ITPP1/443-1088/09/KM - Wystawienie kopii faktury różniącej się pod względem wizualnym od oryginału.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2009 r. (data wpływu 12 listopada 2009 r.) uzupełnionym w dniu 28 stycznia 2010 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawiania kopii faktur różniących się pod względem wizualnym od oryginału faktury - jest prawidłowe.

W dniu 12 listopada 2009 r. został złożony wniosek uzupełniony w dniu 28 stycznia 2010 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawiania kopii faktur różniących się pod względem wizualnym od oryginału faktury.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca - podatnik podatku VAT (powstały z zakładu komunalnego gminy i miasta) - świadczy usługi komunalne m.in. w zakresie dostarczania wody, usuwania nieczystości, odprowadzania ścieków itp., wystawiając na rzecz mieszkańców gminy faktury VAT. Od listopada 2009 r. Wnioskodawca stosuje system fakturowania usług za dostawę wody i odbiór ścieków o nazwie "P", który pozwala na wystawianie faktur na bieżąco u klienta, u którego dokonywany jest odczyt, np. zużycia wody. Oryginał wręczany jest odbiorcy usług, następnie drukowana jest kopia faktury. System "P" w swoim oprogramowaniu posiada opcję przegrania danych "z trasy", na której inkasent dokonał odczytu wodomierzy i wystawił faktury, na komputer stacjonarny znajdujący się w siedzibie Wnioskodawcy. Z próbnych wersji wynika, iż wydrukowany oryginał z "P" "pod względem formalnym i wizualnym" jest różny od kopii wydrukowanej z komputera stacjonarnego, natomiast nie ma żadnych różnic pod względem danych podmiotowych, jak i ilościowych i wartościowych.

W uzupełnieniu wniosku podkreślono, iż Wnioskodawca dokumentując świadczone usługi dla kontrahentów za każdym razem wystawia oryginał i kopię faktury. Różnica kopii względem oryginału podyktowana jest innym sposobem jego drukowania (inna czcionka i druk), a więc poza wyglądem wizualnym kopia jest wiernym odzwierciedleniem oryginału. Ponadto wskazano, iż "system" nie pozwala na ingerencję, zapewnia niezmienność i integralność drukowanych kopii z oryginałem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (sformułowane w uzupełnieniu wniosku):

Czy w związku z przedstawionym stanem faktycznym jest dopuszczalne w podatku od towarów i usług, aby wystawca faktur VAT mógł wystawiać "pod względem formalnym" kopię faktury różniącą się od oryginału.

Zdaniem Wnioskodawcy, powołującego się na art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze, z tytułu powstałego obowiązku podatkowego należy wystawić fakturę VAT w co najmniej dwóch egzemplarzach - kopii i oryginału. W ocenie Wnioskodawcy, żaden przepis prawa nie stanowi, że zarówno kopia jak i oryginał ma być identyczna, istotnym w tym miejscu jest fakt, aby treści merytoryczne tych dokumentów były takie same, natomiast fakt różnicy formalnej pod względem wyglądu faktury, będącej kopią a oryginałem nie ma znaczenia zarówno dla wystawiającego, jak i otrzymującego faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej - w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca z tytułu świadczonych usług komunalnych, po dokonaniu przez inkasenta odczytu np. zużycia wody, wystawia "na bieżąco u klienta" fakturę VAT w formie papierowej, wręczając oryginał odbiorcy. Natomiast wydrukowana z komputera stacjonarnego, znajdującego się w siedzibie Wnioskodawcy, na który przegrane są dane "z trasy", kopia faktury różni się jedynie pod względem wizualnym od oryginału, tj. inna czcionka i druk.

Zatem w przedstawionym stanie faktycznym stwierdzić należy, iż jeśli system, w którym wystawiane są faktury zapewnia - jak wskazano we wniosku - niezmienność i integralność danych, bez możliwości ingerencji i modyfikacji treści jej zapisów, dopuszczalne jest w tym konkretnym przypadku posiadanie i przechowywanie przez Wnioskodawcę takich kopii faktur, które są zgodne z oryginałem w sposób nie budzący wątpliwości pod względem danych dotyczących stron transakcji, przedmiotu transakcji oraz danych ilościowych i wartościowych.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.