ITPB1/415-803/09/PSZ - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki osobowej, wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 12 października 2009 r. (data wpływu 15 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

W dniu 15 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizowaniem spotkań biznesowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowo-akcyjna jest operatorem sieci telewizji kablowej. Komplementariuszem spółki jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, natomiast akcjonariuszem spółki jest Pan jako osoba fizyczna.

Spółka, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, utrzymuje relacje handlowe z szeregiem podmiotów gospodarczych. Pracownicy spółki spotykają się z przedstawicielami kontrahentów oraz potencjalnych nowych kontrahentów w celu omówienia konkretnych zagadnień związanych z bieżącą współpracą bądź w celu ustalenia możliwości rozszerzenia, ewentualnie nawiązania współpracy.

Zdarza się, iż spotkania odbywają się w miejscowościach poza siedzibą spółki (przeważnie jest to W.) i trwają 1-2 dni. W celu dokonania uzgodnień, przedstawiciel spółki zwykle umawia się na spotkanie z przedstawicielem kontrahenta w miejscu dającym możliwość swobodnej rozmowy i dokonania ustaleń odnośnie bieżącej współpracy, czy też planowanych zamierzeń biznesowych - zwykle są to miejsca takie, jak restauracja bądź kawiarnia.

W trakcie opisanych powyżej spotkań biznesowych, zgodnie z przyjętą powszechnie dla tego typu spotkań praktyką przedstawiciel spółki proponuje przedstawicielowi kontrahenta ogólnie dostępny w danym miejscu poczęstunek (najczęściej jest to obiad lub kolacja wraz z napojami), a spółka pokrywa koszty związane z zamówionymi posiłkami oraz napojami. Nie jest jednak regułą, że wszelkie spotkania są finansowane przez spółkę - w większości przypadków system działa na zasadzie wzajemności, część spotkań (np. co drugie spotkanie) finansowana jest przez spółkę, część przez kontrahenta.

Podkreślenia wymaga, iż zarówno pracownicy spółki, jak również przedstawiciele kontrahentów zamawiają dania oraz napoje znajdujące się w ofercie - nie są to szczególnie wyszukane czy wykwintne pozycje, nie odbiegają też od powszechnie przyjętych norm w zakresie ich ceny. Jeśli chodzi o napoje - zamawiane są zarówno napoje bezalkoholowe (kawa, herbata, soki), jak i w rozsądnych ilościach, napoje alkoholowe (np. wino, piwo). Trzeba też wskazać, że spotkania z przedstawicielami kontrahentów nie mają charakteru specjalnie organizowanych imprez, spółka w celu ich odbycia nie podejmuje szczególnych działań organizacyjnych. Tym samym, usługę gastronomiczną określić można mianem zwykłej, powszechnie spotykanej i akceptowanej w środowisku, formy poczęstunku stosowanej w ramach spotkań o charakterze biznesowym.

Z uwagi na to, że wyjazdy na spotkania z przedstawicielami kontrahentów trwają 1-2 dni, wiążą się czasami z koniecznością zapewnienia przez spółkę swoim pracownikom zakwaterowania w trakcie podróży służbowej. W tym celu spółka nabywa dla swoich pracowników usługi noclegowe, stosownie do długości pobytu.

Wydatki związane z zakupem usług gastronomicznych oraz noclegowych dokumentowane są w postaci faktur VAT lub rachunków wystawianych na spółkę.

Przychody i koszty osiągane w ramach spółki rozliczane są przez wspólnika zgodnie z zasadami określonymi w art. 5b, art. 8, art. 9a oraz art. 30c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dochód przypadający na udział wspólnika w zyskach spółki kwalifikowany jest jako dochód z działalności gospodarczej. Z tego względu, pomimo, iż z formalnoprawnego punktu widzenia wydatki opisane w niniejszym wniosku ponoszone są przez spółkę, podatkowo rozliczane są one po stronie wspólnika. Konsekwentnie, to wspólnik ma interes prawny w tym, aby wystąpić z niniejszym zapytaniem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki związane z nabywaniem przez spółkę, w celu realizacji spotkań biznesowych, usług gastronomicznych oraz noclegowych mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę (proporcjonalnie do jego udziału w zyskach spółki) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki związane z nabywaniem przez spółkę usług gastronomicznych oraz noclegowych mogą zostać zaliczone (proporcjonalnie do udziału wnioskodawcy w zyskach spółki) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższa konkluzja wynika z następującej argumentacji.

