ITPB1/415-1148/13/MR

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2013 r. (data wpływu 12 listopada 2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodu - jest prawidłowe.

W dniu 12 listopada 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodu.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Z powodu niespodziewanego zwiększenia ilości zamówień w firmie, został pracownikowi przesunięty o 18 dni termin urlopu wypoczynkowego. Pracownik wystąpił z podaniem o zwrot wydatków za wykupione na pierwotny termin urlopu bilety lotnicze dla niego i jego rodziny. W przypadku rezygnacji kwota wpłaty nie ulegała zwrotowi. Załączona faktura dokumentująca zakup biletów była wystawiona na teściową i przez nią opłacona ze względu, jak oświadczył, na zniżki które posiadała w firmie rezerwującej bilety lotnicze. Na fakturze jest nr rezerwacji w której to widnieją bilety imienne na nazwisko pracownika, jego żony i córki.

Wnioskujący o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej zamierza dokonać zwrotu wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez pracownika w związku z zaplanowanym wypoczynkiem.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy zwrócone pracownikowi wydatki z tytułu przesunięcia terminu urlopu stanowią koszty uzyskania przychodu.

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na zwrot pracownikowi kosztów poniesionych na skutek przesunięcia terminu urlopu.

Zdaniem Wnioskodawcy, pracodawca może przesunąć termin urlopu pracownika tylko wówczas gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili planowania urlopu. Tak więc przedsiębiorca ma prawo do przesunięcia terminu urlopu pracownikowi. Jeżeli powodem przesunięcia jest zwiększona, nieprzewidziana ilość zamówień, pracownik posiada wymagane kwalifikacje, okoliczność ta uzasadnia podjęte przez firmę kroki Przesunięcie terminu skutkuje koniecznością podjęcia pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę.

Jeżeli pracownik podjął już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonał zakupu biletów lotniczych bezpośrednio związanych z zaplanowanym wypoczynkiem a przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest winien zwrócić poczynione przez niego wydatki. Z punktu widzenia rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą kosztami uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym przypadku bezsporne jest, że gdy do przesunięcia terminu urlopu dochodzi z powodu szczególnych potrzeb firmy, zwrócony pracownikowi wydatek poniesiony w związku z zaplanowanym wypoczynkiem, będzie kosztem podatkowym pracodawcy. Jego poniesienie jest bowiem związane z uzyskaniem przychodów opartych na dodatkowych zamówieniach. Realizacja tych zamówień nie była możliwa bez mającego iść na urlop pracownika.

Jednocześnie wydatek ten poniesiony przez firmę nie jest wyłączony z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ustawy, stanowić będzie dla niej koszt podatkowy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl definicji kosztów uzyskania przychodów, wynikającej z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki - winien:

* być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* nie znajdować się wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,

* być właściwie udokumentowany.

W powołanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy ustawodawca nie wskazuje enumeratywnie jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona została od istnienia związku przyczynowo - skutkowego tzn. poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź funkcjonowanie źródła tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów są koszty związane z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że podatnik wykaże, iż zostały one w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów.

W świetle powyższego uregulowania, jeżeli wydatek nie jest objęty katalogiem wydatków wymienionych w art. 23, wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów i jednocześnie istnieje wskazany powyżej związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem a przychodem - wydatek taki stanowi koszt uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 167 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca może odwołać pracownika z urlopu jeżeli jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Odwołanie pracownika z urlopu ma charakter polecenia służbowego. W konsekwencji, odmowa jego wykonania może być uznana za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Jednocześnie § 2 omawianego artykułu, nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Art. 164 Kodeksu pracy przewiduje natomiast możliwość przesunięcia terminu urlopu. Przesunięcie to może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (§ 1) lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (§ 2). W przypadku wyznaczenia nowego terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy, pracownik nie ma wpływu na zmianę tej decyzji. Z tych względów, pomimo braku w Kodeksie pracy przepisów obligujących pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z przesunięciem przez pracodawcę terminu urlopu, w doktrynie powszechnie przyjmuje się, że w takim przypadku, pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów (ewidentnych strat) poniesionych przez pracownika, do czego podstawą jest art. 167 § 2 Kodeksu pracy stosowany w drodze analogii.

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca zamierza dokonać zwrotu wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez pracownika w związku z zaplanowanym wypoczynkiem. Z powodu niespodziewanego zwiększenia ilości zamówień w firmie, został pracownikowi przesunięty o 18 dni termin urlopu wypoczynkowego.

W odniesieniu do przedstawionych we wniosku wydatków z tytułu zwrotu pracownikowi wydatków na bilety lotnicze w związku z przesunięciem terminu urlopu wypoczynkowego, należy stwierdzić, że w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji, wydatki takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 22 ust. 1 ustawy.

Według organu należy przyjąć, że wydatki, o których mowa we wniosku są podyktowane szczególną potrzebą Wnioskodawcy, tj. obsługą (realizacją) zamówień w sytuacji niespodziewanego zwiększenia ich ilości. Oznacza to, że poniesienie przedmiotowych wydatków znajduje racjonalne uzasadnienie jako dążenie do osiągania przychodów lub powiększania poziomu przychodów uzyskiwanych przez Wnioskodawcę.

Reasumując, wydatki Wnioskodawcy na zwrot pracownikowi - w związku z przesunięciem terminu urlopu wypoczynkowego - kosztów, które ten poniósł na zakup biletów lotniczych, mają na celu uzyskiwanie (zwiększenie) przez niego przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Wobec tego spełnią kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy i o ile zostaną właściwie udokumentowane, można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Końcowo zaznaczyć trzeba, iż organ - związany zakresem żądania Wnioskodawcy - nie odniósł się do kwestii prawidłowości udokumentowania wydatków, o których mowa we wniosku konkretnymi dowodami księgowymi.

Należy przy tym zastrzec, iż przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. W szczególności obowiązek wykazania, że konkretny wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Jeżeli przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie różniło się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.