ITPP3/443-458/13/MD

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 20 sierpnia 2013 r. (data wpływu 20 września 2013 r.), uzupełnionym w dniu 4 grudnia 2013 r. (data wpływu), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych w elektronicznej bazy danych) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

W dniu 20 września 2013 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony w dniu 4 grudnia 2013 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych w elektronicznej bazy danych) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku oraz jego uzupełnieniu przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie badania i analiz technicznych. W ramach prowadzonej działalności nabywa usługi i towary dla potrzeb sprzedaży opodatkowanej, zarówno od kontrahentów zagranicznych jak i od wielu dostawców będących podatnikami VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). Przedmiotem nabywanych usług są badania laboratoryjne, ekspertyzy techniczne i kontrola ładunków towarów w trakcie procedur celnych importu i eksportu. W związku z tym Spółka otrzymuje miesięcznie znaczną ilość "faktur zakupowych VAT" w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych "faktur VAT" w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania "faktur VAT" będzie przebiegała w następujący sposób:

1. Sprzedawca/Dostawca usług nabywanych przez Spółkę wysyła "fakturę VAT" w formie papierowej na adres Spółki;

2. Oryginalna "faktura VAT" (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę;

3. Spółka zeskanuje każdą otrzymaną "fakturę VAT" posiadającą stempel z oznaczeniem daty wpływu "faktury VAT", przy czym wersja elektroniczna "faktury VAT" będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT);

4. Zeskanowana "faktura VAT" zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury;

5. Po wprowadzeniu "faktury VAT" do elektronicznej bazy danych, "faktura VAT" w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona;

6. Wszystkie zeskanowane "faktury VAT" przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Papierowa "faktura VAT" zapisana w elektronicznym systemie przechowywania danych, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do "faktur VAT" przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy procedura przechowywania "faktur VAT" przedstawiona przez Spółkę spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

2. Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania "faktur VAT" w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę - zgodnie z art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, z zachowaniem zasad dotyczących szczególnego momentu odliczenia VAT - oraz wprowadzenia ich do elektronicznej wersji na serwer, a następnie zniszczenia ich wersji papierowej.

Zdaniem Spółki, proponowana procedura przechowywania "faktur VAT" jest prawidłowa, gdyż spełnia wszystkie wymogi prawnopodatkowe. W konsekwencji Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych "faktur VAT", dotyczących zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną.

Zdaniem Spółki obecnie istnieje możliwość przechowywania faktur papierowych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Świadczy o tym sformułowanie, że podatnicy mogą przechowywać faktury w "dowolny sposób" zapewniający spełnienie wymogów § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarowi usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy. W myśl przepisów ww. rozporządzenia, podstawowym warunkiem przechowywania faktur, bez względu na wybór formy przechowywania jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy nie narzucają obowiązku przechowywania przez odbiorcę faktur dokumentujących dokonane zakupy w takiej formie, w jakiej zostały wystawione. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane przechowywaniem otrzymanych faktur w formie papierowej. Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. i 20 ust. 17 i 19 ora z art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w i fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 ww. artykułu)

Z ww. przepisów wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz nie zaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy. W świetle powołanych wyżej przepisów należy uznać, że kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT).

O ile zatem sposób przechowywania faktur będzie odpowiadał wymogom przepisów, Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT z otrzymanych faktur związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadach określonych w art. 86 ust. 10 i 11 ustawy, z zachowaniem przepisów o szczególnym momencie odliczenia VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - dalej "ustawa" - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) - dalej "rozporządzenie".

W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 rozporządzenia).

Według § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

* w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Należy w tym miejscu dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz.UE.L Nr 347, str. 1 z późn. zm.) - dalej jako "Dyrektywa" - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a powołanego artykułu wynika, iż kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług - z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Przepisy art. 86 ust. 10 i 11 ustawy wskazują na terminy, w jakich podatnik może z ww. uprawnienia skorzystać.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 10 ustawy, prawo podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

Z treści złożonego wniosku wynika, że w celu uproszczenia systemu przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej. Procedura przechowywania faktur będzie przebiegała w następujący sposób:

* kontrahent wyśle fakturę w formie papierowej na adres Spółki,

* oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) zostanie zeskanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę, przy czym wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa;

* zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Od tego momentu nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury;

* po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, faktura w formie papierowej zostanie zniszczona;

* wszystkie zeskanowane faktury przechowywane będą ww. sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Papierowa faktura zapisana w elektronicznym systemie przechowywania danych, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Przedmiotem usług nabywanych przez Spółkę dla potrzeb sprzedaży opodatkowanej są badania laboratoryjne, ekspertyzy techniczne i kontrola ładunków towarów w trakcie procedur celnych importu i eksportu.

Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych w elektronicznej bazy danych) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane w elektronicznej bazie danych), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, tj. w takie w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.

Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Z prawa do odliczenia podatku naliczonego Spółka będzie mogła skorzystać - co do zasady - w terminach określonych w art. 86 ust. 10 i 11 ustawy, z zachowaniem zasad dotyczących szczególnego momentu odliczenia podatku naliczonego.

Tut. organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem weryfikacja tej będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Postępowanie bowiem w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.