ITPB1/415-1283/11/AK - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na wynajem mieszkania służbowego.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 16 grudnia 2011 r. (data wpływu 27 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków na wynajem mieszkania - jest prawidłowe.

W dniu 27 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków na wynajem mieszkania.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest osobą fizyczną prowadzącą od dnia 1 października 2011 r. jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną pod adresem, gdzie znajduje się biuro Wnioskodawcy, poza jego miejscem zamieszkania. Wnioskodawca prowadzi księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów. Nie jest płatnikiem podatku VAT, za swoje usługi wystawia rachunki. W ramach działalności realizuje projekty szkoleniowe na terenie Polski oraz opracowuje materiały szkoleniowe.

Głównym klientem Wnioskodawcy (zleceniodawcą) jest firma szkoleniowa z siedzibą w W. Duża część projektów szkoleniowych (ponad połowa) realizowanych przez Wnioskodawcę dla jego firmy odbywa się na terenie województwa. Pod pojęciem projektu szkoleniowego Wnioskodawca rozumie zarówno prowadzenie szkolenia jak również wszelki czynności związane z przygotowaniem szkolenia, np. konsultacje z odbiorcą szkolenia, negocjacje, wewnętrzne spotkania (warsztaty) z innym trenerami w celu opracowania wspólnej koncepcji realizacji szkolenia dla określonego klienta. Warsztaty odbywają się w W.

Ponadto w ramach projektów realizowanych dla firmy szkoleniowej Wnioskodawca jest często odpowiedzialny za odbiór oraz przechowywanie materiałów szkoleniowych (podręczników szkoleniowych, zeszytów do ćwiczeń praktycznych, materiałów marketingowych itp.) do czasu realizacji szkolenia. W związku z tym Wnioskodawca jest także odpowiedzialny materialnie za ewentualną ich utratę bądź zniszczenie.

W związku z faktem, że charakter realizowanych zleceń wymaga częstych wyjazdów i pobytu w W. oraz że zleceniodawca (t.j. firma szkoleniowa z W.) nie zapewnia Wnioskodawcy lokalu biurowego do wykonywania usługi, zdecydował się, kierując się ekonomiczną racjonalnością, na wynajęcie mieszkania w W. Umowa najmu została zawarta pomiędzy firmą Wnioskodawcy a wynajmującym. W związku z zawartą umową będzie ponosić miesięcznie następujące koszty:

* kwotę czynszu najmu,

* zryczałtowaną kwotę czynszu administracyjnego (t.j. opłaty związane z utrzymaniem i ogrzaniem nieruchomości),

* opłaty za energię elektryczną i wodę rozliczane na podstawie faktur od dostawców. Faktury będą wystawiane na rzecz najemcy - zgodnie zaś z postanowieniami umowy kosztami tymi, od 15 listopada 2011 r. będzie obciążany wynajmujący.

Umowa najmu, podpisana na okres 1 roku, została zawarta 15 listopada 2011 r. Wynajmowanie hotelu, zachowującego wymagane warunki do pracy byłoby kosztowne, a codzienne dojazdy zważywszy na odległość około 350 km pomiędzy miastami bardzo czasochłonne i wyczerpujące. Należy dodać, że nie wszystkie usługi mogą być wykonywane na odległość (z siedziby firmy), gdyż wymagają bieżących konsultacji, spotkań z klientem, przeprowadzaniem procesu badania potrzeb uczestników szkolenia na terenie zleceniodawcy. Dlatego też kierując się ekonomiką kosztów, racjonalnym działaniem było wynajęcie mieszkania w W., które będzie służyło zarówno celom noclegowym jak i spełni funkcję magazynową dla materiałów szkoleniowych oraz umożliwi Wnioskodawcy wykonywanie usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy koszty związane z wynajęciem ww. mieszkania w W., t.j. czynsz najmu oraz koszty utrzymania (t.j. zryczałtowana opłata "czynszu administracyjnego" oraz koszty zużytej energii i wody) stanowią koszty uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy ponoszone wydatki związane z wynajęciem mieszkania stanowią na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.o.f.) koszty uzyskania przychodów.

W myśl art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż w sytuacji gdy miejscem zamieszkania Wnioskodawcy jest G. zaś miejscem świadczenia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usług jest W. (a więc miasto znajdujące się w innym województwie), to wydatki jakie będzie ponosić z tytułu wynajmu i używania mieszkania w miejscu świadczenia tych usług (t.j. w W.), stosownie do postanowień art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. będą mogły w okresie świadczenia tych usług stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Bez wątpienia bowiem, pomiędzy ponoszonymi wydatkami z tytułu wynajmu mieszkania a uzyskiwanymi przychodami zachodzi związek przyczynowo-skutkowy. Wydatki te mają swoje racjonalne uzasadnienie, gdyż wynajmując mieszkanie Wnioskodawca ponosi niższe koszty niż w przypadku gdyby zdecydował się na przykład na codziennie podróże do G. czy też pobyt w hotelu. Co więcej z uwagi na fakt, że w ramach świadczonych usług jest zobowiązany do przechowywania materiałów szkoleniowych, ich codzienny transport do G. byłby co najmniej uciążliwy jeśli nie niemożliwy (w przypadku podróży pociągiem). Taki transport narażałby Wnioskodawcę także na niepotrzebne ryzyko związane z utratą lub zniszczeniem tych materiałów, za które odpowiada materialnie.

Co istotne ponoszone wydatki związane z wynajęciem mieszkania nie są wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

Ponoszone wydatki są dokumentowane umową najmu zawartą na czas określony oraz (w przypadku kosztów eksploatacyjnych, t.j. za prąd) w formie faktur wystawianych na wynajmującego.

Z uwagi na powyższe zdaniem Wnioskodawcy ponoszone przez niego wydatki mogą być zaliczone, na podstawie art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne przedstawione stanowisko jest zgodne z poglądem prezentowanym przez Ministra Finansów (np. interpretacja Ministra Finansów z 25 listopada 2010 r. nr IBPBI/1/415-966/10/SK, interpretacja Ministra Finansów z 15 czerwca 2010 r. nr IPPP1-443-365/10-4/ISZ).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, t.j. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika m.in., iż Wnioskodawca zamieszkuje w woj. (...) zaś siedziba prowadzonej działalności znajduje się w woj. (...) a głównym klientem (zleceniodawcą) jest firma szkoleniowa z siedzibą w W. W celu obniżenia wydatków ponoszonych na hotele oraz transport Wnioskodawca wynajął mieszkanie w tym mieście.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zwraca się jednakże uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Należy zaznaczyć, że zgromadzone dowody nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela przedmiotowego mieszkania, który wynajmuje Wnioskodawca, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu tego mieszkania.

Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której podatnik wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując powyższe stwierdzić należy, że jeżeli poniesione wydatki będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy tym, obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża podatnika.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.