IPTPP2/443-708/11-2/JS - Faktura elektroniczna - wystawianie i sposób przechowywania.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 11 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych - jest prawidłowe.

W dniu 24 października 2011 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej "Spółka") jest jednym z największych dystrybutorów elementów elektronicznych, poprzez odpowiednio przygotowane działy sprzedaży. Spółka prowadzi również sprzedaż przez internet.

Spółka zamierza wprowadzić system elektronicznych faktur sprzedaży (dalej "System e-faktur"), który pozwalałby na ich tworzenie w formie elektronicznej i przechowywanie na serwerze dedykowanym oraz wysyłanie ich klientom zwanych również płatnikami w formie elektronicznej, po uprzednim uzyskaniu od nich na to zgody/oświadczenia. Po wdrożeniu projektu System e-faktur zostanie tak skonfigurowany, że wszystkie faktury zostaną zapisane w formie elektronicznej w postaci pliku PDF. Faktury będą przechowywane tylko w wersji elektronicznej a wydruk do wersji papierowej będzie dokonywany tylko i wyłącznie w przypadkach kiedy będzie to konieczne - np. gdy klient nie wyraził zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Pojęcie e-faktur będzie obejmować swym zakresem: faktury sprzedaży VAT, faktury korygujące VAT, faktury zaliczkowe VAT jak również faktury korekty zaliczek VAT.

Wszystkie ww. rodzaje faktur będą przechowywane w formie elektronicznej w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum elektronicznym, gdzie będą zachowane do wglądu przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia. System przechowywania e-faktur gwarantuje nienaruszalność treści faktur (niezmienność, niezależność od ewentualnych zmian teleadresowych, zmian nazw klientów, sprzedawanych towarów oraz innych elementów na wydrukach).

Przekazywanie faktur do klientów będzie się odbywało w dwóch formach:

Spółka rozważa trzy formy uzyskania akceptacji do przekazywania e-faktur do klientów Spółki:

* Forma papierowa (fax bądź list z odpowiednim oświadczeniem klienta);

* Forma elektroniczna (wiadomość e-mail z odpowiednim oświadczeniem klienta);

* Odpowiedni ruch na stronie www zalogowanego klienta (za pomocą loginu i hasła), który wyrazi zgodę na wysyłanie e-faktur.

W danych klienta kwalifikującego się zdaniem Spółki do otrzymywania e-faktur (po spełnieniu określonych wymogów oraz wyrażeniu zgody) pojawi się odpowiedni znacznik do e-faktur. W ww. formach klient będzie mógł również odwołać swoją zgodę co spowoduje powrót do tradycyjnej formy dostarczania faktur sprzedaży, z której korzysta dotychczas, czyli formy papierowego wydruku. W takim przypadku znacznik w danych klienta zostanie usunięty. Każda zmiana znacznika e-faktura będzie powodowała przesterowanie Systemu e-faktur do odpowiedniej formy i od następnego dnia (bez weryfikacji stanu poprzedniego) klient będzie otrzymywał e-faktury bądź wersję papierową.

Fakt uzyskania zgody bądź jej anulowania będzie przechowywany w systemie SAP z dokładną informacją o dacie jej otrzymania. Po utworzeniu faktury odpowiedni mechanizm będzie weryfikował czy klient posiada znacznik e-faktury czy też nie, co będzie prokurowało odpowiednio następne kroki procesu sprzedaży i obsługi klienta.

Dodatkowo każdy klient, który wyrazi chęć otrzymywania e-faktur zostanie zobowiązany do potwierdzenia poprawności swojego adresu e-mail, na który Spółka będzie wysyłać mu powiadomienie (na adres podany przez klienta zostanie wysłana wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym, który klient będzie musiał aktywować). Wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym będzie posiadała również warunki współpracy zawierające wszelkie wymogi dotyczące zmiany formy dostarczania faktur z formy tradycyjnej na formę elektroniczną oraz oświadczenie klienta, że dany adres będzie przez niego używany, konserwowany a przed każdą zmianą takiego adresu będzie informował Spółkę, co poskutkuje również naniesieniem tych zmian w Systemie e-faktur. Zdaniem Wnioskodawcy warto podkreślić, iż wskazane powyżej formy akceptacji przesyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej pozwolą w pełni na identyfikację poszczególnych klientów.