I

Dochody spółek osobowych nie stanowią odrębnego przedmiotu opodatkowania, podlegają natomiast opodatkowaniu dochody podmiotów uczestniczących w spółce osobowej. Dochód z udziału w spółce osobowej będzie opodatkowany w zależności od cywilnoprawnego statusu wspólnika jako dochód:

W myśl art. 5b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu art. 5a pkt 6 ustawy prowadzi spółka niemająca osobowości prawnej, przychody wspólnika z udziału w takiej spółce, określone na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy, uznaje się za przychody ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Przepis art. 8 ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku. W myśl art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, zasady wyrażone w ust. 1 stosuje się odpowiednio m.in. do rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Dochód z udziału w spółce osobowej następnie łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy, ewentualnie dochód ten opodatkowuje się stawką liniową 19%.

Z powyższego wynika, iż wspólnik, jako podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, jest podmiotem, który uprawniony jest do rozliczenia kosztów, w tym kosztów związanych z zakupem przez spółkę usług gastronomicznych oraz hotelowych, proporcjonalnie do jego udziału w zyskach spółki.

II

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów i wymienionych w art. 23. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

III

Jak wskazano powyżej, spotkania z przedstawicielami kontrahentów zawsze mają charakter biznesowy. Podczas spotkań omawiane są sprawy dotyczące przede wszystkim bieżącej współpracy spółki z kontrahentem, możliwości poszerzenia tej współpracy, ewentualnie uzgadniania warunków jej nawiązania. Spółka organizując spotkanie nie działa więc w celu "wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku", ale w celu omówienia konkretnych spraw w ramach relacji biznesowych z danym kontrahentem.

Zagadnienia, które są przedmiotem rozmów pomiędzy pracownikami spółki oraz przedstawicielami kontrahentów za każdym razem dotyczą spraw związanych z działalnością gospodarczą obu podmiotów. Organizowane są w szczególności w celu usprawnienia wzajemnej kooperacji, wyjaśnienia ewentualnych nieporozumień, jakie zdarzać mogą się w trakcie współpracy, omówienia planów biznesowych oraz wspólnych działań.

Warto także zaznaczyć, iż spotkania takie mają charakter okazjonalny. Odbywają się poza siedzibą spółki wyłącznie wtedy, gdy wybór innego miasta jest korzystny dla przedstawicieli kontrahenta, dla których dojazd do siedziby spółki wiązałby się z koniecznością zaplanowania dłuższej podróży, zaś wybór Warszawy lub innego miasta umożliwia sprawniejsze zorganizowanie, czy przeprowadzenie spotkania.

W świetle powyższych okoliczności, ponoszenie wydatków na usługi gastronomiczne poza siedzibą spółki ma także uzasadnienie racjonalne - wydatki te ponoszone są wyłącznie wtedy, gdy nie uda się zaprosić kontrahenta do siedziby spółki.

Z przedstawionych powyżej uwag należy wyprowadzić wniosek, iż spotkania z przedstawicielami kontrahentów pozostają bezpośrednio w związku z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, a co za tym idzie, mają one wpływ (choć niewątpliwie jest to wpływ pośredni) na powstawanie po stronie spółki przychodów.

IV

Jak wspomniano już w treści uzasadnienia, o możliwości zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje zarówno przesłanka pozytywna (związek z przychodami), ale także brak przesłanki negatywnej - nieuwzględnienie danej pozycji kosztowej w katalogu wydatków wprost wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy.

