ITPP3/443-258a/08/ZG - Możliwość przechowywania faktur elektronicznych dla celów podatkowych w innym formacie niż zostały wysłane, zakładając, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. z 2005 r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 10 grudnia 2008 r. (data wpływu 22 grudnia 2008 r.), uzupełnionym dnia 8 stycznia 2009 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur wystawionych w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 22 grudnia 2008 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur wystawionych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Podatnik zamierza wdrożyć elektroniczny obieg faktur. W związku z tym zamierza zrezygnować z wymiany faktur w formie papierowej z tymi kontrahentami, którzy zaakceptują wymianę faktur w formie elektronicznej.

Wymiana dokumentów będzie się odbywała poprzez standard EDI - EANCOM będący pod standardem UN/EDIFACT. UN/EDIFACT jest standardem EDI opracowanym przez ONZ, opisującym m.in. dopuszczalną składnię i zestaw standardowych komunikatów wymienianych między nadawcą i odbiorcą.

Po uprzednim poinformowaniu właściwego urzędu skarbowego i celnego, faktury będą przechowywane na serwerze podłączonym do lokalnej sieci komputerowej wykorzystywanej przez Spółkę znajdującym się na terytorium Królestwa Danii należącym do spółki matki podatnika.

Spółka ta będzie także sprawowała nadzór nad serwerem, zapewniając jego dostępność, usuwanie awarii i tworzenie oraz przechowywanie kopii zapasowych. Dostęp do przechowywanych faktur będzie natychmiastowy, pełny i ciągły, w granicach niezawodności i przepustowości łączy internetowych. Spółka zamierza korzystać z usług duńskiego lub polskiego dostawcy EDI dla zapewnienia integralności i autentyczności pochodzenia przesyłanych danych. Dostawcy EDI wydadzą oświadczenie o zapewnieniu integralności i autentyczności pochodzenia faktur. Jednocześnie integralność i autentyczność pochodzenia faktur, będą gwarantowane przez faktury znajdujące się u ich wystawcy (kontrahenta Spółki lub podmiotu trzeciego zajmującego się profesjonalnym archiwizowaniem faktur elektronicznych), zgodnie z Postanowieniem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Szczecinie z dnia 20 września 2007 r., sygn. akt OP/443/175/BS/07 wydanym na wniosek Spółki.

Dla potrzeb ewentualnej kontroli, Spółka będzie gotowa udostępnić w swojej siedzibie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej komputer (y), poprzez który (e) możliwy będzie dostęp do otrzymanych przez siebie i zarchiwizowanych faktur elektronicznych, znajdujących się na serwerze w Danii. W tym celu pracownicy organów kontroli podatkowej będą musieli się zalogować na danym komputerze używając nazwy użytkownika i hasła podanego przez Spółkę. Dzięki temu pobór i wydruk faktur przez pracowników organów kontroli podatkowej będzie automatycznie dokumentowany.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury elektroniczne mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane, zakładając, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku...

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury elektroniczne mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, że format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

Dyrektywa w sekcji 5 ("Przesyłanie faktur drogą elektroniczną") ustanawia wymogi dotyczące faktur elektronicznych. Ponadto, określa przypadki, w których państwa członkowskie powinny akceptować takie faktury. Najważniejszy z nich zawarty jest w art. 233 ust. 1 lit. a) i b) stanowiący, że państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

Jednocześnie zgodnie z art. 234 Dyrektywy, państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną, w tym w odniesieniu do formatu przesyłanej faktury elektronicznej. W konsekwencji zgodnie z art. 233 ust. 1 lit. a) i b) należy uznać, iż system wymiany i archiwizacji faktur elektronicznych powinien przede wszystkim gwarantować autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści.

Minister Finansów w § 4 pkt 2 rozporządzenia prawidłowo ustanowił regulację analogiczną do art. 233 ust. 1 lit. a) i b) odnosząc się do zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych podczas ich wystawiania, przesyłania i przechowywania. Dodatkowo w § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia zajął stanowisko w zakresie formatu przesyłanej faktury elektronicznej, które nie ma odzwierciedlenia w uregulowaniach Dyrektywy.

Zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Zdaniem Spółki przepis ten należy interpretować w jedyny możliwy sposób, iż wystawca i odbiorca mają prawo wybrać format przechowywania faktur, zakładając, że sam format jak i procedury zmiany formatu, w którym faktura elektroniczna została wysłana i otrzymana, na format służący do jej archiwizacji lub wizualizacji zapewniają autentyczność pochodzenia tej faktury oraz integralność jej treści. W konsekwencji wskazany przepis zostanie spełniony w sytuacji, w której faktura elektroniczna zostaje wystawiona w danym formacie, przy jednoczesnym przetransportowaniu jej na platformie EDI na format odbiorcy, w którym odbiorca ją otrzymuje. Najważniejsze jest bowiem, czy proces zamiany gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych, integralność ich treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Odmienna interpretacja wskazanego przepisu nakazująca przechowywanie faktur elektronicznych w formacie pierwotnym, uwzględniając możliwości systemu EDI, uniemożliwiałaby ich wizualizację i wydruk w postaci zrozumiałej dla człowieka. Ponadto, zmiana formatu faktur elektronicznych mająca na celu ich przechowywanie jest również uzasadniona obowiązkiem Spółki stworzenia warunków do prowadzenia kontroli przez organy podatkowe i skarbowe. Uwzględniając, pierwszeństwo przepisów prawa wspólnotowego przed przepisami prawa polskiego, należy uznać, iż w przypadku odmiennej interpretacji § 6 ust. 5 rozporządzenia zostałaby naruszona Dyrektywa, w szczególności jej 234 artykuł.

Przedstawione stanowisko Spółki jest zbieżne z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 września 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 1054/07), który stwierdził, że faktury elektroniczne mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie, niż zostały wysłane, pod warunkiem, iż format umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

W podsumowaniu Spółka wskazuje, iż faktury elektroniczne mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 pkt 2 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane, poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

W przedstawionym przez Podatnika zdarzeniu przyszłym, e-faktury będą archiwizowane w systemie w oryginalnym formacie, z równoczesnym udostępnieniem czytelnej formy faktury.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej będą przechowywane przez wystawcę oraz odbiorcę, w formacie w którym zostały przesłane. Wskazać przy tym należy, iż samo przekonwertowanie komunikatu EDI z formatu nieczytelnego na format czytelny, nie ingeruje w format faktury w rozumieniu przepisu § 6 ust. 5 rozporządzenia, lecz umożliwia jedynie jej wizualizację i wydruk w formie czytelnej.

Organ podatkowy pragnie podkreślić, iż przepis § 6 ust. 5 rozporządzenia, nie narusza postanowień art. 234 dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatkowego, bowiem nie nakłada on dodatkowego obowiązku stosowania konkretnego formatu, w którym faktury elektroniczne mają być wystawiane, przechowywane oraz wysyłane. Jednakże, jeżeli faktury już zostały wystawione w określonym formacie, powinny one być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały one przesłane.

Podkreślić należy także, iż procedury zapewniające integralność danych powodują, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Faktura elektroniczna nie byłaby integralną gdyby nastąpiło przekonwertowanie jej formatu w trakcie przesyłania, a zatem narzucenie jednego formatu podczas przesyłania i przechowywania nie może być postrzegane jako nałożenie dodatkowego obowiązku ponad przepis dyrektywy.

Natomiast w odniesieniu do powołanego przez Wnioskodawcę orzeczenia Wojewódzki Sądu Administracyjnego w Warszawie, organ podatkowy stwierdza, iż orzeczenia wydawane przez sądy administracyjne rozstrzygają w indywidualnych sprawach i nie stanowią źródła prawa powszechnie obowiązującego w przeciwieństwie do ustaw podatkowych oraz aktów wykonawczych, które posiadają moc powszechnie obowiązującą do momentu ich zmiany lub uchylenia.

Reasumując stwierdza się, iż z przedstawionego zdarzenia przyszłego opisanego we wniosku wynika, że e-faktury są archiwizowane i przesyłane w niezmienionym formacie i następuje ich wizualizacja bez ingerencji w format, która umożliwiająca odczyt przez człowieka. Zatem w związku z faktem, iż nie nastąpi zmiana formatu wystawianych faktur przy przesyłaniu i przechowywaniu e-faktur w formie elektronicznej, w ocenie organu, spełnione zostaną warunki określone w § 4 oraz z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.