ITPB3/423-723/09/MK - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki wydatków poniesionych na organizację imprezy z okazji święta branżowego.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2009 r. (data wpływu 16 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji wydatków poniesionych na organizację imprez z okazji święta branżowego jest nieprawidłowe.

W dniu 16 listopada 2009 r. wpłynął do tut. organu wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji wydatków poniesionych na organizację imprez z okazji święta branżowego - Barbórki, w części dotyczącej uczestników oraz byłych pracowników.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzanie przyszłe.

Spółka, w porozumieniu z inną firmą z branży gazowniczej, która prowadzi swoją działalność na tym samym obszarze, organizuje coroczne imprezy okolicznościowe w związku z obchodzonym dniem św. Barbary (Barbórką). Organizacja takich spotkań zakorzeniona jest w wieloletniej tradycji całego sektora wydobywczego (do którego należy gazownictwo). Na obchody dnia św. Barbary zapraszani są pracownicy obu Spółek, a także goście honorowi przedstawiciele właściciela (spółki dominującej dla Spółki), parlamentarzystów, władz lokalnych i samorządowych oraz przedstawiciele firm współpracujących ze Spółkami.

Zwyczajem jest również zapraszanie byłych, często długoletnich i zasłużonych, pracowników firmy. Uczestnictwo w imprezie jest dobrowolne.

Wydatki ponoszone na zorganizowanie imprezy obejmują m.in.: wynajęcie sali, koszty zaproszeń, usługi cateringowe i/lub gastronomiczne, koszty rejestracji fotograficznej i/lub wizualnej, oprawę muzyczną, kwiaty dla odznaczonych pracowników, odznaczenia branżowe i gadżety z logo Spółek oraz koszty dojazdu pracowników.

Rozliczenie podstawowych kosztów organizacji uroczystości Barbórkowych pomiędzy Spółkami następuje na podstawie podpisanego porozumienia - proporcjonalnie do liczby uczestników każdej ze stron. Obie Spółki mają obowiązek sporządzenia listy uczestników, obejmującej pracowników i zaproszonych gości.

Ustalone jest, że podstawą do rozliczenia końcowego imprez Barbórkowych są załączniki zawierające ww. listy osób oraz zestawienie faktur zakupu lub innych dokumentów księgowych będących dowodem poniesionych przez obie Spółki wydatków. Rozliczenie kosztów tego święta branżowego następuje poprzez wystawienie przez każdą ze stron porozumienia zbiorczej refaktury rozliczeniowej w wysokości wynikającej z przemnożenia jednostkowego kosztu przypadającego na uczestnika Barbórki przez ilość uczestników danej Spółki i powiększonej o podatek VAT ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Spółka podniosła, że posiada strukturę oddziałową, obejmuje swym zasięgiem trzy województwa. Pracownicy na co dzień kontaktują się ze sobą tylko telefonicznie lub za pomocą e-maili. Natomiast możliwość osobistego kontaktu mają podczas prac zespołów i komisji tworzonych do realizacji określonych celów, organizowane wówczas narady mają ścisły i wyłączny związek z prowadzoną działalnością.

Wszystkie wydatki związane z organizacją imprez Barbórkowych są finansowane ze środków obrotowych.

Spółka każdorazowo dysponuje listą osób, które zadeklarowały chęć udziału w obchodach Święta - jest zatem w stanie określić, ile z tych osób to pracownicy Spółki, byli pracownicy, a ile zaproszeni goście. Z uwagi jednak na liczbę uczestników Barbórki Spółka nie jest w stanie określić, ile osób faktycznie wzięło udział w obchodach. Zdaniem Spółki rozdział kosztów powinien być następujący:

W związku z powyższym Wnioskodawca zadał następujące pytania.

Czy wszystkie wydatki poniesione na organizację imprez z okazji święta branżowego Barbórki w części dotyczącej pracowników oraz byłych pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych... Czy zaproponowany sposób podziału kosztów jest prawidłowy...

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki związane z organizacją imprez z okazji święta branżowego Barbórki w części dotyczącej pracowników oraz byłych pracowników Spółki podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych, ponieważ spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, czyli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągane przez Spółkę przychody, oraz mają one związek z prowadzoną działalnością.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć tzw. koszty pracownicze. Pojęcie to obejmuje przede wszystkim wynagrodzenie wypłacane pracownikom za pracę wykonaną w ramach stosunku pracy. Można tu wymienić zarówno wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wszelkiego rodzaju nagrody i premie, jak również wszelkiego rodzaju świadczenia dodatkowe, diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

W ramach tych wydatków mieszczą się także wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych. Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez Spółkę działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników ze Spółką, wzrost motywacji w zakresie wykonywanych obowiązków pracowniczych, a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.

Biorąc dodatkowo pod uwagę oddziałową strukturę Spółki, impreza taka jak Barbórka, niewątpliwie przyczynia się do większej integracji pracowników, którzy na co dzień kontaktują się ze sobą tylko telefonicznie lub za pomocą e-maili. Osobiste poznanie się w trakcie takich uroczystości z pewnością poprawia jakość wzajemnych kontaktów, a także ułatwia rozwiązywanie problemów na jakie napotykają oni w trakcie codziennej współpracy.