Oznacza to, że System e-faktur będzie tak skonfigurowany, że Spółka będzie posiadała informacje, od kogo taka akceptacja pochodzi. System e-faktur sprawdzi, czy adres e-mail, na który zostanie wysłane powiadomienie został przez klienta zweryfikowany i potwierdzony.

Jeżeli ww. warunki dotyczące akceptacji klienta i możliwości otrzymywania przez niego e-faktur zostaną spełnione, System dokona wysyłki wiadomości e-mail z powiadomieniem oraz umieści e-faktury na stronie internetowej - www.tme.eu, poprzez którą zalogowany klient swoim integralnym loginem i hasłem będzie mógł sobie pobrać e-fakturę w bezpiecznym, szyfrowanym połączeniu HTTPS. Fakt pobrania e-faktury ze strony www.tme.eu będzie odpowiednio odnotowywany.

Zatem podsumowując, przekazanie klientowi faktury w formie elektronicznej następować będzie przez udostępnienie faktury na stronie internetowej www.tme.eu. E-faktura będzie udostępniona do pobrania ze strony internetowej po wysłaniu powiadomienia na wskazany przez klienta adres e-mail. Proces wysyłki powiadomienia będzie sprawdzał, czy klient w swojej kartotece (danych klienta) posiada znacznik e-faktura. Spółka stworzy też dedykowane adresy e-mail, gdzie klienci będą mogli przysyłać oświadczenia akceptacji i anulowania akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Adresy te będą konserwowane na bieżąco. W przypadku, w którym klient nie ma znacznika e-faktury, Spółka będzie dokonywała wydruku faktury zapisanej na serwerze w formie PDF. Wydrukowana faktura będzie następnie wysyłana listem bądź dołączana do przesyłki towaru. W formie papierowej będą udostępniane też wszystkie duplikaty faktur, o ile zajdzie taka potrzeba. Dodatkowo Klient, który otrzyma fakturę w formie papierowej będzie miał również, po zalogowaniu się, dostęp do elektronicznej wersji przedmiotowej faktury, na stronie internetowej.

Spółka wystawia również faktury do transakcji, które z obowiązku rejestrowane są za pomocą kasy fiskalnej. Po wdrożeniu systemu e-faktur Spółka zamierza przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zdaniem Spółki w przypadku wystawienia przez nią klientowi faktury w formie papierowej, Spółka może przechowywać kopię danej faktury w formie elektronicznej w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum.

Zgodnie z § 1 pkt. 2 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, ww. Rozporządzenie określa zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Zgodnie z § 8 wyżej przywołanego Rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanego przepisu można wysnuć twierdzenie na zasadzie per analogiam, że będzie on miał odpowiednie zastosowanie w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej.

Rozporządzenie Fakturowe w § 21 stanowi ponadto, że "Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1 oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura".

Jak to zostało wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, po wdrożeniu projektu System e-faktur zostanie tak skonfigurowany, że wszystkie faktury, które będą wystawiane zostaną zapisane w formie elektronicznej w postaci pliku PDF. Faktury będą przechowywane tylko w wersji elektronicznej a wydruk do wersji papierowej będzie dokonywany tylko i wyłącznie w przypadkach, kiedy będzie to konieczne.

Pojęcie e-faktur obejmuje swym zakresem: faktury sprzedaży VAT, faktury zaliczkowe VAT, faktury korygujące VAT.

Wszystkie ww. rodzaje faktur będą przechowywane w formie elektronicznej w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum elektronicznym, gdzie będą zachowane do wglądu przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia. System e-faktur gwarantuje nienaruszalność treści faktur (niezmienności, niezależności od ewentualnych zmian teleadresowych, zmian nazw klientów, sprzedawanych towarów oraz innych zmiennych elementów na wydrukach). Zgodnie z powyższym Spółka będzie mogła przechowywać faktury w formie elektronicznej, nawet, jeżeli zostały one wystawione w formie papierowej. Potwierdza to również liczne orzecznictwo sądów polskich.

Warto przywołać w tym miejscu wyrok NSA z 3 listopada 2009 r. (Sygn. akt I FSK 1169/2008), w którym podkreślono, że: "Nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu."

Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/2008) stwierdził, iż: "Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r. skoro, zatem współczesne nośniki informacji pozwalają na gromadzenie danych w inny sposób z zachowaniem ich pierwotnej wartości to należy w ocenie Spółki uznać taki sposób za prawnie dopuszczalny zwłaszcza w sytuacji, w której to na podatniku spoczywa obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi on wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej, jako jedynej możliwej do ich przechowywania".

