ITPB3/423-770/08/MT

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2008 r. (data wpływu 31 grudnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 31 grudnia 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca nabywa usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze (ciastka, napoje bezalkoholowe, itp.), które zużywa w trakcie: spotkań roboczych pracowników Spółki z udziałem doradców, przedstawicieli firm zewnętrznych, narad i spotkań roboczych pracowników Spółki z pracownikami spółek powiązanych, posiedzeń Rady Nadzorczej lub związków zawodowych z Zarządem Spółki.

Spółka ponosi ponadto wydatki na zakup produktów spożywczych, takich jak: kawa, herbata, paluszki, ciastka, itp. Są to produkty o małej wartości, pozostawiane do dyspozycji kontrahentom oraz osobom odwiedzającym Spółkę w sekretariatach poszczególnych pionów oraz ustawiane na stołach konferencyjnych w trakcie narad i spotkań roboczych z kontrahentami (dostawcami, wykonawcami, etc.) podczas negocjacji, spotkań biznesowych. Do dnia złożenia wniosku, wydatki te Spółka zaliczała do kosztów reprezentacji, w związku z czym nie uznawała ich za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki na:

stanowią koszty uzyskania przychodów, jako koszty ogólne działalności i nie są kosztami reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na zakup kawy, herbaty, paluszków, ciastek i innych tym podobnych produktów spożywczych o nieznacznej wartości, przeznaczonych na poczęstunek dla kontrahentów lub osób odwiedzających Spółkę nie stanowią kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Taki drobny poczęstunek należy traktować jako element kosztów ogólnych funkcjonowania firmy, a ewentualnie jego brak może świadczyć negatywnie o zarządzających.

W związku z tym, że w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych brak jest definicji pojęcia "reprezentacja", Spółka odwołuje się do Słownika języka polskiego, wskazując, że zgodnie z definicją słownikową, "reprezentacja" to "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną". W jej ocenie, kawa, herbata, soki, paluszki, itp. zakupione w celu poczęstowania kontrahenta nie są żadną okazałością ani wystawnością, a jedynie przejawem kultury w sposobie podejmowania gości, skromnym poczęstunkiem, czymś oczywistym, normą w świetle dobrych obyczajów.

Wydatki na usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze (ciastka, napoje bezalkoholowe, itp.) nabywane i zużywane w trakcie spotkań roboczych pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej - z udziałem doradców, przedstawicieli firm zewnętrznych mogą stanowić, jej zdaniem, koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Spotkania te mają na celu ustalenie jednolitego sposobu postępowania przez odpowiednie komórki w poszczególnych Oddziałach, omówienie zgłoszonych wątpliwości, problemów, jak również dotyczą prac zespołów i komisji utworzonych do realizacji określonych celów. Przedstawiciele firm zewnętrznych uczestniczą w tych spotkaniach, służąc głosem doradczym jako eksperci z danej dziedziny (praw, podatków, techniki), na podstawie umów mających za przedmiot doraźne bądź stałe świadczenie usług doradztwa na rzecz Spółki. Wydatki na usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze podawane w trakcie takich narad utrzymywane są na zwyczajowo przyjętym poziomie, zaś osoby uczestniczące w tych spotkaniach jako doradcy mają jedynie prawo korzystać z poczęstunku przygotowanego dla pozostałych uczestników narady.

W kwestii wydatków na artykuły spożywcze i usługi cateringowe wykorzystywane w trakcie narad pracowników Spółki oraz pracowników spółek powiązanych oraz spotkań roboczych członków Zarządu Spółki z członkami zarządu spółek powiązanych - Wnioskodawca również stoi na stanowisku, iż stanowią one koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 omawianej ustawy. Wydatki te ponoszone są dla zwiększenia efektywności pracowników oraz członków zarządu w trakcie długich, wielogodzinnych spotkań dotyczących zasad wzajemnej współpracy pomiędzy Spółką oraz spółkami powiązanymi, przekładających się na jakość realizacji wzajemnych kontraktów oraz przedsięwzięć, a co za tym idzie na przychody Spółki. W opinii Jednostki, wydatki te nie mają charakteru reprezentacji, gdyż ich celem nie jest w tym przypadku budowa relacji z klientem oraz wizerunku firmy poprzez okazałość i wystawność nastawione na wywarcie pozytywnego wrażenia, a jedynie maksymalizacja efektywności podejmowanych w trakcie narad ustaleń, mających wpływ na jej przychody.

