ITPB1/415-99a/09/AK - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez wspólników na eksploatację prywatnych samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30 stycznia 2009 r. (data wpływu 6 lutego 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na eksploatację prywatnych samochodów wspólników - jest prawidłowe.

W dniu 6 lutego 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na eksploatację prywatnych samochodów wspólników.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wspólnicy spółki jawnej chcą korzystać z prywatnych samochodów do załatwiania spraw związanych z działalnością na dojazdy do miejsca świadczenia usług zarówno w jazdach lokalnych jak i w podróżach służbowych. Na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu oraz udokumentowanych wydatków wspólnicy chcą ustalać koszty eksploatacji pojazdu i zaliczać je do kosztów uzyskania przychodów spółki. Wydatki będą ponoszone przez wspólników, a następnie zaliczone do kosztów uzyskania spółki w ramach limitu przejechanych kilometrów. W ramach uzgodnień między wspólnikami każdy chce mieć prawo korzystania z własnego samochodu do załatwiania spraw służbowych, ponieważ samochody firmowe są przekazane do dyspozycji zatrudnionych pracowników.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Przedmiot niniejszej interpretacji stanowi odpowiedź na pytanie pierwsze. W zakresie pytania drugiego wniosek zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodów osobowego do kwoty nie przekraczającej miesięcznego limitu przejechanych kilometrów wyznaczonego przez ewidencję przebiegu pojazdu. Dodatkowym warunkiem jest poniesienie ich w celu uzyskania przychodów. Wspólnik spółki osobowej tak jak indywidualny przedsiębiorca jako podatnik jest osobą fizyczną i związany umową ze wspólnikami jest zobowiązany do prowadzenia spraw spółki w celu osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w cytowanym powyżej przepisie, nie wymaga wykazania, iż konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Przy kwalifikacji wydatków do kosztów uzyskania przychodów powinno się brać pod uwagę:

Wyrażenie "w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu" zawarte we wskazanym przepisie oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Sformułowanie to oznacza dążenie do osiągnięcia pewnego stanu rzeczy, w szczególności przychodu. Działanie podatnika ma przymiot "celowości", jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo, np. osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od obiektywnej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten spodziewanego przychodu nie przysporzy.

O tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Ponadto, tak określony koszt uzyskania przychodu nie może znajdować się w katalogu wydatków podlegających wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonym w art. 23 powołanej ustawy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W zapisie art. 23 ust. 4 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sprecyzowano: ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w cytowanym powyżej przepisie art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Istotne jest także właściwe dokumentowanie wydatków tak, aby dowody ich poniesienia mogły stanowić podstawę zapisów w prowadzonych dla potrzeb podatkowych urządzeniach księgowych.

Powołane powyżej przepisy stanowią o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji. Należy przez to rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu jak np: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia.

Z opisanego w złożonym wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż każdy ze wspólników będzie korzystał z prywatnego samochodu w celu załatwiania spraw związanych z prowadzoną w formie spółki jawnej działalnością gospodarczą.

Zatem, skoro każdy ze wspólników będzie wykorzystywał w działalności gospodarczej swój prywatny samochód, to pomimo tego, iż dla spółki generalnie prowadzona jest jedna księga, każdy ze wspólników zobowiązany jest prowadzić odrębną ewidencję przebiegu pojazdu. Na koniec miesiąca na jej podstawie dokonuje się wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów wspólników do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Wobec powyższego wspólnicy spółki mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania prywatnych samochodów - jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę (tekst jedn. wyłącznie kosztów uzyskania przychodów) i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Jednocześnie mając na uwadze, iż wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczył stosowania przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), zaznacza się, iż interpretacja nie wywołuje skutków prawnych dla poszczególnych wspólników Spółki. Uregulowania tej ustawy dotyczą bowiem podatników, którymi są osoby fizyczne. Wniosek natomiast złożyła Spółka Jawna, która w świetle zawartych w niej przepisów nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, podatnikami zaś są poszczególni wspólnicy.

Mając powyższe na uwadze informuje się, że uzyskanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej przepisów ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przez wszystkich wspólników możliwe jest poprzez złożenie wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej wraz z wypełnieniem wszystkich warunków określonych w art. 14b i art. 14f ustawy Ordynacja podatkowa przez poszczególne osoby fizyczne - wspólników.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 - 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.