Z kolei w orzeczeniu z dnia 11 maja 2011 r. WSA w Szczecinie (sygn. akt I SA/Sz 79/11) stwierdził, że "podziela powyższe poglądy stwierdzając, że Dyrektywa VAT nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Również z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie, co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji (Z. Makowski. G. Mularczyk, Czy Polska jest gotowa na implementację nowych przepisów o fakturach..., Przegląd Podatkowy 1/2010). Wobec tego, Sąd zgadza się ze stanowiskiem strony skarżącej, że skoro normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie".

Zatem, podsumowując powyższe, stwierdzić należy, iż przepisy podatkowe zarówno krajowe, jak i wspólnotowe, nie wykluczają możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej pierwotnie wystawionej w formie papierowej.

Jednak podkreślenia wymaga fakt, że taka faktura drukowana jest z pliku PDF generowanego przez system e-faktur zapewniającego integralność oraz autentyczność dokumentu.

Zdaniem Spółki, nie istnieją przesłanki negatywne by oryginały faktur VAT miały postać papierową, zaś kopie faktur VAT miały postać elektroniczną. Ustawa VAT nie precyzuje, a zatem nie zakazuje przechowywania faktur VAT w sposób przyjęty przez Spółkę. System e-faktur zapewnia prawidłowe przechowywanie danych zawartych na fakturach, w tym daty sporządzenia dokumentów oraz drukowanie w dowolnym momencie faktur. Taki sposób przechowywania faktur jest w ocenie Spółki zgodny z przepisami podatkowymi.

Ad. 2

Zdaniem Spółki, wskazane formy, w jakich klienci mogą wyrazić akceptację na wysyłanie faktur VAT w formie elektronicznej są zgodne z § 3 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Jak wskazała Spółka określone przez nią sposoby akceptacji, umożliwiające jej przesyłanie faktur do klientów w formie elektronicznej, opisane w przedstawionym przez Spółkę zdarzeniu przyszłym, spełniają wymagania zawarte w stosownych regulacjach wykonawczych do Ustawy o VAT.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych: "Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Ponadto § 3 ust. 2 ww. Rozporządzenia stanowi, że "Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej." Odnosząc powyżej cytowane regulacje do przedstawionego stanu faktycznego, Spółka w planowanym Systemie e-faktur zakłada, że faktury w formacie PDF będą udostępniane w formie elektronicznej swym klientom po uprzednim wyrażeniu przez tych klientów zgody/akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, o której mowa w omawianym Rozporządzeniu. Spółka przewiduje trzy sposoby uzyskania zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej do swych klientów. Klienci mogą wyrazić akceptację w formie pisemnej, w formie elektronicznej poprzez wysłanie wiadomości e-mail z odpowiednim oświadczeniem oraz przez zalogowanie się na stronie ww. Ustawodawca określając wymagania, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury może zostać wyrażona, pozostawił podatnikom pewną dowolność. Minister Finansów w powołanym wyżej Rozporządzeniu w § 3 ust. 2 poprzestał jedynie na podaniu form, w jakich akceptacja może być wyrażona (forma pisemna i forma elektroniczna), nie konkretyzując tych pojęć. W doktrynie prawa podatkowego, dominujące znaczenie ma pogląd reprezentowany między innym przez Pana Mariusza Pogońskiego (źródło: www.lexisnexis.lexpolonica.pl). Twierdzi on bowiem, że:

" (...) każda wiadomość, co do której nie będzie wątpliwości, iż pochodzi od kontrahenta zainteresowanego wyrażeniem takiej akceptacji oraz będzie zawierała jednoznaczną treść, iż wyraża on zgodę na akceptację otrzymywania faktur elektronicznych, powinna być uznana za wystarczającą dla skutecznego rozpoczęcia przez podatnika procesu przesyłania i udostępniania faktur elektronicznych."

Zatem wskazane w zdarzeniu przyszłym formy otrzymania przez Spółkę akceptacji klientów na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej są w świetle obowiązujących przepisów oraz stanowiska doktryny prawidłowe.