Z punktu widzenia opisanego stanu faktycznego istotne znaczenie będzie mieć przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W Pana ocenie, wydatki spółki związane z zakupem usług gastronomicznych oraz usług noclegowych nie noszą znamion "reprezentacyjności", w związku z czym nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (wydawnictwo naukowe PWN; Warszawa 2007) - vide: pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. (IPPB5/4240-24/09-2/AM). Pojęcie to organy skarbowe definiują także jako występowanie w imieniu podatnika, wiążące się z okazałością i wytwornością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów - vide: pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 25 marca 2009 r., ITPB3/423-770/08/MT.

Problem prawidłowego definiowania terminu "reprezentacja" był także przedmiotem orzeczeń sądów administracyjnych. Tytułem przykładu wskazać można na wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 7 października 2005 r., sygn. I SA/Wr 2838/03, w treści którego Sąd stwierdził że "w ramach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych reprezentację można zdefiniować jako występowanie w imieniu podmiotu gospodarczego, reprezentowanie firmy wiążące się z okazałością i wytwornością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia". Także zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z dnia 21 stycznia 2009 r., sygn. III SA/Wa 1601/08), termin ten musi być rozumiany jako związany z "zaprezentowaniem podmiotu - jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu".

Przenosząc powyższe definicje na grunt prawa podatkowego, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej służące stworzeniu oczekiwanego wizerunku podatnika, a także ułatwieniu zawarcia umowy lub stworzeniu korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Warto zauważyć, iż w jednym z wyroków WSA w Łodzi orzekł, że "decydujące znaczenie dla stwierdzenia tego czy, wydatki związane z tym spotkaniem mogły być kwalifikowane, jako koszty reprezentacji miał jego charakter. Informacje podane przez podatniczkę w toku postępowania wskazują, iż zamierzeniem organizatora spotkania nie było promowanie działalności prowadzonej przez spółkę oraz usług świadczonych w jej ramach, a jedynie ustalenie zasad kooperacji służących przeprowadzeniu w przyszłości określonych działań gospodarczych. W związku z powyższym nie można uznać, iż wydatki poniesione w związku organizacją takiego spotkania biznesowego mieściły się w pojęciu kosztów reprezentacji" (wyrok WSA w Łodzi z dnia 27 listopada 2008 r., I SA/Łd 1112/08).

W Pana ocenie, ponoszenie przez spółkę kosztów zakupu usług gastronomicznych nie może być uznane za działalność noszącą znamiona reprezentacyjności czy też wystawności. Nie można uznać za słuszne stanowiska, iż ponoszenie tego rodzaju wydatków wiąże się bezpośrednio z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku spółki, a zatem nie może być uznane za działalność, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 powołanej powyżej ustawy.

W Pana opinii, nie każdy wydatek związany z zaproszeniem przedstawicieli kontrahenta do restauracji - nawet jeśli w sposób pośredni mógłby wpłynąć na pozytywny wizerunek spółki - powinien być wyłączony z kosztów uzyskania przychodów. W oparciu o art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, nie można argumentować, że wszelkie wydatki ponoszone na poczęstunek partnera gospodarczego mają charakter reprezentacyjny i jako takie należy je automatycznie wyłączać z kosztów uzyskania przychodów. Uważa Pan, iż podejście takie prowadziłoby do nieuzasadnionego rozszerzenia katalogu wydatków wyłączanych z kosztów uzyskania przychodów, co uznać należy za niezgodne z zamierzeniem ustawodawcy. Z faktu, że dany wydatek służyć może pośrednio budowaniu pozytywnego wizerunku danego przedsiębiorcy, nie może automatycznie wywodzić, że wydatek ten stanowi koszt reprezentacji (wyrok WSA w Warszawie z dnia 21 stycznia 2009 r., sygn. III SA/Wa 1597/08).

