ITPB1/415-924/10/PSZ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2010 r. (data wpływu 1 października 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na bilety lotnicze, wynajem pokoju, diet z tytułu podróży służbowych - jest prawidłowe.

W dniu 1 października 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na bilety lotnicze, wynajem pokoju, diet z tytułu podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Prowadzi Pan działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. Nabywcę na swoje usługi znalazł Pan poza granicami kraju, w Wielkiej Brytanii. W ramach tej działalności przebywa Pan w Anglii, gdzie świadczy na rzecz nabywcy usługi projektowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przejazdem (bilety lotnicze), pobytem w miejscu zleconych usług (rachunki za wynajem pokoju) jak również diet za czas podróży służbowych do wysokości limitu, które ponoszone są w związku ze świadczeniem przedmiotowych usług poza miejscem zamieszkania i siedzibą firmy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu o ile nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ww. ustawy stanowią koszty uzyskania przychodu. W związku z powyższym uważa Pan, że przyjmując zlecenia z Wielkiej Brytanii do realizacji poza siedzibą firmy, ponosi wydatki związane z zagranicznymi i krajowymi podróżami służbowymi, a zatem może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na bilety lotnicze, bilety przejazdu, wynajmu pokoju jak również wartość diet za czas podróży służbowej do wysokości limitu. Limit jest jednym ograniczeniem, które wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że świadczy Pan usługi projektowe za granicą kraju. W związku z tym ponoszone są wydatki na przejazdy (bilety lotnicze, bilety przejazdu), zakwaterowanie (najem pokoju).

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, iż wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą - na bilety lotnicze i przejazdy - mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania dowodami księgowymi, t.j. zgodnie z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

W odniesieniu do poniesionych wydatków za wynajem pokoju należy stwierdzić, że jeżeli wynajmowanie pokoju jest niezbędne dla świadczenia usług, a przy tym z ekonomicznego punktu widzenia będzie to rozwiązanie racjonalne i korzystniejsze niż np. każdorazowe opłacanie noclegów w hotelu, wydatki ponoszone przez Pana z tytułu najmu pokoju mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym również muszą zostać właściwie udokumentowane.

Podkreślenia wymaga, że zarówno wydatki związane z przejazdem jak i zakwaterowaniem w związku wyjazdem zagranicznym mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie wtedy, gdy pozostają w związku z przychodami (źródłem przychodów). Jak już wskazano, ciężar wykazania tego związku oraz okoliczności, iż poniesienie konkretnego wydatku ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, spoczywa na podatniku.

W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych, wskazać należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z powołanego przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

W przepisach prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane. Definicja podróży służbowej pracownika została natomiast zawarta w art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Podkreślić jednak należy odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Należy mieć również na uwadze, że każdy koszt (w tym diety) musi spełniać kryterium celowości wynikające z powołanego 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

We wniosku podał Pan, że przyjmując zlecenia z Wielkiej Brytanii do realizacji poza siedzibą firmy, ponosi wydatki związane z zagranicznymi i krajowymi podróżami służbowymi.

Mając powyższe na względzie, w ciężar kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć diety związane z tymi podróżami, jednakże wyłącznie w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, t.j. dla podróży zagranicznych - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, zaś dla podróży krajowych - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Reasumując, stwierdzić należy, że ma Pan możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków na: noclegi (najem pokoju), przejazdy (bilety lotnicze, bilety za przejazd) oraz wartości diet do wysokości określonej w ustawie - jako wydatków mających na celu uzyskanie (zwiększenie) przychodów. Przy tym jeszcze raz podkreślić należy, iż obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika.

Niniejszą interpretację wydano przyjmując - na podstawie treści wniosku - że wyjazdy, o których mowa we wniosku są podróżami służbowymi związanymi z prowadzona działalnością gospodarczą. Jeżeli stan faktyczny różni się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Pana w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 - 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.