowywała w systemie księgowym z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Powyższe stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, uznając, że (...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

W interpretacji indywidualnej z dnia 25 czerwca 2010 r. znak ITPP3/443-56/10/ZG oceniono stanowisko Spółki jako nieprawidłowe. Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, Spółka złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku.

Wyrokiem z dnia 5 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Gd 1075/10 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, w ramach rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) normodawca przewidział jedynie warunek przechowywania faktur w oryginalnej postaci, nie precyzując jednakże, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, że ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej lub elektronicznej.

Podzielając poglądy wyrażone w orzecznictwie sądów administracyjnych, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku wskazał, iż Dyrektywa 2006/112/WE nie uzależnia obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, gdyż jedynie uprawnia ona sama państwa członkowskie do wprowadzenia w prawie krajowym takich obostrzeń, co do uzależnienia formy przechowywania faktury od tego, w jakiej została ona wysłana lub udostępniona, jak również - że z przepisu § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego przepisu nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, t.j. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Minister Finansów kwestionując stanowisko Sądu pierwszej instancji, złożył w dniu 25 lutego 2011 r. skargę kasacyjną, która następnie pismem z dnia 27 stycznia 2012 r. została wycofana, z uwagi na fakt, iż stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku zawarte w zaskarżonym wyroku było zgodne z ugruntowaną i jednolitą linią orzeczniczą sądów administracyjnych, w tym również Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Postanowieniem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 761/11 postępowanie kasacyjne zostało umorzone.

W dniu 27 lutego 2012 r. do tutejszego organu wpłynął prawomocny wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku z dnia 5 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Gd 1075/10, uchylający zaskarżoną interpretację.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 5 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Gd 1075/10 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.