ITPP3/443-196c/11/JK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17 sierpnia 2011 r. (data wpływu 25 sierpnia 2011 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur i faktur korygujących wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 25 sierpnia 2011 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur i faktur korygujących wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej jest produkcja myjni, sprzedaż środków chemicznych i sprzętu do sprzątania. Wnioskodawca wystawia miesięcznie około 800 faktur VAT oraz faktur korygujących VAT dokumentujących sprzedaż towarów i usług. Obecnie kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących VAT, po ich wystawieniu i wysłaniu do kontrahenta w wersji papierowej pocztą, są przechowywane w formie papierowej w siedzibie Spółki. Proces wystawiania faktur VAT (wydruk egzemplarzy przeznaczonych dla kontrahentów oraz wydruk związany z archiwizacją dokumentacji dla celów podatkowych, a także ich zapisywanie w postaci pliku elektronicznego w celach organizacyjnych z wykorzystaniem systemu elektronicznego) realizowany jest przez dział handlowy jednostki.

Baza faktur VAT, oprócz możliwości wskazanych powyżej, posiada możliwość przechowywania, archiwizowania i łatwego dostępu do bazy wystawionych przez Spółkę faktur VAT w formie elektronicznej oraz umożliwia również ich przesyłanie w wersji elektronicznej poszczególnym kontrahentom, jak i dokonywanie wydruków faktur VAT lub ich udostępnianie również w wersji elektronicznej na każde żądanie osoby dokonującej kontroli skarbowej lub podatkowej. Format zapisu przedmiotowych faktur VAT (PDF) pozwoli nie tylko na pełen do nich dostęp (przysługujący wyłącznie upoważnionym do tego pracownikom Spółki), lecz także uniemożliwi modyfikację treści zapisów kopii wystawionej faktury również po jej wysłaniu. Przedmiotowe faktury niezwłocznie po ich wystawieniu i zapisaniu w systemie będą wysyłane do kontrahentów Spółki, a kopia drukowana dla działu księgowości.

Spółka zamierza, na podstawie przepisów art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., po uzyskaniu uprzedniej zgody od kontrahentów, zaprzestać wysyłania im przedmiotowych faktur VAT pocztą w formie papierowej, w zamian przekazując je im drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej w plikach zapisanych w formacie PDF. Powyższe Wnioskodawca uzasadnia faktem zdarzających się opóźnień związanych z przesyłaniem korespondencji na terytorium kraju, czy też nawet gubienia przesyłek. W takiej sytuacji kontrahenci Spółki otrzymują faktury już po terminie ich płatności. Analogiczne utrudnienia Spółka napotyka w ramach swojej działalności gospodarczej, otrzymując faktury VAT wystawione na jej rzecz przez kontrahentów z kilkunastodniowym nawet opóźnieniem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka postąpi zgodnie z dyspozycją przepisów art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, § 19, § 20 i § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., a także § 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. archiwizując faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawione w wersji elektronicznej (po uzyskaniu uprzedniej akceptacji na otrzymywanie wymienionych faktur we wskazany powyżej sposób.

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, obraz faktury VAT i faktury korygującej VAT zapisany w pliku PDF zapewnia integralność treści danego dokumentu z uwagi na fakt, iż pliki zapisane w danym formacie są nieedytowalne. Nie można bowiem zmienić ich treści ponieważ niemożliwym (przy zastosowaniu ogólnodostępnego standardowego i legalnego oprogramowania służącego do otwierania plików danego typu) jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian w treści faktury VAT zapisanej jako obraz PDF, a w szczególności w jej numerze dacie wystawienia czy też kwotach na niej widniejących (w tym w wartościach netto kwotach podatku). Spółka wskazuje przy tym, że w rozporządzeniu nie odniesiono się do faktur korygujących.

Spółka wskazuje we wniosku, iż podatnik może wysyłać fakturę VAT w formie elektronicznej pod warunkiem ciążącym zarówno na wystawcy i na odbiorcy faktury VAT - zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury niezależnie od formy jej wystawienia począwszy od momentu jej wystawienia aż do końca okresu jej przechowywania przy uprzedniej akceptacji takiego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Spółka wskazuje, iż system zapisu faktur VAT w formacie PDF gwarantuje wypełnienie wszystkich obowiązków przewidzianych w wyżej wymienionych rozporządzeniach.

Zdaniem Spółki, zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie § 21 ust. 2 wskazanego rozporządzenia nakazuje przechowywać wskazane dokumenty w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczne udostępnienie organowi podatkowemu lub skarbowemu na ich żądanie, z zachowaniem autentyczności pochodzenia i integralności treści, w dowolny sposób i z podziałem na okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż z treści § 21 ust. 1 rozporządzenie wynika, iż dopuszczono zastosowanie dowolnej metody archiwizacji faktur VAT (w tym faktur korygujących), bez konieczności zachowania oryginalnej postaci, w jakiej zostały otrzymane lub udostępnione. Wnioskodawca może zatem faktury VAT otrzymane w formie papierowej przechowywać w wersji elektronicznej i odwrotnie, faktury wystawione w wersji elektronicznej przechowywać w formie papierowej. W związku z powyższym Spółka postąpi zgodnie z dyspozycją obowiązujących przepisów, archiwizując faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawione z w wersji elektronicznej (po uzyskaniu uprzedniej akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie faktur VAT i faktur korygujących) we wskazany powyżej sposób. Skoro przepisy zakładają możliwość archiwizacji faktur VAT w dowolnej formie, to przechowywanie tych faktur (w tym faktur korygujących) w wersji elektronicznej w formacie PDF spełnia wymogi określone w § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia o fakturach, z uwagi na fakt, iż powyższa metoda: zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; umożliwia łatwe ich odszukanie; umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur VAT organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie, jak i ich przetwarzanie przez ww. podmioty (np. poprzez zapisanie ich kopii na płycie CD lub D/D, jak i w pamięci przenośnej z wykorzystaniem portu USB).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W tym miejscu należy podkreślić, iż w przypadku przechowywania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej w sytuacji, gdy podatnik otrzymał je w tej formie stosuje się uregulowania zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem.

I tak, w myśl przepisów § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W myśl § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Ponadto, zgodnie z treścią § 8 rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur (w tym faktur korygujących) w formie elektronicznej przesłanych w tej formie. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku stosowania określonych procedur zapewniających autentyczność i integralność faktur w postaci elektronicznej, czyli bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia nie określają formatu elektronicznego, w jakim może być przechowywana faktura elektroniczna, zatem może być ona przechowywana także w formacie PDF.

Wskazać także należy, że co do zasady, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności tych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Z treści wniosku wynika, iż Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej faktury i faktury korygujące przesłane w tej formie (e-mail) w formacie PDF, wyrażając akceptację na otrzymywanie faktur w tej formie. Proponowana przez Spółkę metoda przechowywania wymienionych faktur pozwala na wypełnienie wymogów określonych w § 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Wobec powyższego, odnosząc się do kwestii prawidłowości sposobu przechowywania faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w formacie PDF stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać wystawione w formie elektronicznej faktury we wskazanym we wniosku formacie bez stosowania metod określonych w przepisach rozporządzenia. Warunkiem stosowania takiego systemu przechowywania wskazanych faktur będzie zagwarantowanie przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur oraz czytelności faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wobec powyższego, mimo, iż Wnioskodawca częściowo powołał niewłaściwe przepisy prawa, to stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków odnoszących się do takich faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.