Powyższy pogląd jest podzielany przez inne sądy administracyjne np. WSA w Łodzi. W wyroku z dnia 27 listopada 2008 r., sygn. I SA/Łd 1112/08, Sąd ten opowiedział się za możliwością zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup kawy oraz usługi gastronomiczno-hotelowej w sytuacji, gdy wydatki te są związane z organizacją spotkania biznesowego. Zdaniem WSA w Łodzi, decydujące znaczenie dla stwierdzenia tego, czy wydatki związane z danym spotkaniem mogą być kwalifikowane jako koszty reprezentacji ma charakter spotkania. W związku z tym, niektóre z wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych, czy usług gastronomicznych nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym, lecz jako "zwykle" koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki te powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów podatnika.

Należy zaznaczyć, iż w żadnym przypadku spotkania organizowane przez pracowników spółki nie mają charakteru wystawnej imprezy. Nie są to okazałe posiłki, które miałyby na celu kreowanie wizerunku - prestiżu spółki - w odbiorze kontrahentów. Zasadniczym celem organizacji spotkania w takim lokalu jak restauracja, czy kawiarnia jest chęć spotkania się w miejscu gdzie w sposób swobodny można będzie prowadzić rozmowy biznesowe. Ponadto, trzeba brać pod uwagę, że spółka zapraszając przedstawicieli kontrahenta do restauracji, czy kawiarni pokrywa koszty związane z odbyciem takiego spotkania (koszt usługi gastronomicznej), gdyż tego wymagają zasady dobrego wychowania oraz powszechnie przyjęte i akceptowane zasady utrzymywania relacji biznesowych. Nie sposób byłoby wymagać od zaproszonych przedstawicieli kontrahenta, aby sami regulowali swój rachunek, w sytuacji, gdy zjawiają się w umówionym miejscu na skutek zaproszenia ze strony spółki. Powszechnie przyjętą zasadą jest bowiem to, że osoba zapraszająca do restauracji ponosi koszt takiego spotkania. Zasadniczym powodem, dla którego spółka opłaca koszty usługi gastronomicznej, nie jest zatem chęć poprawy swego wizerunku czy podniesienia prestiżu, lepszego postrzegania spółki przez kontrahentów, wyłączną przyczyną jest tutaj natomiast chęć dostosowania się do powszechnie stosowanych w relacjach biznesowych zwyczajów.

Z powyższym stanowiskiem zgadza się również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (pismo z dnia 23 września 2009 r. IPPB5/423-520/09-2/JC), który dopuszcza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek dla kontrahentów, o ile wydatki tego rodzaju stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury niemających charakteru okazałości. Charakter taki mają także wydatki ponoszone przez spółkę - fakt, iż nie są one wydatkowane w siedzibie spółki, a w miejscach powszechnie dostępnych, nie powinien mieć w tym wypadku znaczenia. Tak samo, jak ma to miejsce przy nabyciu towarów spożywczych w celach poczęstunku, także i w przypadku wydatków na usługi gastronomiczne zasadniczym celem jest spełnienie powszechnie stosowanych norm kulturowych w zakresie podejmowania gości, a nie podniesienie prestiżu, czy poprawa wizerunku spółki.

Trzeba też wskazać, iż nie jest regułą, że wszelkie spotkania są finansowane przez spółkę - w większości przypadków system działa na zasadzie wzajemności, część spotkań (np. co drugie spotkanie) finansowana jest przez spółkę, część przez kontrahenta.

Podsumowując, podkreśla Pan, że nie wszystkie wydatki poniesione na zakup usług gastronomicznych, żywności i napojów, powinny być automatycznie wyłączane z kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź na pytanie, czy dany wydatek powinien być wyłączony z kosztów uzyskania przychodów jako koszt reprezentacji powinna być poprzedzona odpowiedzią na pytanie, w jakim celu spółka poniosła dany wydatek, tj. dlaczego spółka zaprosiła przedstawicieli kontrahenta na spotkanie do restauracji. Co było głównym motywem działania spółki, czy chęć, a nawet konieczność, odbycia spotkania biznesowego (np. potrzeba omówienia spraw biznesowych na "neutralnym" gruncie), czy też głównym powodem organizacji spotkania była chęć zaimponowania kontrahentom rozmachem, przepychem, czy wystawnością. W Pana ocenie o reprezentacji można byłoby mówić jedynie wówczas, gdyby głównym powodem zorganizowania imprezy była chęć pokazania wystawności i okazałości przez spółkę. Sytuacja taka nie zachodzi w przypadku spotkań organizowanych przez spółkę i opłacanych przez nią usług gastronomicznych, wobec czego brak jest podstaw, aby wyłączyć wydatki z tytułu zakupu usług gastronomicznych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy.

