IPTPP4/443-147/11-4/OS - Możliwość odliczenia podatku naliczonego na podstawie kserokopii faktury VAT wraz z załącznikiem.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Zarządu Nieruchomości, przedstawione we wniosku z dnia 19 grudnia 2011 r. (data wpływu 23 grudnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 5 marca 2012 r. (data wpływu 8 marca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego przez Wnioskodawcę jako współwłaściciela nieruchomości zgodnie z posiadanym udziałem na podstawie kserokopii faktury VAT wraz z załącznikiem-jest prawidłowe.

W dniu 23 grudnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek Zarządu Nieruchomości o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego przez Wnioskodawcę jako współwłaściciela nieruchomości zgodnie z posiadanym udziałem na podstawie kserokopii faktury VAT wraz z załącznikiem.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem dnia 5 marca 2012 (data wpływu 8 marca 2012 r.) w zakresie doprecyzowania stanu faktycznego.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny. (ostatecznie przedstawiony w uzupełnieniu wniosku)

Zarządowi Nieruchomości, Samorządowemu Zakładowi Budżetowemu, powierzono reprezentowanie Gminy w nieruchomościach stanowiących współwłasność gminy i innych podmiotów z prawem zaliczenia przychodów z nieruchomości do przychodów Zarządu Nieruchomości oraz z obowiązkiem pokrywania kosztów związanych z utrzymaniem udziału gminy we współwłasności. W ramach ww. reprezentowania gminy Zarząd Nieruchomości zawiera umowy o zarządzanie z wybranym zarządcą. W praktyce często zdarza się, że zakupy związane z utrzymaniem budynku dokonywane są przez zarządcę na współwłaścicieli. Z przyczyn technicznych (duża liczba współwłaścicieli) sprzedawca nie może wypisać na fakturze danych wszystkich nabywców (współwłaścicieli). Aby rozwiązać ten problem sprzedawca sporządza do wystawionej przez siebie faktury VAT załącznik, w którym zawarte są wszystkie potrzebne informacje o nabywcach. Oryginał takiej faktury VAT przechowywany jest w siedzibie zarządcy budynku, a poszczególni współwłaściciele (nabywcy w tym Zarządu Nieruchomości) otrzymują ksero faktury VAT wraz z załącznikiem. W załączeniu przesyłamy przykładową fakturę VAT dla kilku nabywców z załącznikiem oraz postanowienie Naczelnika.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Przedstawione we wniosku nieruchomości, na które Wnioskodawca ponosi wydatki wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zwolnionych i niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy taka faktura VAT (kserokopia) wraz z załącznikiem stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego dla Zarządu Nieruchomości jako współwłaściciela nieruchomości zgodnie z posiadanym udziałem.

Zdaniem Wnioskodawcy, kserokopia faktury VAT wraz z załącznikiem zawierającym informacje o nabywcach zgodnie z przytoczonymi wyżej przepisami rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT, może stanowić dokument do odliczenia podatku naliczonego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do postanowień art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054) zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o przepis art. 109 ust. 3 ustawy, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360).

Przepis § 5 ust. 1 tego rozporządzenia określa, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Zgodnie zaś z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca zawiera umowy o zarządzanie z wybranym zarządcą. W praktyce często zdarza się, że zakupy związane z utrzymaniem budynku dokonywane są przez zarządcę na współwłaścicieli. Z przyczyn technicznych (duża liczba współwłaścicieli) sprzedawca nie może wypisać na fakturze danych wszystkich nabywców (współwłaścicieli). Aby rozwiązać ten problem sprzedawca sporządza do wystawionej przez siebie faktury VAT załącznik, w którym zawarte są wszystkie potrzebne informacje o nabywcach. Oryginał takiej faktury VAT przechowywany jest w siedzibie zarządcy budynku, a poszczególni współwłaściciele (nabywcy w tym Wnioskodawca) otrzymują kserokopię faktury VAT wraz z załącznikiem.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Przedstawione we wniosku nieruchomości, na które Wnioskodawca ponosi wydatki wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zwolnionych i niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zarówno w ustawie jak i rozporządzeniu wykonawczym, używane jest wyłącznie pojęcie nabywcy. Przepisy te nie regulują w szczególny sposób zasad rozliczania i dokumentowania czynności podlegających ustawie o podatku VAT, odnoszących się do świadczenia danej usługi na rzecz kilku nabywców. Jednakże z uwagi na fakt, iż faktury mają za zadanie odzwierciedlać zdarzenia gospodarcze dopuszczone prawem, pod pojęciem "nabywcy" należy rozumieć również kilku nabywców, jeżeli strona danej transakcji jest wielopodmiotowa.

