ITPB3/423-629/09/MK - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy wydatków poniesionych na powstanie i funkcjonowanie rady pracowników.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 września 2009 r. (data wpływu 19 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na powstanie i funkcjonowanie rady pracowników do kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe, jeśli odnosi się do tego rodzaju wydatków poniesionych po dniu 7 lipca 2009 r.

W dniu 19 października 2009 r. wpłynął do tut. organu wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia wydatków poniesionych przez Jednostkę na powstanie i funkcjonowanie rady pracowników do kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

U Wnioskodawcy - w myśl przepisów ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji w dniu 13 lipca 2006 r. została utworzona rada pracowników.

Powołanie rady pracowników nastąpiło, w myśl art. 4 ust. 1 ww. ustawy, przez organizację związkową.

Wnioskodawca zawarł z radą pracowników porozumienie w sprawie zasad współpracy.

Kwestie ponoszenia kosztów zostały uregulowane w art. 6 tego porozumienia, w myśl którego: "Pracodawca wskaże Radzie Pracowników pomieszczenie, w którym będzie mogła wykonywać swe czynności. Do dyspozycji Rady Pracowników zostanie przekazana jedna linia telefoniczna i łącza internetowe, dla których zostanie ustalony ryczałt miesięczny w wysokości 300 zł brutto. W przypadku przekroczenia ww. ryczałtu obciążona będzie organizacja związkowa. Pomieszczenie zostanie zaopatrzone w meble umożliwiające wykonywanie przypisanych Radzie Pracowników czynności. Pracodawca zapewni Radzie Pracowników materiały biurowe ilości niezbędnej dla prowadzenia jej spraw. Wszystkie koszty zwiane z działalności Rady Pracowników w tym koszty ewentualnych ekspertyz ponosi w 50 % pracodawca i organizacje związkowe (koszty wykonania niezbędnych ekspertyz do refundacji przez Pracodawcę w wysokości do 9 tys. zł rocznie). Pracodawca przekazuje Radzie Pracowników kartę paliwową z limitem 80 litrów benzyny E95 miesięcznie, do wykorzystania na zakup paliwa niezbędnego do wykonywania jazd związanych z realizacją zadań Rady Pracowników".

Reasumując, koszty, które pojawiają się lub mogą pojawić się w przyszłości w związku z funkcjonowaniem rady pracowników to m.in. koszty związane z udostępnieniem przedstawicielom rady pomieszczenia biurowego z niezbędnym podstawowym wyposażeniem, limitowanej ryczałtem linii telefonicznej i łącza internetowego, materiałów biurowych, zużytego limitu paliwa związanego z wykonywaniem działalności przez radę pracowników. Pracodawca na mocy Porozumienia ponosić może również 50 % kosztów ekspertyz.

Pierwsze koszty funkcjonowania rady pracowników Wnioskodawca zaczął ponosić w 2009 r.

Wydatki zawiązane z powstaniem rady pracowników w 2006 r. w ogóle nie wystąpiły.

W związku z powyższym Wnioskodawca zadał następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone przez pracodawcę na powstanie i funkcjonowanie rady pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych.

W odniesieniu do sformułowanego pytania Wnioskodawca wskazał, że w myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.,

Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika, który zalicza ten wydatek do kosztów, istnienia bezpośredniego lub nawet tylko potencjalnego związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz właściwego udokumentowania tego wydatku, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Uznanie kosztu za koszt uzyskania przychodów uzależnione jest więc od związania go z przychodem takim związkiem przyczynowo-skutkowym, który oznacza, że poniesienie wydatku miało lub mogło mieć w kategoriach obiektywnych wpływ na powstanie lub powiększenie przychodu.

W świetle powyższego, skoro ustawa o z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji nakłada na pracodawców określone obowiązki wobec rady pracowników, a mianowicie w myśl art. 6 ww. ustawy "wszelkie koszty powołania i funkcjonowania rady pracowników ponosi pracodawca", to wydatki te, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, są kosztem uzyskania przychodów.

Dodatkowo, w art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy ustawodawca zastrzegł, że "Rada pracowników ustala z pracodawcą zasady ponoszenia kosztów związanych z wyborem i działalnością rady pracowników, w tym kosztów związanych z wykonywaniem niezbędnych ekspertyz".

Mając na uwadze interes firmy, Wnioskodawca skorzystał z dobrodziejstwa tego zapisu i zawarł z Radą Pracowników w zakresie dotyczącym ponoszenia kosztów w powyższym zakresie Porozumienie przywołane w opisie stanu faktycznego. W ten sposób Wnioskodawca zawęził do niezbędnego minimum krąg ewentualnych wydatków, które mogą pojawić się w związku z funkcjonowaniem rady pracowników, do których ponoszenia obliguje go ustawa w przywołanym powyżej art. 6.