Tytułem uzupełnienia powyższej argumentacji wydaje się zasadnym odwołać do opinii wyrażanych przez organy administracji skarbowej w przedmiocie wykładni pojęcia działań o charakterze biznesowym, które jednocześnie nie powinny być kwalifikowane jako reprezentacja podatnika. Tak więc w piśmie z dnia 30 października 2008 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPB3/423-1220/08-2/MW) uznał, iż "wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów". Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-666/08-2/KS) stwierdził, że " (...) Wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości". Analogiczny pogląd przedstawiony został także w treści: pisma Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 października 2008 r. (sygn. ILPB3/423-1062/08-2/MW), pisma Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 sierpnia 2008 r. (sygn. IBPB3/423-405/08/PC). Mając na uwadze powyższe interpretacje wydaje się uzasadnionym wniosek, iż organy skarbowe traktują wydatki na zakup produktów spożywczych, w tym na usługi cateringowe, które udostępniane są nieodpłatnie kontrahentom jako kup po stronie podatnika tak długo, jak nie będą nosić znamion wystawności oraz reprezentacyjności.

V

Jak wcześniej wskazano, udział pracowników spółki w spotkaniach z przedstawicielami kontrahentów może czasami wiązać się z koniecznością finansowania przez spółkę kosztów usług noclegowych. Zakup tych usług jest niezbędny w przypadkach, gdy spotkania trwają dłużej niż jeden dzień i pracownicy spółki muszą pozostać na miejscu, aby wziąć udział w kolejnym spotkaniu zaplanowanym na następny dzień, ewentualnie gdy przyjazd pracownika następuje pod koniec dnia, a spotkania zaplanowane jest na dzień następny.

Nabycie usługi noclegowej pozostaje w bezpośrednim związku z udziałem pracowników spółki w spotkaniach biznesowych, jest wówczas immanentną częścią wydatków ponoszonych w ramach podróży służbowej, w związku z czym wydatki te powinny być uznane za stanowiące element kosztów uzyskania przychodów. W kwestii kwalifikacji wydatków na zakup usługi zakwaterowania w poczet kosztów uzyskania przychodów wypowiedział się min. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w treści pisma z dnia 30 września 2008 r. (IPPB1/415-838/08-2/IF), w którym wskazano: "Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż wspólnicy spółki z siedzibą w L., którzy zamieszkują w Irlandii, przyjeżdżają do Polski raz lub dwa razy w miesiącu, a w związku z poszukiwaniem terenów pod przyszłe inwestycje wyjeżdżają do wielu miejscowości w Polsce. W związku z tymi przyjazdami wspólnicy ponoszą wydatki w postaci kosztów na zakup biletów lotniczych, koszty wynajmu samochodów osobowych oraz koszty noclegów w hotelach. Biorąc pod uwagę powyższe oraz stan faktyczny przedstawiony we wniosku należy stwierdzić, iż wydatki poniesione na zakup biletów lotniczych oraz koszty noclegów w Polsce mogą stanowić koszty uzyskania przychodów". Możliwość zaliczenia wydatków związanych z zakupem usług noclegowych w poczet kosztów uzyskania przychodów potwierdzona została także w szeregu innych interpretacji przepisów prawa podatkowego, np. w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 20 marca 2009 r., (IPPB1/415-21/09-2/AG), piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 4 czerwca 2008 r., (ITPB1/415-163/08/PSZ).

VI

Podsumowując powyższe uwagi stwierdza Pan, iż wydatki czynione przez spółkę tytułem zakupu usług gastronomicznych pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, podejmowane są w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie noszą znamion reprezentacyjności, wobec czego winny być uznane za spełniające warunki do zakwalifikowania ich jako koszty uzyskania przychodu.