Podobnie, wydatki na artykuły spożywcze oraz usługi cateringowe wykorzystywane w trakcie całodniowych posiedzeń Zarządu z Radą Nadzorczą lub związkami zawodowymi, stanowią - zdaniem Spółki - koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ celem ich poniesienia jest zwiększenie efektywności pracy oraz zapewnienie odpowiednich warunków do podejmowania przez członków Zarządu, związków zawodowych lub Rady Nadzorczej decyzji (istotnych z punktu widzenia istnienia oraz funkcjonowania Spółki). Zapewnienie optymalnych warunków funkcjonowania przedstawicielom najważniejszych organów Spółki w trakcie posiedzeń minimalizuje ryzyko wystąpienia strat i pomyłek, wynikających z potencjalnych błędów w podejmowanych uchwałach lub wydawanych zarządzeniach. Wydatki te nie mają również charakteru reprezentacji ani - w przypadku członków Rad Nadzorczych lub związków zawodowych - wydatków na ich rzecz. Członkowie Rad Nadzorczych lub związków zawodowych nie odnoszą żadnych korzyści osobistych w związku ze spożyciem posiłku w trakcie całodniowego posiedzenia. Posiłek ten ma za cel jedynie zapewnienie ich optymalnej koncentracji i wydajności oraz skupienia na sprawach Spółki, co w przyszłości może wpłynąć na wymierny wzrost jej przychodów.

Wobec powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, wydatków takich nie należałoby uznawać za koszty reprezentacji, a tym samym można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka podkreśla, że podobne stanowisko w tej kwestii zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 24 stycznia 2008 r., znak ITPB3/423-219/PS i interpretacji indywidualnej z dnia 23 października 2008 r., znak ITPB3/423-506/08/MH oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2008 r., znak ILPB3/423-196/07-2/EK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

Ponadto, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup:

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwalifikacji prawnej wymienionych wydatków, tj. oceny, czy mają one charakter wydatków na reprezentację, czy też ogólnych kosztów funkcjonowania Spółki.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Reprezentację należy rozumieć jako występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Mając na względzie powyższe, należy stwierdzić, że wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, itp.), pozostawionych do dyspozycji kontrahentów i innych osób odwiedzających siedzibę Spółki w sekretariatach poszczególnych pionów oraz podawanych podczas spotkań handlowych, nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością charakter oferowanego poczęstunku, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki - jako ogólne kosztów funkcjonowania - do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Podobnie, koszty zakupu produktów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, itp.) i cateringu na spotkania pracowników, kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki z pracownikami spółek powiązanych oraz Członków Zarządu Spółki z członkami zarządów spółek powiązanych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy, o ile nie noszą znamion okazałości i wytworności w występowaniu w imieniu Spółki oraz są racjonalnie uzasadnione w kontekście przesłanki celowości z art. 15 ust. 1 omawianej ustawy.

Następne z wymienionych wydatków, ponoszone na zakup artykułów spożywczych oraz usług cateringowych na spotkania pracowników, kadry zarządzającej i dyrektorskiej z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi, nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 omawianej ustawy. Spotkania takie nie służą bowiem reprezentowaniu Wnioskodawcy, ale konsultowaniu określonych zagadnień związanych z funkcjonowaniem Spółki jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą z ekspertami z danej dziedziny (praw, podatków, techniki). Wobec powyższego, wskazane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na mocy art. 15 ust. 1 analizowanej ustawy, jeśli zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich uzyskiwania.

W przypadku spotkań Zarządu Spółki z Radą Nadzorczą lub przedstawicielami Związków Zawodowych również nie można mówić o celach reprezentacji. Koszty cateringu i zakupu produktów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, itp.) nie stanowią zatem kosztów, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie mieszczą się również w kategorii wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 38a tej ustawy. Oznacza to, że wydatki te, o ile są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Należy przy tym podkreślić, że decyzja o uznaniu danego wydatku za koszt uzyskania przychodów należy do podatnika. Dokonując jego kwalifikacji prawnej, powinien uwzględnić okoliczności poniesienia tego wydatku i treść art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnik musi przy tym mieć świadomość, że na etapie ewentualnych późniejszych postępowań podatkowych lub kontrolnych, może pojawić się konieczność przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej operacji. Zgodnie natomiast z ogólną zasadą prawa, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne. Oznacza to, że podatnik będzie musiał wykazać spełnienie przesłanek zaliczenia tego wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej datowania.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.