IS.I/1-415/162/04 - Dokumentowanie wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego

Pytanie podatnika dotyczy dokumentowania wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych prywatnego samochodu osobowego.

Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie, działając na podstawie art. 14b § 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.), w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2004 r., zmienia informację o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, zawartą w piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Mielcu z dnia 3 listopada 2004 r. (znak: US.III-415/25/2/04) w następujący sposób:

Pismem z dnia 28 września 2004 r. (uzupełnionym pismem z dnia 14 października 2004 r.) podatnik zwrócił się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Mielcu z zapytaniem dotyczącym dokumentowania wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych prywatnego samochodu osobowego podatnika dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej w spółce cywilnej (P. "I." s.c.) rozliczającej się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz o wyjaśnienie przepisów prawnych regulujących powyższe kwestie, a w szczególności wyjaśnienie: czy oprócz ewidencji przebiegu pojazdu (prowadzonej dla ww. samochodu osobowego) koniecznym jest dokumentowanie wydatków związanych z jego używaniem, fakturami, a jeżeli tak to na kogo powinny być one wystawione: na firmę, której podatnik jest współwłaścicielem, czy na podatnika. Podatnik podniósł, że każdy jego wyjazd (służbowy) prywatnym samochodem osobowym potwierdzony jest delegacją; wydatki z tego tytułu rozlicza w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną dla ww. samochodu osobowego, jako iloczyn przejechanych w miesiącu kilometrów i odpowiedniej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Według stanowiska przedstawionego w piśmie wydatki związane z wyjazdami służbowymi prywatnym samochodem osobowym - z uwagi na regulację zawartą w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - nie muszą być dokumentowane fakturami.

Zgodnie z regulacją zawartą w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) osoba prowadząca działalność gospodarczą będąca właścicielem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki z tytułu używania takiego samochodu jedynie do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 5 i ust. 7 ww. ustawy).

Zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów (w przypadku spółek cywilnych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów) określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Zgodnie z § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są:

- faktury (odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach) lub

- inne dowody wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Paragraf 17 ust. 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż zapisów dotyczących pozostałych wydatków (innych niż zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych) dokonuje się z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy).

W świetle powyższych przepisów ewidencja przebiegu pojazdu służy wyłącznie do ustalenia limitu wydatków związanych z używaniem w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego, powyżej którego przedmiotowe wydatki nie stanowią już kosztów uzyskania przychodów. Wyżej wymieniona ewidencja nie stanowi natomiast dowodu faktycznego poniesienia wydatków na paliwo, oleje, smary, bieżące naprawy lub inne wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu. Dowodem poniesienia przedmiotowych wydatków, związanych z używaniem w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego, są w tym wypadku faktury.

Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie zauważa, iż zgodnie z ust. 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (stanowiących wraz ze wzorem tej księgi załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia) wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w kolumnie 14 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Reasumując, aby wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podatnika dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej w ramach spółki cywilnej mogły stanowić koszty uzyskania przychodów z tej działalności (podlegające zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - prowadzonej przez spółkę) koniecznym jest:

- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca; w razie braku tej ewidencji przedmiotowe wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu (art. 23 ust. 5 ww. ustawy) oraz

- gromadzenie faktur dokumentujących faktyczne poniesienie ww. wydatków przez spółkę cywilną (faktury powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu), oraz

- sporządzanie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur.

Jednocześnie Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie zauważa, iż brak właściwego udokumentowania faktycznie poniesionych wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego wspólnika dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej w ramach spółki cywilnej nie może stanowić podstawy do zastosowania regulacji określonej w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 pkt 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zgodnie z ww. przepisem wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju - jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu uzyskania przychodów).