Jednostka podniosła, że powołanie rady pracowników w przedsiębiorstwie poza tym, że jest wymogiem przepisów prawa, jest czynnikiem motywującym pracowników przekonanych, iż pracują w organizacji kierującej się zasadami demokratyzacji procesów komunikacyjnych między nimi, a Zarządem.

Funkcjonowanie rady pracowników umożliwia sprawną komunikację wewnętrzną w organizacji, która w efektywnym zarządzaniu przedsiębiorstwem odgrywa niebagatelną rolę. Właściwa komunikacja oraz przekonanie pracowników, że ich reprezentanci mają wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa powoduje, co do zasady, wzrost zaangażowania i poziomu motywacji, a co za tym idzie wzrost efektywności i jakości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe, jeśli odnosi się do wydatków poniesionych po dniu 7 lipca 2009 r.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej: ustawa, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z przepisu tego wynika zatem, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (tzn. wydatki takie są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, ponieważ w rezultacie ich poniesienia podatnik może oczekiwać zwiększenia swoich przychodów), w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Co istotne również, muszą być to wydatki, dzięki którym podatnik może osiągnąć przychód podlegający opodatkowaniu.

Zauważyć należy, iż przez sformułowanie "w celu" należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy, w szczególności przychodu, a dążenie podatnika ma przymiot "celowości", jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo, np. osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Zgodnie z obowiązującą od dnia 25 maja 2006 r. ustawą z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzeniu z nimi konsultacji (Dz. U. Nr 79, poz. 550 z późn. zm.), rada pracowników jest nowym oprócz związków zawodowych reprezentantem pracowników na terenie danej jednostki. Na podstawie art. 1 ust. 4 w związku z art. 2 ww. ustawy organ ten otrzymał prawo do informowanie uzyskania danych w sprawach dotyczących pracodawcy umożliwiających zapoznanie się ze sprawą oraz przeprowadzania konsultacji - wymiany poglądów oraz podjęcia dialogu z pracodawcą. Ponadto, uzyskał on prawo do przeprowadzania niezbędnych ekspertyz - przy wykonywaniu swoich zadań rada może korzystać z pomocy osób posiadających specjalistyczną wiedzę (art. 15 cyt. ustawy).

Zgodnie z art. 6 ustawy - w brzmieniu obowiązującym w dniu 13 lipca 2006 r. (tj. w dniu powołania u Wnioskodawcy rady pracowników) koszty związane z wyborem i działalnością rady pracowników powoływanej w sposób określony w:

Artykuł 6 zmieniony został - z dniem 8 lipca 2009 r. - przez art. 1 pkt 5 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. zmieniającej ustawę o informowaniu pracowników i przeprowadzeniu z nimi konsultacji W myśl tego przepisu koszty związane z wyborem i działalnością rady pracowników ponosi pracodawca.

Tak więc za prawidłowe należy uznać stwierdzenie Spółki, że ustawa o informowaniu pracowników i przeprowadzeniu z nimi konsultacji nakłada na pracodawców określone obowiązki wobec rady pracowników.

W przedstawionym stanie faktycznym, u Wnioskodawcy w dniu 13 lipca 2006 r. została utworzona rada pracowników. Powołanie rady pracowników nastąpiło, przez organizację związkową. Wnioskodawca zawarł z radą pracowników porozumienie w sprawie zasad współpracy. Pierwsze koszty funkcjonowania rady pracowników Wnioskodawca zaczął ponosić w 2009 r. Wydatki zawiązane z powstaniem rady pracowników w 2006 r. w ogóle nie wystąpiły.

Reasumując, skoro od dnia 8 lipca 2009 r. ustawa o z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji nakłada na pracodawców określone obowiązki wobec rady pracowników, poniesione od dnia 8 lipca 2009 r. wydatki związane z funkcjonowaniem rady pracowników związane z udostępnieniem przedstawicielom rady pomieszczenia biurowego z podstawowym wyposażeniem, limitowanej ryczałtem linii telefonicznej i łącza internetowego, materiałów biurowych, zużytego limitu paliwa związanego z wykonywaniem działalności przez radę pracowników oraz 50 % kosztów ekspertyz mogą być rozpoznawane jako koszt podatkowy w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, z tym jednak zastrzeżeniem, że przedmiotowe wydatki zostały poniesione po dniu 7 lipca 2009 r.

Ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych przez Spółkę, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem Jednostka musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z funkcjonowaniem rady pracowników. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów i wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.