Ad. 3 i 4

Zdaniem Spółki nic nie stoi na przeszkodzie by jednym ze sposobów uzyskania faktury przez jej klienta było pobranie jej bezpośrednio ze strony internetowej, po uprzednim zalogowaniu się na specjalnie utworzoną w tym celu stronę internetową.

Ponadto faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez klientów w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, gdyż gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Zgodnie z brzmieniem § 4 Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej: "faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury".

Jednocześnie w ww. Rozporządzeniu w § 2 odnajdujemy definicje zarówno autentyczności pochodzenia jak i integralności treści faktury.

Zgodnie z § 2 ust. 1 ust. 1 przez autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z § 2 ust. 1 ust. 2 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto § 2 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych stanowi, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

Rozporządzenie podaje zatem przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury tj. zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to jednak otwarty katalog metod, co potwierdza zastosowanie wyrażenia "w szczególności" w tym przepisie. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania faktur elektronicznych o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności i integralności, o których mowa w ust. 1 wspomnianego przepisu.

W ocenie Spółki, wystarczającymi dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści przy fakturowaniu w formacie PDF jest opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie procedur elektronicznych w ramach Systemu e-faktur.

Należy podkreślić, iż z przedstawionego przez Spółkę opisu zdarzenia przyszłego wynika, że pliki e-faktur w formacie PDF zapisane zostaną w archiwum gwarantującym ich integralność i niezmienność. Pobieranie nastąpi po zalogowaniu się przez klienta w szyfrowanym połączeniu, co również świadczyć będzie o integralności i autentyczności pochodzenia pobieranych e-faktur.

Zatem, w ocenie Spółki faktury PDF przesyłane do klientów w omawianej formie elektronicznej stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, gdyż gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Takie stanowisko potwierdza m.in. Interpretacja z dnia 12 maja 2011 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie Nr IPPP3/443-468/11-2/JF. Wracając do form przesyłania tych faktur, przypomnieć należy, że jak zakłada to System e-faktur, odpowiednie mechanizmy umieszczą e-faktury na specjalnie do tego dedykowanej stronie internetowej. Fakturę pobrać będzie mógł jedynie zalogowany klient swym integralnym loginem i hasłem. Koncepcja ta zakłada, że najpierw następuje wysyłka powiadomienia o przygotowanej fakturze wraz z informacją niezbędną do jej pobrania pocztą elektroniczną e-mail przy zachowaniu odpowiednich procedur. E-faktura będzie wystawiana przez stronę www dynamicznie (na stronie będzie informacja, że dana faktura jest gotowa do pobrania i na życzenie klienta strona będzie ją pobierała do wyświetlenia bądź ściągnięcia dynamicznie z Content Servera). Fakt pobrania e-faktury przez stronę www będzie odnotowywany przez Spółkę jako wystawcę faktury.

Zdaniem Spółki uznać należy, że pobieranie e-faktury przez klienta Spółki bezpośrednio ze strony internetowej, spełnia wymogi określone w wyżej powołanych przepisach. Sposób pobierania faktur elektronicznych bezpośrednio przez klienta za logowanego na odpowiednią stronę internetową, jest powszechnie akceptowany w doktrynie jako alternatywne rozwiązanie dla przesyłania, w tym udostępniania e-faktur w formie elektronicznej. Jako przykład można podać Pana Mariusza Pogońskiego (źródło: www.lexisnexis.lexpolonica.pl), który w swym artykule pt. "Rozwiązania techniczne stosowane przy przesyłaniu faktur elektronicznie" zauważa, co następuje: "Kolejnym rozwiązaniem jest udostępnienie kontrahentom faktur VAT za pośrednictwem systemu informatycznego wykorzystywanego do komunikacji z klientami. Zgodnie z tym rozwiązaniem faktury będą generowane automatycznie, na podstawie danych uprzednio wprowadzonych do systemu. System informatyczny zapewni zaś możliwość pobrania faktury przez klienta na jego komputer lub inne urządzenie w postaci zabezpieczonej przed zmianami (np. obraz faktury w wersji pdf). Przy takim rozwiązaniu dostęp do systemu mają z reguły jedynie upoważnieni pracownicy ze strony odbiorcy faktury, a w celu zapewnienia bezpieczeństwa posługiwać się muszą kluczem wygenerowanym przez system. Takie zabezpieczenia ograniczają możliwość ingerencji w treść sporządzonej już faktury VAT, co powoduje, że spełnione zostają warunki autentyczności i integralności".

