ITPB1/415-457a/09/TK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2009 r. (data wpływu), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych diet i zwrotu kosztów używania samochodu osobowego - jest prawidłowe.

W dniu 25 maja 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych diet i zwrotu kosztów używania samochodu osobowego.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Od lutego 2009 r. zatrudnia Pan osobę na umowę zlecenie. Do obowiązków zleceniobiorcy należy kompletowanie dokumentów, prowadzenie rozmów z klientami, poszukiwanie nowych odbiorców. Zgodnie z umową zwracane są diety i inne koszty podróży, w tym używania własnego samochodu osobowego według stawki za kilometr przebiegu. Zleceniobiorca otrzymuje co miesiąc wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy zlecenia. Działalność gospodarcza zleceniodawcy polega na sprzedaży towarów handlowych - nawozów sztucznych dla odbiorców z kraju oraz z krajów Unii Europejskiej. Zleceniobiorca wyjeżdża w delegacje do różnych miejscowości w kraju i za granicą.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy diety i zwrot kosztów używania samochodu osobowego przy wyjazdach zleceniobiorcy może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów oraz czy takie świadczenia korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przedmiot niniejszej interpretacji stanowi odpowiedź na pytanie w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych diet i zwrotu kosztów używania samochodu osobowego. Złożony wniosek w zakresie opodatkowania przychodów z tytułu wypłacanych diet i zwrotu kosztów przejazdu zostanie rozpatrzony odrębnym pismem.

Pana zdaniem diety oraz zwrot kosztów podróży własnym samochodem zleceniobiorcy wypłacane według obowiązujących stawek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Mając powyższe na uwadze, prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot kosztów związanych z wyjazdami służbowymi zleceniobiorcy wynikające z zawartej w formie pisemnej umowy zlecenia, osobom nie będącym pracownikami zleceniodawcy można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów z działalności, o ile podatnik wykaże, iż pozostają one w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami z działalności gospodarczej. Ponadto z umowy zlecenia powinno wynikać, czy w ramach otrzymanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia, sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów wyjazdów związanych z wykonywaniem umowy zlecenia, czy używania własnego samochodu, czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca.

Zgodnie ze stanem faktycznym przedstawionym we wniosku, zleceniodawca, zgodnie z zawartą umową zlecenia, będzie zwracał koszty używania prywatnego samochodu zleceniobiorcy oraz wypłacał diety. Ponadto z umowy wynika, że zakresem obowiązków zleceniobiorcy będzie kompletowanie dokumentów, prowadzenie rozmów z klientami, poszukiwanie nowych odbiorców. Zleceniobiorca w celu realizacji tych zadań wyjeżdża w delegacje. Wobec powyższego nie ulega wątpliwości, iż wydatki te mają wpływ na osiągnięcie lub zwiększenie przychodów zleceniodawcy.

Podkreślenia wymaga również fakt, iż osoba odbywająca podróż, w przypadku gdy nie jest pracownikiem zlecającego, nie odbywa podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a jedynie podróż w interesach zlecającego.

Wobec powyższego koszty z tytułu podróży służbowej mogą w całości stanowić koszt uzyskania przychodu - bez względu na to czy przekraczają limity określone w rozporządzeniach tj. w rozporządzeniu sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Jednakże ograniczeniu podlegają wydatki związane z podróżą w interesach zleceniodawcy, dotyczące korzystania przez zleceniobiorcę w tym celu z prywatnego samochodu.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy).

Reasumując, diety i inne koszty podróży zleceniobiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów zleceniodawcy w wysokości należności faktycznie wypłaconych zleceniobiorcy. Natomiast w przypadku wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego zleceniobiorcy, wydatek przekraczający limit z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowi kosztu uzyskania przychodu zleceniodawcy.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, że niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.