ITPB3/423-346/08/MT

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 26 czerwca 2008 r. (data wpływu 30 czerwca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów używania przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych - jest prawidłowe.

W dniu 30 czerwca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów używania przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

"B." Sp. z o.o., poza samochodem stanowiącym jej własność, zamierza wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej także prywatne samochody pracowników. W tym celu zawrze z pracownikami umowy cywilnoprawne w przedmiocie użytkowania samochodów będących ich prywatną własnością w jazdach lokalnych i zamiejscowych, stosownie do § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271). Umowy określać będą zasady dokonywania na rzecz pracowników zwrotu ponoszonych przez nich z tego tytułu wydatków. Zostanie w nich ustalone, że podstawą zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w celach służbowych w jazdach lokalnych i zamiejscowych będzie liczba faktycznie przejechanych kilometrów. Wysokość tych kosztów stanowić będzie iloczyn wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu, przy czym stawki za 1 km przebiegu przyjęte w umowach z pracownikami będą równe stawkom maksymalnym przewidzianym w § 2 ust. 3 powołanego rozporządzenia, tj. 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm ³ i 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm ³.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki, które Spółka ponosić będzie z tytułu zwrotu pracownikom kosztów używania przez nich prywatnych samochodów dla celów służbowych w jazdach lokalnych, ustalone jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (w wysokości nieprzekraczającej stawek za 1 km przebiegu określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.) mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Zdaniem Wnioskodawcy, całość wydatków, ponoszonych na rzecz pracowników używających samochody prywatne w celach służbowych w jazdach lokalnych, ustalonych w opisany powyżej sposób można będzie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. W myśl zaś art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) tej ustawy, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu albo stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w przepisach wydanych przez właściwego ministra. W opinii Spółki, z łącznej interpretacji obu powołanych przepisów wynika, że przyjęcie metody rozliczania przedmiotowych wydatków na podstawie liczby faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów, według stawek za 1 km przebiegu określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., pozwoli na zaliczenie w całości tak ustalonych wydatków w koszty uzyskania przychodów.

Dokonując wykładni literalnej art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, Jednostka wnioskuje, że w przypadku, gdy zwrot poniesionych przez pracowników wydatków będzie dokonywany w oparciu o liczbę faktycznie przejechanych kilometrów nie ma zastosowania ograniczenie wysokości wydatków, które mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu do kwoty ryczałtu pieniężnego. W Jej ocenie, użycie w konstrukcji tego przepisu alternatywy rozłącznej wskazuje wyraźnie na odrębność rozliczania wydatków na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów i na podstawie ryczałtu pieniężnego. Są to dwie różne instytucje, które nie mogą być stosowane łącznie.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że przyjęcie opisanej w zdarzeniu przyszłym metody ustalania wysokości wydatków ponoszonych na rzecz pracownikom z tytułu zwrotu kosztów używania przez nich samochodów prywatnych w celach służbowych w jazdach lokalnych, pozwoli na zaliczenie tych wydatków w całości do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Wiąże się to z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny prawnej poniesionego przez podatnika wydatku. Należy zatem zbadać, czy jego poniesienie prowadzi bądź też obiektywnie może prowadzić do powstania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich osiągania, oraz czy wydatek ten nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 omawianej ustawy. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest kwalifikacja prawna wydatków związanych z wykorzystywaniem przez pracowników Spółki prywatnych samochodów na potrzeby jej działalności w jazdach lokalnych. Możliwość używania samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych przewiduje art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.). Zgodnie z postanowieniami zawieranych umów, Wnioskodawca zobowiązuje się do zwrotu pracownikom kosztów używania przez nich samochodów dla celów służbowych. Zapłata tych należności jest związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Wydatek jest ponoszony w celu osiągania przychodów, a zatem spełnia ogólną przesłankę uznania go za koszt uzyskania przychodów Spółki, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Prawidłowa ocena prawna przedmiotowych kosztów wymaga również uwzględnienia unormowania art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu rozumie się przy tym stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 omawianej ustawy).

Na mocy art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, warunkiem uznania wydatków z tytułu używania samochodu za koszty podatkowe - z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego - jest ponadto właściwe udokumentowanie przebiegu pojazdu poprzez prowadzenie ewidencji tego przebiegu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Mając na uwadze treść powyższych przepisów, w szczególności alternatywę rozłączna wprowadzoną do art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) analizowanej ustawy, należy zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, że ustawodawca ustanowił dwie odrębne metody obliczania wielkości wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania przez nich samochodów prywatnych dla celów służbowych w jazdach lokalnych, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Podatnik może ustalić ten limit:

* jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów, wynikającej z prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonej dla samochodów osobowych, uwzględniającej odpowiednio pojemność silnika, nie przekraczającej wartości wynikających z odrębnych przepisów wydanych przez właściwego ministra, albo

* jako miesięczny ryczałt pieniężny, stanowiący iloczyn ww. stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, ustalonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie przekraczającego wartości wskazanych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku jazd lokalnych, maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu oraz limity przebiegu kilometrów określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia, stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

* o pojemności skokowej silnika do 900 cm ³ - nie może być wyższa niż 0,5214 zł,

* o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm ³ - nie może być wyższa niż 0,8358 zł.

W opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca zamierza korzystać z pierwszej z wymienionych metod, ustalając koszty wykorzystywania przez pracownika prywatnego samochodu dla celów służbowych jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu, wynikającej z zawartej umowy cywilnoprawnej oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów. Ustanowione przez niego stawki nie będą przekraczać wartości wskazanych w cytowanym powyżej przepisie.

Oznacza to, że w analizowanym przypadku, całość wydatków ponoszonych przez Spółkę na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Jej działalności gospodarczej w jazdach lokalnych, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem właściwego udokumentowania przebiegu każdego pojazdu poprzez prowadzenie ewidencji tego przebiegu, spełniającej wymogi określone w art. 16 ust. 5 powołanej ustawy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.