Przeprowadzenie spotkania biznesowego z przedstawicielami kontrahenta wymaga niejednokrotnie tego aby czas wyjazdu pracowników spółki wynosił więcej niż jeden dzień wobec czego spółka zobowiązana jest do zapewnienia im noclegów na miejscu co prowadzi do wniosku, iż koszt usług noclegowych powinien zostać również uznany za koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu.

Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Z uwagi na to, iż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "reprezentacja", ani też nie odsyła do innych przepisów prawa, należy posłużyć się wykładnią słownikową. W internetowym wydaniu Słownika Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl) pojęcie to zostało zdefiniowane następująco: "reprezentacja" to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym poglądem doktryny prawa podatkowego, należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego działania. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami. Za wydatki związane z reprezentacją należy uznać te, które mają na celu kształtowanie własnego wizerunku firmy, powodujące pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, co z kolei stanowi zachętę do podejmowania rozmów, czy współpracy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż rozstrzygnięcie czy wydatki, o których mowa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji, tj. czy wydatki na usługi gastronomiczne ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

W treści złożonego wniosku, wskazuje Pan, iż spółka, której jest Pan wspólnikiem, ponosi koszty usług gastronomicznych, zakupywanych w związku z odbywaniem spotkań biznesowych z kontrahentami, które odbywają się poza siedzibą spółki.

W ocenie tutejszego organu wydatki na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami w lokalach zewnętrznych, wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy. Pomimo tego, że w czasie spotkań z kontrahentami omawiane są zagadnienia związane z bieżącą współpracą a także z możliwością jej rozszerzenia, to na reprezentacyjny charakter wskazuje miejsce takiego spotkania, tj. restauracja, kawiarnia. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych. Trudno wykazać zatem inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na poczęstunek w trakcie spotkań biznesowych odbywających się w restauracji (kawiarni), są wydatkami na reprezentację i jako takie nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz. Powoływanie się w tym kontekście przez Pana na okoliczność, że tego typu działania wpisują się w zwyczajowe postępowanie wobec kontrahentów nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy.

Reasumując, wydatki na opłacenie kontrahentom posiłków i napojów, w tym napojów alkoholowych w restauracjach mają cechy wydatków na reprezentację. Nie mogą być zatem uznane za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc się do kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z noclegami pracowników w trakcie podróży służbowych, należy zauważyć, iż wydatki związane z wyjazdami służbowymi pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów.

W katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę, w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników, w tym także wydatków ponoszonych na noclegi pracowników. W konsekwencji, wydatki takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z treści złożonego przez Pana wniosku wynika, że wyjazdy pracowników na spotkania z przedstawicielami kontrahentów trwają 1-2 dni, wiążą się czasami z koniecznością zapewnienia im przez spółkę zakwaterowania w trakcie podróży służbowej. W tym celu spółka nabywa dla swoich pracowników usługi noclegowe, stosownie do długości pobytu.

W konsekwencji koszty tych noclegów mogą stanowić u Pana (proporcjonalnie do udziału w zyskach spółki) koszt uzyskania przychodów, jeśli oczywiście spełniają dyspozycję cytowanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponoszone przez Pana wydatki związane z pokrywaniem kosztów noclegów pracowników, są konsekwencją rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Uzasadnia to ocenę, że ponoszenie przedmiotowych wydatków znajduje racjonalne uzasadnienie jako dążenie do osiągania przychodów lub powiększania poziomu przychodów uzyskiwanych przez Pana.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba podkreślić, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, gdyż to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej datowania.

W odniesieniu do przytoczonego w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej orzecznictwa należy stwierdzić, iż interpretacja indywidualna zgodnie z art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej zawiera ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Cytowane wyroki oraz interpretacje indywidualne co do zasady wiążą w sprawie, w której zostały wydane i nie są źródłem prawa powszechnie obowiązującego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.