Z powyższych przepisów wynika, że brak jest przeszkód prawnych i faktycznych do tego, by firma będąca podatnikiem podatku VAT mogła wystawić jedną fakturę VAT, dokumentującą jednocześnie sprzedaż dokonaną na rzecz kilku nabywców, będących osobami fizycznymi lub prawnymi z odrębnymi numerami NIP. Oznacza to, że po stronie kupującego, mogą wystąpić dwie (lub więcej) osoby i nie ma w tym przypadku znaczenia, że ustawodawca określając zasady wystawiania faktur VAT wymienia strony transakcji, tj. podatnika i nabywcę, jako pojedyncze podmioty. Natomiast obowiązkiem sprzedawcy jest takie sporządzenie faktury VAT, aby zawierała ona co najmniej dane wynikające z powołanego wyżej § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że zgodnie z § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia podatnik może sporządzić fakturę w tylu egzemplarzach ilu jest faktycznie nabywców usługi bądź towaru, jednakże tylko jeden egzemplarz może zostać oznaczony jako ORYGINAŁ, natomiast pozostałe egzemplarze są faktycznie kopiami tego dokumentu.

Odnosząc powyższe do stanu faktycznego należy stwierdzić, iż każdy z nabywców jest uprawniony do otrzymania egzemplarza faktury, przy czym oryginał otrzyma tylko jeden z nabywców, natomiast pozostali nabywcy tej samej transakcji będą dysponowali jedną z kilku wystawionych przez sprzedawcę kopii faktury VAT.

Zatem przedmiotowa faktura powinna zostać wystawiona w tylu egzemplarzach, ilu jest finalnych nabywców, czemu nie sprzeciwia się powołany § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia

Może być zatem wystawiona jedna faktura dla kilku podmiotów dokumentująca przedmiotową sprzedaż związaną z utrzymaniem budynku, z tym że tylko jeden egzemplarz może zostać oznaczony jako oryginał.

Ponieważ Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu oryginału faktury zakupu (oryginał znajdować się będzie w siedzibie zarządcy), to w dokumentacji Wnioskodawcy dotyczącej podatku od towarów i usług powinna znajdować się kopia (kserokopia) oryginału faktury, na podstawie której Wnioskodawca wykazał nabycie w prowadzonym przez siebie rejestrze zakupu dla celów podatku od towarów i usług i dokonał odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług w odpowiedniej, przysługującej Wnioskodawcy części. Posiadany przez Wnioskodawcę dokument powinien także wskazywać miejsce, w którym przechowywany jest oryginał faktury VAT, a także opis procentowego udziału podatku naliczonego podlegającego odliczeniu z tytułu prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności opodatkowanej.

Ponadto należy zauważyć, iż przepisy powołanego rozporządzenia nie określają wzoru faktury VAT (tym samym jej objętości lub ilości stron), a jedynie stanowią o elementach, które taka faktura powinna obligatoryjnie zawierać. Wymogi, jakie powinna spełniać faktura zostały określone dla całego dokumentu. Powołane przepisy rozporządzenia z dnia 28 marca 2008 r. stanowią zatem o elementach, które faktura powinna zawierać jednak bez wskazania ich umiejscowienia, pod warunkiem jednak, że wystawione dokumenty będą odpowiadać wymogom określonym w tych przepisach.

W związku z powyższym, jeśli wystawiona faktura, której integralną częścią jest załącznik zawierający wszelkie niezbędne dane nabywców zawiera co najmniej dane wyszczególnione w § 5 ww. rozporządzenia to faktura taka jest wystawiona poprawnie i stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym przypadku, gdy Wnioskodawca jest jednym z kilku nabywców, który będzie ponosił koszty zakupu zgodnie z procentowym udziałem w nieruchomości, to Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego, przysługuje w części stanowiącej jego udział, w takiej części, w jakiej przedmiotowe towary wykorzystywane są przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jednocześnie należy zauważyć, iż każdy podatnik prowadzi z osobna ewidencję w oparciu o zebraną w tych celach dokumentację, co - pod warunkiem prowadzenia jej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa - umożliwia prawidłowe rozliczenie tego podatnika w zakresie podatku od towarów i usług.

Istotne jest zatem, w przypadku prowadzenia ww. ewidencji, aby każdy podatnik dysponował odpowiednimi dokumentami, na podstawie których dokonywane są stosowne zapisy w tej ewidencji (np. faktury zakupu). W dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług Zarządu Nieruchomości Komunalnych, winna znajdować się zatem kopia (kserokopia) oryginału faktury, na podstawie której dokonano odliczenia podatku naliczonego, wraz ze wskazaniem miejsca, w którym przechowywany jest oryginał faktury VAT, a także opisem odnośnie procentowego udziału podatku naliczonego podlegającego odliczeniu.

Reasumując, kopia (kserokopia) oryginału faktury wraz z załącznikiem - stanowiącym integralną część faktury - będzie stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego o ile faktura taka zawierać będzie wszelkie niezbędne dane wymagane przepisami ww. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, wyczerpujący opis stanu faktycznego winien wynikać z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, a nie z załączonych do niego dokumentów, w związku z czym nie były one przedmiotem merytorycznej analizy

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M. C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.