ITPB1/415-454/08/PSZ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 11 sierpnia 2008 r. (data wpływu 18 sierpnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych - jest nieprawidłowe.

W dniu 18 sierpnia 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

W ramach pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych, świadczy Pan m.in. usługi taksówek osobowych. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Usługi taksówek osobowych wykonywane są prywatnym samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać m.in. datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów.

W chwili obecnej zapis dotyczący "cel wyjazdu" określany jest jako "usługi TAXI". Opis trasy jest określany jako "miasto G.". Liczba faktycznie przejechanych kilometrów ustalana jest na podstawie liczników ogólnych pojazdu i taksometru. Stan na zakończenie jazdy jako TAXI pomniejszony o stan na moment rozpoczęcia jazdy pojazdu jako TAXI daje liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. Stany te potwierdzają wydruki niefiskalne z kasy fiskalnej, na podstawie danych zawartych w taksometrze zainstalowanym w samochodzie. Wskazuje Pan, iż ewidencja pozostałych danych nie budzi wątpliwości.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, dotycząca w szczególności opisu trasy (skąd - dokąd), celu wyjazdu, ogólnej liczby przejechanych kilometrów, związana z wykonywaniem transportu drogowego prywatnym samochodem osobowym przedsiębiorcy niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych, jest prawidłowa.

Zdaniem Wnioskodawcy, ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wykorzystywanego do świadczenia usług taksówkowych, zawierająca następujące dane:

* nazwisko, imię i adres zamieszkania pracownika (właściciela),

* numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

* kolejny numer wpisu, datę wyjazdu

* opis trasy (skąd - dokąd), określony słowem "G.",

* cel wyjazdu określony słowem "usługi TAXI",

* liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, wyliczona ze wskazań liczników ogólnych potwierdzonym przez taksometr na początku i zakończeniu jazdy taksówki,

* stawkę za 1 km przebiegu,

* kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

* podpis podatnika i jego dane,

jest prawidłowa i na jej podstawie można ewidencjować wydatki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu. Kosztami podatkowymi są zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, jednak dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione.

Stosownie do przepisu art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wyłączenie, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 ww. ustawy, dotyczy wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej i jazdach lokalnych. Na podstawie art. 23 ust. 5 ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, z wyłączeniem jedynie ryczałtu pieniężnego. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatników z tytułu używania samochodów na potrzeby działalności gospodarczej podatnika, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ze złożonego przez Pana wniosku wynika iż, świadczy Pan usługi przewozu osób taksówką.

Z cytowanego powyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego a używanych dla potrzeb działalności gospodarczej. Dlatego też, jeżeli samochód będzie używany przez Pana w działalności gospodarczej, ale nie stanowi środka trwałego, ciąży na Panu obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Elementy jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu określa art. 23 ust. 7 ustawy. Stanowi on, iż ewidencja, o której mowa w ust. 5 powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna być uzupełniania po dokonaniu każdego przejazdu.

Wobec powyższego, do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej ma Pan prawo zaliczyć wydatki poniesione w związku z eksploatacją tych pojazdów do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego.

Zaznaczyć także należy, iż podatnik zobowiązany, jest posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków (stwierdzające ich wysokość).

W złożonym wniosku wskazuje Pan, iż liczba faktycznie przejechanych kilometrów ustalana jest na podstawie liczników ogólnych pojazdu i taksometru. Stan na zakończenie jazdy jako TAXI pomniejszony o stan na moment rozpoczęcia jazdy pojazdu jako TAXI daje liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. Stany te potwierdzają wydruki niefiskalne z kasy fiskalnej, na podstawie danych zawartych w taksometrze zainstalowanym w samochodzie.

Niemniej jednak, jak wskazano powyżej, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać m.in. opis trasy (skąd - dokąd). W Pana przypadku opis określany jako "miasto G." jest niewystarczający do prawidłowego udokumentowania przejechanej trasy.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i regulacje prawne w tym zakresie należy uznać, iż przedstawiony we wniosku sposób prowadzenia przez Pana ewidencji przebiegu pojazdu jest nieprawidłowy.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 - 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.