ITPB1/415-265/07/WM

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 17 września 2007 r. (data wpływu 21 września 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i ryczałtów za noclegi wypłacanych pracownikom (kierowcom) z tytułu podróży służbowej oraz zwolnienia ww. należności od podatku dochodowego - jest prawidłowe.

W dniu 21 września 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i ryczałtów za noclegi wypłacanych pracownikom (kierowcom) z tytułu podróży służbowej oraz zwolnienia ww. należności od podatku dochodowego.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych krajowych i zagranicznych. Zatrudnia Pan na umowę o pracę kierowców, określając jako miejsce wykonywania pracy - siedzibę firmy. Za czas wykonywania pracy poza siedzibą firmy oprócz wynagrodzenia określonego w umowie o pracę, zamierza Pan wypłacać pracownikom - kierowcom należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, dotyczących kosztów wyżywienia oraz ryczałty za noclegi. Wyjazdy kierowców będą dokumentowane delegacjami (poleceniami wyjazdów służbowych).

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy, diety i ryczałty za noclegi z tytułu podróży służbowej kierowców, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w której jako miejsce wykonywania pracy wpisana jest siedziba pracodawcy należy zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodów. Należności na pokrycie kosztów wyżywienia oraz ryczałty za noclegi mają charakter diet i innych należności za czas podróży służbowej kierowców i korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości określonej w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Służbowy wyjazd kierowców poza siedzibę firmy będzie podróżą służbową, zgodnie z art. 77 ⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z zm.)

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z generalną klauzulą zawartą w tym przepisie, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

W katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety bądź z innego tytułu w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy,

W konsekwencji niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom - kierowcom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy - dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli oczywiście spełniają dyspozycję cyt. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" należy do zakresu prawa pracy - art. 77 ⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z zm.), a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas pracy nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z zm.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 r. z zm.).

Podstawowym warunkiem otrzymania należności przewidzianych wyżej wymienionymi rozporządzeniami jest więc odbycie przez pracownika podróży służbowej w rozumieniu przepisu art. 77 ⁵ Kodeksu pracy.

Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują wymienione przepisy wykonawcze Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. Natomiast przepis art. 77 ⁵ § 3 Kodeksu pracy daje pozostałym pracodawcom działającym w sferze pozabudżetowej możliwość dowolnego ustalania wysokości należności z tytułu podróży służbowych pracowników (w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

W myśl art. 77 ⁵ § 4 Kodeksu pracy ustalona przez pracodawcę wysokość diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami nie może być jednak niższa od wysokości diety ustalonej dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej (tj. wynikających z przywołanych wyżej rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej). W przypadku braku uregulowania przez pracodawcę kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę w myśl art. 77 ⁵ § 5 Kodeksu pracy pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej.

Zatem, jeżeli kierowca wykonujący polecenie służbowe pracodawcy w kraju i poza jego granicami, będzie ponosił dodatkowe koszty związane z przebywaniem poza miejscem siedziby pracodawcy, w tym dodatkowe koszty wyżywienia lub noclegów, to przysługujące mu na podstawie ww. przepisów: diety i inne należności z tytułu podróży służbowych, korzystać będą ze zwolnienia od podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.