Podsumowując należy stwierdzić, iż przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego założenia Sytemu e-faktur w zakresie pobierania przez klienta e-faktur ze strony www, do której dostęp mają jedynie klienci posiadający określony login oraz hasło są zgodne z obowiązującymi przepisami. Zamieszczane na stronie internetowej faktury VAT są zabezpieczone szyfrowanym protokołem wymiany danych świadczącym o ich integralności oraz autentyczności pochodzenia. Zatem Spółka jest zdania, iż proponowane przez nią rozwiązanie jest prawidłowe.

Ad. 5 i 6

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka może stworzyć system, który pozwalałby pobrać wielokrotnie daną fakturę ze strony internetowej.

Z kolei wydawanie duplikatów faktur, które dostarczone były klientowi uprzednio w formie elektronicznej - w ocenie Spółki - może odbywać się w tradycyjnej formie - papierowej.

Rozporządzenie Fakturowe określa między innymi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania. Zgodnie z treścią § 5 ust. 1 ww. Rozporządzenia: § 5 ust. 1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Jak Wnioskodawca wskazał w zdarzeniu przyszłym, Spółka zamierza stworzyć System e-faktur polegający na udostępnieniu faktury w formie elektronicznej na stronie internetowej. Założenie działania Systemu jest takie, że klient nie będzie ograniczony w ilości pobrań faktury ze strony internetowej. Udostępnianiu e-faktury na stronie internetowej daje klientowi możliwość wielokrotnego poboru tej faktury jak również jej wydruku.

Jednocześnie Spółka chcąc umożliwić klientom realizację ich praw do uzyskania duplikatu faktury, przewiduje stworzenie systemu wysyłki papierowych duplikatów faktur doręczonych w formie elektronicznej, na wniosek klienta.

W ocenie Spółki taki system pozwoli zachować zgodność postępowania Spółki z regulacjami prawnymi w zakresie wystawiania i przesyłania faktur VAT.

Ad. 7

W sytuacji, gdy klient nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej Spółka przesyła mu fakturę wystawioną w formie papierowej. Jednocześnie wydaje się, że nie ma ograniczeń, aby tą samą fakturę, która została wysłana klientowi w formie papierowej udostępnić mu do wglądu na stronie internetowej po uprzednim zalogowaniu się.

W świetle regulacji Ustawy o VAT, Rozporządzenia fakturowego, czy Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie ma jednoznacznego zakazu udostępniania wersji elektronicznych faktur wystawionych uprzednio w tradycyjnej formie papierowej. W tym miejscu należy zaznaczyć, iż nie ma ryzyka podwójnego zafakturowania jednej sprzedaży, z tego względu, że elektroniczny obraz faktury wystawionej w formie pisemnej udostępniony na stronie internetowej, będzie tożsamy w treści do faktury papierowej. Jedynie w sytuacji, gdy klient nie wyrazi zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, jedynie wersja papierowa przesłana wraz z przesyłką będzie stanowiła dokument rozliczeniowy i rozstrzygała o ewentualnym prawie do odliczenia podatku naliczonego przez klienta, gdy takie prawo będzie mu przysługiwało.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z § 19 ust. 2 przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Należy zauważyć, iż w myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2 rozporządzenia).

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia).

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 rozporządzenia).

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być sporządzona, wystawiona, przesłana i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka prowadzi m.in. sprzedaż przez internet. Zamierza wprowadzić system elektronicznych faktur sprzedaży (dalej "System e-faktur"), który pozwalałby na ich tworzenie w formie elektronicznej i przechowywanie na serwerze dedykowanym oraz wysyłanie ich klientom zwanych również płatnikami w formie elektronicznej, po uprzednim uzyskaniu od nich na to zgody/oświadczenia. Po wdrożeniu projektu System e-faktur zostanie tak skonfigurowany, że wszystkie faktury zostaną zapisane w formie elektronicznej w postaci pliku PDF. Faktury będą przechowywane tylko w wersji elektronicznej a wydruk do wersji papierowej będzie dokonywany tylko i wyłącznie w przypadkach kiedy będzie to konieczne - np. gdy klient nie wyraził zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Pojęcie e-faktur będzie obejmować swym zakresem: faktury sprzedaży VAT, faktury korygujące VAT, faktury zaliczkowe VAT jak również faktury korekty zaliczek VAT. Wszystkie ww. rodzaje faktur będą przechowywane w formie elektronicznej w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum elektronicznym, gdzie będą zachowane do wglądu przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia. System przechowywania e-faktur gwarantuje nienaruszalność treści faktur (niezmienność, niezależność od ewentualnych zmian teleadresowych, zmian nazw klientów, sprzedawanych towarów oraz innych elementów na wydrukach).