Nie bez znaczenia pozostaje również w procesie motywowania pracowników fakt, iż Spółka z należytym szacunkiem traktuje osoby, które świadczyły pracę na rzecz Spółki w minionych latach. Dlatego też wydatki na zorganizowanie święta branżowego - Barbórki w części dotyczącej pracowników oraz byłych pracowników Spółki stanowią pośredni koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

Natomiast moment potrącalności kosztów został przez ustawodawcę uregulowany w art. 15 ust. 4-4e omawianej ustawy podatkowej. Przepisy art. 15 ust. 4-4e tej ustawy zawierają odrębne zasady, dotyczące ustalania momentu rozpoznania danego kosztu, kwalifikowanego jako koszt uzyskania przychodu. Są nimi m.in.:

W przedstawionym stanie faktycznym Spółka planuje ponieść szereg wydatków, w tym m.in. na: wynajęcie sali, koszty zaproszeń, usługi cateringowe i/lub gastronomiczne, koszty rejestracji fotograficznej i/lub wizualnej, oprawę muzyczną, kwiaty dla odznaczonych pracowników, odznaczenia branżowe i gadżety z logo Spółek oraz koszty dojazdu pracowników.

Wyżej wymienione wydatki ponoszone na rzecz pracowników ze środków obrotowych w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych związane są z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu uzyskanie przychodów. Kosztami podatkowymi są bowiem tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych. Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.

Tak więc odnośnie imprez integracyjnych istnieje możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, jednak pracodawca musi położyć szczególny nacisk na motywacyjny charakter imprezy.

Przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. W takim przypadku można przyjąć, że pomiędzy prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi, nawet w sposób pośredni, na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę, istnieją określone związki.

W związku z powyższym, wydatki ponoszone na zorganizowanie imprezy barbórkowej - o ile zostaną właściwie udokumentowane - będą mogły spełnić kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy, przez co będzie można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Z tych też względów wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - stanowią koszty pośrednie prowadzonej działalności, które są potrącane - stosownie do art. 15 ust. 4d-4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Podkreślić należy, że wbrew stanowisku Wnioskodawcy, Spółka winna każdorazowo określić, ile osób faktycznie wzięło udział w obchodach. W tym przypadku argument, iż z uwagi na liczbę uczestników Barbórki nie jest w stanie określić, ile osób faktycznie wzięło udział uznać należy za pozbawiony racjonalnego uzasadnienia, chybiony, skoro Jednostka, co jest w pełni uzasadnione, każdorazowo dysponując listą osób, które zadeklarowały chęć udziału w obchodach Święta, może sprawdzić, potwierdzić ich obecność.

W konsekwencji poniesione przez Spółkę wydatki na zorganizowanie imprezy dla pracowników, a także dla byłych pracowników oraz zaproszonych gości w sytuacji, gdy nie jest możliwe wydzielenie i udokumentowanie wydatków przypadających na konkretnych uczestników (pracowników i byłych pracowników oraz pozostałych osób) nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na zorganizowanie jubileuszu w części dotyczącej pracowników, Spółka mogłaby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie w stanie wyliczyć "osobokoszt" imprezy i wyodrębnić koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (dotyczące tej grupy uczestników imprezy) oraz koszty dotyczące osób pozostałych traktowane jako reprezentacyjne, a tym samym niestanowiące kosztu uzyskania przychodu.

W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Dodatkowo zauważyć należy, że na tle więc wymienionych w piśmie, przykładowo, ogólnie rodzajów wydatków, bez badania ich charakteru w świetle weryfikacji zgromadzonych przez Spółkę konkretnych dowodów - nie można przesądzić, że wydatki te są racjonalnie uzasadnione. Samo ogólne przedstawienie wydatków nie wystarcza, aby można je było uznać za koszty uzyskania przychodów bez analizy ich związków z przychodem. Należy przy tym podnieść, że tego rodzaju kwestie nie są przedmiotem postępowania w trybie art. 14a ustawy Ordynacja podatkowa, gdyż to postępowanie opiera się na przyjęciu opisu zdarzenia przyszłego opisanego przez podatnika - a nie na weryfikacji, czy takie zdarzenie zaistniało w rzeczywistości), tj. czy w tym konkretnym przypadku Wnioskodawca poprzez posiadane konkretne dowody udowodnił, że szczegółowe pozycje i kwoty kosztów są kosztem uzyskania przychodów, gdyż jest to właściwość postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej.

Na marginesie sprawy podnieść należy, że ww. warunków zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie spełniają wszystkie ewentualne wydatki, które mogą być związane z organizacją imprez barbórkowych, tj. wydatki poniesione na zakup produktów alkoholowych. W świetle ww. wymienionych przepisów brak jest podstaw do przyjęcia, że konsumpcja alkoholu jako jeden z elementów organizowanych przez Spółkę imprez integracyjnych współtworzy motywacyjno - organizacyjny ich charakter, a więc pozwala wypełnić przesłankę art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W świetle powyższego, stwierdzić należy, że wydatki na zakup napojów alkoholowych przeznaczonych na imprezy integracyjne, okolicznościowe nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów przez Spółkę. Zatem, nie można ich uznać za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast odnosząc się do wydatków poniesionych na organizację imprez z okazji święta branżowego Barbórki w części dotyczącej byłych pracowników podnieść należy, że wiążą się one pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, jednakże oceniając charakter omawianego wydatku nie można wykazać związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem a uzyskanym przez Spółkę przychodem. Argument, iż wydatki na rzecz byłych pracowników (Spółka z szacunkiem traktuje osoby, które świadczyły pracę na jej rzecz w minionych latach) - w sposób pośredni - odgrywają rolę w procesie motywowania pracowników jest gołosłowny. Nie sposób bowiem nie zauważyć, iż w odróżnieniu od pracowników, byli pracownicy Spółki nie są związani w jakimkolwiek stopniu z osiąganymi przez Spółkę przychodami. Biorąc powyższe pod uwagę poniesione przez Spółkę w tej część kwoty wydatków nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 - 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.