ITPP3/443-52/10/JK - Możliwość przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 31 marca 2010 r. (data wpływu 2 kwietnia 2010 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur - jest nieprawidłowe.

W dniu 2 kwietnia 2010 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje dostaw towarów oraz świadczenia usług. Czynności te dokumentowane są fakturami. Obecnie Wnioskodawca wystawia i dostarcza kontrahentom oryginały faktur w wersji papierowej, a kopie faktur przechowuje w wersji papierowej. Spółka wskazuje, iż wystawianie i przechowywanie kopii faktur w wersji papierowej jest uciążliwe bowiem generuje nadmierne koszty, wymaga dodatkowej pracy osób, zajmuje niepotrzebnie powierzchnię biurową, czyli jest ekonomiczne nieuzasadnione, a także przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i tonerów drukarek oraz emisję CO#178; (co jest ekologicznie nieuzasadnione), a ponadto pogarsza warunki konkurowania z przedsiębiorcami z krajów Unii Europejskiej, w których już dawno dopuszczono wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej. Wobec powyższego Wnioskodawca zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w sposób zapewniający: pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej; bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur; brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej; możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury - w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Oryginały takich faktur będą nadal wystawiane w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur...

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Zainteresowanego, w myśl art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawiać faktury stwierdzające w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...). Ponadto zgodnie z treścią art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określa szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Stosownie do brzmienia § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Ponadto zgodnie z § 23 ust. 1 wymienionego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ocenie Spółki, żaden przepis ustawy o VAT, ani cytowanego rozporządzenia nie nakazuje przechowywania kopii faktur w formie materialnej, tzn. papierowej. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej formy przechowywania kopii faktur. Zgodnie z art. 244 dyrektywy Rady 2006/112/WE każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią a także wszystkich faktur, które otrzymał. Ponadto stosownie do brzmienia art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE państwo członkowskie, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polskie państwo nie wymaga przechowywania kopii faktur w formie papierowej bowiem żaden przepis nie statuuje tak rozumianego obowiązku.

Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis wyżej cytowanego rozporządzenia nie nakłada na podatników obowiązku wydrukowania kopii faktury w celu jej przechowywania. Przepisy rozporządzenia nakazują natomiast przechowywać faktury do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe oznacza, iż na każde żądanie organu podatkowego, podatnicy zobowiązani są przedstawić kopie faktur. Zatem za dopuszczalne należy uznać przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, pozwalającym na ich wydrukowanie, w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Istotnym argumentem przemawiającym za słusznością powyższego stanowiska jest zasada proporcjonalności, ustalona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego Wspólnoty Europejskiej. Zgodnie z przywołaną zasadą, państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Dotychczasowa praktyka organów podatkowych dotycząca przechowywania kopii faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy również inne sposoby przechowywania faktur zapewniają realizację celów dyrektywy 2006/112/WE, należy uznać za obowiązek nadmiernie uciążliwy i tym samym naruszający zasadę proporcjonalności.

Spółka wskazuje, że o możliwości zastosowania tzw. "metody mieszanej" wystawiania i przechowywania faktur przesądził Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08 NSA wyraził pogląd, który potwierdza stanowisko Wnioskodawcy. Wśród tez wymienionego orzeczenia na szczególną uwagę zasługują następujące tezy potwierdzające słuszność stanowiska wnioskodawcy:

W ocenie Spółki, o ile księgowy system informatyczny wykorzystywany przez dany podmiot pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. Tym samym NSA w przywołanym orzeczeniu dał przyzwolenie, iż to do podatnika należy decyzja w jakiej formie chce przechowywać faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), dalej zwaną ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy zawarto delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, wydał rozporządzenie dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka wystawia i przechowuje kopie faktur w wersji papierowej. Wnioskodawca wskazuje na fakt, iż jest to uciążliwe, bowiem generuje nadmierne koszty, wymaga dodatkowej pracy osób, zajmuje niepotrzebnie powierzchnię biurową, a także przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i tonerów drukarek oraz emisję CO#178;, a ponadto pogarsza warunki konkurowania z przedsiębiorcami z krajów Unii Europejskiej. W ocenie Spółki, w obecnym stanie prawnym, o ile księgowy system informatyczny Spółki pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona.

Natomiast, zdaniem tutejszego organu, biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż w przedstawionym zdarzeniu przyszłym nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Tutejszy organ wskazuje, iż przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów gwarantujący autentyczność i integralność nie tylko zmniejszy koszty wystawiania faktur po stronie wystawcy lecz również zmniejszy koszty u kontrahentów Spółki, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego stanowi relatywnie niski koszt w perspektywie wystawiania znaczącej ilości faktur. Podkreślenia wymaga również, iż stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i przekazaniu jej kontrahentowi, lecz należy mieć na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.

Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 z późn. zm.), zwanej dalej dyrektywą, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone warunki. Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur (w formie elektronicznej i w formie papierowej). W myśl art. 244 dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. (art. 245 in fine dyrektywy). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 dyrektywy zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności. Wskazane przepisy art. 246 i 247 dyrektywy w sposób niebudzący wątpliwości stanowią o istnieniu odrębnych od siebie sposobów (systemów) przechowywania faktur z zależności od formy przesłania lub udostępnienia dokumentu. Podkreślić przy tym należy, że faktury w formie elektronicznej podlegają innym, najczęściej dodatkowym, wymogom zapewnienia bezpieczeństwa ich obrotu. Fakt ten potwierdza brzmienie motywu 46 preambuły dyrektywy 2006/112/WE, który odnosi się wyłącznie do kwestii (systemu) stosowania fakturowania elektronicznego oraz elektronicznego przechowywania faktur. Powyższe świadczy o odrębności zasad fakturowania elektronicznego od fakturowania tradycyjnego w formie papierowej (na materiałach piśmienniczych).

Stanowisko tutejszego organu znajduje potwierdzenie w treści Komunikatu Komisji Wspólnot Europejskich do Rady z dnia 28 stycznia 2009 r. "Osiągnięcia techniczne w dziedzinie fakturowania elektronicznego i środki na rzecz dalszego uproszczenia, modernizacji i harmonizacji przepisów dotyczących wystawiania faktur VAT (Eur-lex, Nr CELEX 52009DC0020). W komunikacie zawarte jest sprawozdanie sporządzone na podstawie art. 237 dyrektywy 2006/112/WE. Ze sprawozdania wynika, iż w obecnym stanie prawnym państwa członkowskie zachowały możliwość stosowania odmiennych przepisów dotyczących fakturowania, a przepisy wymienionej dyrektywy z zakresu fakturowania nie są obecnie przejrzyste i nie zapewniają pewności prawnej. Komisja proponuje, między innymi, stopniowe zharmonizowanie przepisów dotyczących fakturowania. Komisja wskazuje również, że normodawca unijny powinien zmienić przepisy dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej, aby umożliwić przedsiębiorstwom pełnoprawne korzystanie z tego sposobu przechowywania, a po zmianie przepisów dyrektywy przedsiębiorstwa posiadałyby prawo do przekształcania faktur papierowych na elektroniczne.

Dodatkowo, dokonując interpretacji dyrektywy 2006/112/WE w świetle jej sformułowań i celów należy mieć na uwadze, że Rada Unii Europejskiej zamierzając osiągnąć rezultaty niefiskalne (ekologiczne) wprowadziłaby odpowiednie unormowanie do treści samej dyrektywy. Przykładowo instrumenty proekologiczne w regulacjach prawnych Rada zawarła w dyrektywie 2003/96/WE z 27 października 2003 r. w sprawie restrukturyzacji wspólnotowych przepisów ramowych dotyczących opodatkowania produktów energetycznych i energii elektrycznej. W preambule wymienionej dyrektywy, odnosząc się do jej celów, Rada wskazała, iż zamiarem było stworzenie przepisów umożliwiających przeciwdziałanie globalnemu ociepleniu poprzez ograniczenie emisji dwutlenku węgla (motyw 7 dyrektywy).

Reasumując stwierdza się, iż obecnym stanie prawnym nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

Ponadto należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Wskazuje się, że Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej w swoim rozdziale III określa zamknięty katalog źródeł prawa powszechnie obowiązującego. Nie przewiduje on takiej mocy dla orzecznictwa sądowego, w tym orzecznictwa sądów administracyjnych, gdyż w Polsce nie obowiązuje system precedensów sądowych.

W związku z powyższym, nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy zauważyć, że moc obowiązująca wyroków zamyka się w obrębie spraw, w których zostały wydane. Wynika to również z treści art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.), który przesądza, że ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia. Zatem wyroki sądów są wydane w konkretnych sprawach i dotyczą wyłącznie tych spraw, w których zapadły. Organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o zebrany w danej sprawie materiał dowodowy. Zatem trudno jest określić w jakim stopniu sprawy będące przedmiotem autonomicznych rozstrzygnięć sądów, które powołała Spółka, mogą odzwierciedlać sytuację przedstawioną przez nią we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji.

Wobec powyższego należy podkreślić, że powołane we wniosku, orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt I FSK 1169/08 stanowi rozstrzygnięcie w konkretnej sprawie o charakterze indywidualnym i tylko do niej się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Również należy wyjaśnić, iż z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej, gdyż kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.