Przekazywanie faktur do klientów będzie się odbywało w dwóch formach: papierowej (tradycyjnej) i elektronicznej: udostępnienie na stronie internetowej www do pobrania, równocześnie z wysyłką powiadomienia o przygotowanej fakturze wraz z informacją niezbędną do jej pobrania będzie następować pocztą elektroniczną e-mail przy zachowaniu odpowiednich procedur. Niezbędne do przekazywania e-faktury jest wyrażenie przez klienta na to zgody.

Spółka rozważa trzy formy uzyskania akceptacji do przekazywania e-faktur do klientów Spółki:

forma papierowa (fax bądź list z odpowiednim oświadczeniem klienta), forma elektroniczna (wiadomość e-mail z odpowiednim oświadczeniem klienta) oraz odpowiedni ruch na stronie www zalogowanego klienta (za pomocą loginu i hasła), który wyrazi zgodę na wysyłanie e-faktur.

W danych klienta kwalifikującego się zdaniem Spółki do otrzymywania e-faktur (po spełnieniu określonych wymogów oraz wyrażeniu zgody) pojawi się odpowiedni znacznik do e-faktur. W ww. formach klient będzie mógł również odwołać swoją zgodę co spowoduje powrót do tradycyjnej formy dostarczania faktur sprzedaży, z której korzysta dotychczas, czyli formy papierowego wydruku. W takim przypadku znacznik w danych klienta zostanie usunięty. Każda zmiana znacznika e-faktura będzie powodowała przesterowanie Systemu e-faktur do odpowiedniej formy i od następnego dnia (bez weryfikacji stanu poprzedniego) klient będzie otrzymywał e-faktury bądź wersję papierową.

Fakt uzyskania zgody bądź jej anulowania będzie przechowywany w systemie SAP z dokładną informacją o dacie jej otrzymania. Po utworzeniu faktury odpowiedni mechanizm będzie weryfikował czy klient posiada znacznik e-faktury czy też nie, co będzie prokurowało odpowiednio następne kroki procesu sprzedaży i obsługi klienta.

Dodatkowo każdy klient, który wyrazi chęć otrzymywania e-faktur zostanie zobowiązany do potwierdzenia poprawności swojego adresu e-mail, na który Spółka będzie wysyłać mu powiadomienie (na adres podany przez klienta zostanie wysłana wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym, który klient będzie musiał aktywować). Wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym będzie posiadała również warunki współpracy zawierające wszelkie wymogi dotyczące zmiany formy dostarczania faktur z formy tradycyjnej na formę elektroniczną oraz oświadczenie klienta, że dany adres będzie przez niego używany, konserwowany a przed każdą zmianą takiego adresu będzie informował Spółkę, co poskutkuje również naniesieniem tych zmian w Systemie e-faktur. Zdaniem Wnioskodawcy warto podkreślić, iż wskazane powyżej formy akceptacji przesyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej pozwolą w pełni na identyfikację poszczególnych klientów.

Wnioskodawca wskazał, iż System e-faktur będzie tak skonfigurowany, że Spółka będzie posiadała informacje, od kogo taka akceptacja pochodzi. System e-faktur sprawdzi, czy adres e-mail, na który zostanie wysłane powiadomienie został przez klienta zweryfikowany i potwierdzony.

Jeżeli ww. warunki dotyczące akceptacji klienta i możliwości otrzymywania przez niego e-faktur zostaną spełnione, System dokona wysyłki wiadomości e-mail z powiadomieniem oraz umieści e-faktury na stronie internetowej - www.tme.eu, poprzez którą zalogowany klient swoim integralnym loginem i hasłem będzie mógł sobie pobrać e-fakturę w bezpiecznym, szyfrowanym połączeniu HTTPS. Fakt pobrania e-faktury ze strony www.tme.eu będzie odpowiednio odnotowywany.

Zatem przekazanie klientowi faktury w formie elektronicznej następować będzie przez udostępnienie faktury na stronie internetowej www.tme.eu. E-faktura będzie udostępniona do pobrania ze strony internetowej po wysłaniu powiadomienia na wskazany przez klienta adres e-mail. Proces wysyłki powiadomienia będzie sprawdzał, czy klient w swojej kartotece (danych klienta) posiada znacznik e-faktura. Spółka stworzy też dedykowane adresy e-mail, gdzie klienci będą mogli przysyłać oświadczenia akceptacji i anulowania akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Adresy te będą konserwowane na bieżąco. W przypadku, w którym klient nie ma znacznika e-faktury, Spółka będzie dokonywała wydruku faktury zapisanej na serwerze w formie PDF. Wydrukowana faktura będzie następnie wysyłana listem bądź dołączana do przesyłki towaru. W formie papierowej będą udostępniane też wszystkie duplikaty faktur, o ile zajdzie taka potrzeba. Dodatkowo Klient, który otrzyma fakturę w formie papierowej będzie miał również, po zalogowaniu się, dostęp do elektronicznej wersji przedmiotowej faktury, na stronie internetowej.

Spółka wystawia również faktury do transakcji, które z obowiązku rejestrowane są za pomocą kasy fiskalnej. Po wdrożeniu systemu e-faktur Spółka zamierza przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej.

Ad. 1

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy oraz przedstawione zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, iż jeżeli sposób przechowywania przez Wnioskodawcę faktury zapewni autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści od momentu jej wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktury, to Wnioskodawca kopię faktury VAT wystawionej w formie tradycyjnej (papierowej) będzie mógł przechowywać w formie elektronicznej w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum elektronicznym. Zatem działanie przedstawione przez Wnioskodawcę należy uznać za prawidłowe.

Ad. 2

Odnosząc się natomiast do form uzyskania akceptacji do otrzymywania faktur drogą elektroniczną należy wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych sposobów dokonania przedmiotowych akceptacji w drodze elektronicznej. Istotne jest zatem by akceptacja przekazana za pośrednictwem wiadomości elektronicznej, uznana została za wystarczającą dla skutecznego rozpoczęcia przez Wnioskodawcę procesu przesyłania i udostępniania faktur elektronicznych.

Wobec powyższego w przypadku, gdy proponowane przez Wnioskodawcę formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej będą w sposób wystarczający dowodziły, iż klient akceptuje przesyłanie faktur w formie elektronicznej, to tym samym należy uznać, że postępowanie Wnioskodawcy będzie prawidłowe.

Ad. 3

W odpowiedzi na pytanie nr 3 należy wskazać, iż w przypadku, gdy forma przesyłania faktur polegająca na pobraniu jej przez klienta Wnioskodawcy ze strony internetowej, po zalogowaniu się w bezpiecznym połączeniu HTTPS, zapewni autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, to działanie Wnioskodawcy będzie prawidłowe.

Ad. 4

Z kolei w odpowiedzi na pytanie nr 4 należy stwierdzić, iż przedmiotowe faktury będą stanowiły faktury elektroniczne, jeżeli sposób ich wystawiania przez Wnioskodawcę i otrzymywania przez klientów będzie zapewniał autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych. Skoro - jak wskazał Wnioskodawca - wystawiane faktury w formacie PDF będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści, to tym samym będą stanowiły faktury elektroniczne.

Ad. 5

W przypadku, gdy Wnioskodawca stworzy system pozwalający klientom pobrać wielokrotnie daną fakturę ze strony internetowej, który spełni warunki rozporządzenia, a w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści oraz zabezpieczy przed ryzykiem podwójnego zafakturowania tej samej sprzedaży, to stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Ad. 6

Odnosząc się natomiast do kwestii wystawiania duplikatu faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w dowolnej postaci.

Zatem, Wnioskodawca może wystawić duplikat faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Ad. 7

Odnosząc się do pytania nr 7 należy wskazać, iż przepisy prawa podatkowego nie regulują wprost kwestii udostępniania klientowi wersji elektronicznej faktury, która została wysłana uprzednio do klienta w formie papierowej. Tym samym nie ma ograniczeń, aby tą samą fakturę, która została wysłana uprzednio do klienta w formie papierowej udostępnić jemu do wglądu na stronie internetowej po uprzednim zalogowaniu się.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Należy jednocześnie dodać, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem zapytania Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości przewidywanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.