IPTPP2/443-430/11-2/IR

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 27 lipca 2011 r. (data wpływu 1 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur i faktur korygujących elektronicznie, prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz dokumentów niezbędnych do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów - jest prawidłowe.

W dniu 1 sierpnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur i faktur korygujących elektronicznie, prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz dokumentów niezbędnych do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenia przyszłe:

Wnioskodawca (zwany dalej "Spółką") jest zarejestrowany dla potrzeb podatku od towarów usług (zwanego dalej "VAT") jako podatnik VAT czynny. Spółka składa w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-7 za okresy miesięczne. W związku z dostawą towarów oraz świadczeniem usług przez Wnioskodawcę, Spółka zamierza przesyłać faktury w formie elektronicznej, pod warunkiem uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury tj. nabywcę towarów i usług Spółki. Akceptacja zostanie udzielona w formie pisemnej, odpowiednie oświadczenie w tym względzie zostanie złożone przez nabywców towarów i usług Spółki, zgodnie z obowiązującymi zasadami reprezentacji osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Faktury będą wystawiane przez upoważnionych pracowników Spółki tj. tych pracowników, którzy odpowiadają za kontakty z nabywcami towarów i usług Spółki (przyjęcie zamówienia, jego obsługa i wykonanie). Faktura będzie wystawiana w systemie finansowo - księgowym Spółki. Pracownicy upoważnieni do wystawienia faktur zobowiązani są na mocy odpowiednich regulacji wewnętrznych obowiązujących w Spółce do odpowiedniego zabezpieczania sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem do systemu finansowo - księgowego osób trzecich. Wystawione w ten sposób faktury sprzedaży będą automatycznie generowane do pliku.pdf. Nazwa pliku jest nadawana automatycznie jako: "SERIA FAKTURY_NUMER FAKTURY_DATA WYSTAWIENIA". Jakakolwiek zmiana treści faktury po jej wystawieniu nie będzie możliwa (zachowana zostanie identyczność treści pomiędzy fakturą wystawioną, a przesłaną do kontrahenta). Spółka i jej kontrahenci ustalą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki i jej kontrahentów. Wystawione faktury sprzedaży będą automatycznie przesyłane do nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznik do wiadomości na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej. Tytuł wiadomości będzie nadawany automatycznie jako "SERIA FAKTURY_NUMER FAKTURY_DATA WYSTAWIENIA". Po wysłaniu pliki wiadomości tekstowej wraz z załącznikiem w postaci faktury w postaci.pdf będą automatycznie zapisywane w folderze sieciowym "FAKTURY SPRZEDAŻY_ROK_MIESIĄC". Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w folderze sieciowym "FAKTURY SPRZEDAŻY_ROK_MIESIĄC" będą mieli wyłącznie pracownicy upoważnieni do ich wystawienia oraz pracownicy działu księgowego. Dowodem dostarczenia wiadomości zawierającej fakturę sprzedaży na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będzie automatyczne potwierdzenie doręczenia wygenerowane przez serwer pocztowy nabywcy. Potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej fakturę sprzedaży na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będą automatycznie archiwizowane w folderze sieciowym "FAKTURY SPRZEDAŻY_POTWIERDZENIA DOSTARCZENIA_ROK_MIESIĄC" pod nazwą "POTWIERDZENIE DOSTARCZENIA_SERIA FAKTURY_NUMER FAKTURY_DATA WYSTAWIENIA".

Spółka zamierza również przesyłać w formie elektronicznej faktury korygujące do faktur dokumentujących odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur korygujących będą identyczne do tych omówionych powyżej. W szczególności, dowodem dostarczenia wiadomości zawierającej fakturę korygującą na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będzie automatyczne potwierdzenie doręczenia wygenerowane przez serwer pocztowy nabywcy. Potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej fakturę korygującą na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będą automatycznie archiwizowane w odpowiednim folderze sieciowym Spółki.

Spółka zamierza przesyłać w formie elektronicznej, na zasadach omówionych powyżej, zarówno faktury dokumentujące odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju jak i faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Faktura dokumentująca WDT zawiera specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. W przypadku WDT będzie automatycznie generowana prośba do nabywcy zidentyfikowanego na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium Polski o potwierdzenie dostarczenia towarów będących przedmiotem dostawy na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska, pod wskazanym na fakturze sprzedaży adresem. Prośba o potwierdzenie dostarczenia towarów będących przedmiotem dostawy będzie automatycznie przesyłana do nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej i zawierać będzie następującą treść: "Potwierdzam odbiór towaru udokumentowanego fakturą numer... z dnia... na terytorium... pod adresem...". Nabywca w odpowiedzi na przesłaną wiadomość potwierdzi lub nie potwierdzi fakt dostarczenia towaru dostawy na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej pod wskazanym na fakturze sprzedaży adresem. Otrzymane od nabywców informacje będą automatycznie zapisywane w folderze sieciowym "WDT_POTWIERDZENIA DOSTARCZENIA_ROK_MIESIĄC" pod nazwą "WDT_POTWIERDZENIE DOSTARCZENIA_SERIA FAKTURY_NUMER FAKTURY_DATA WYSTAWIENIA". W przypadku, gdy nabywca potwierdzi fakt otrzymania towaru na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska, potwierdzenie to wraz z elektronicznie przesłaną fakturą będzie potwierdzać, że towary będące przedmiotem dostawy zostały dostarczone do tego nabywcy pod wskazanym na fakturze adresem.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej ("Rozporządzenie") faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Stosownie natomiast do § 4 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Z § 2 ust. 1 Rozporządzenia wynika, że poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a poprzez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Minister Finansów w opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl komunikacie "Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r." wskazał, że celem zaproponowanych w ww. rozporządzeniach zmian jest uproszczenie obrotu fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 8 września 2001 r. o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Z przepisu tego wynika wprost, że bezpieczny kwalifikowany podpis elektroniczny i elektroniczna wymiana danych są jedynie przykładowo wskazanymi w Rozporządzeniu rozwiązaniami gwarantującymi autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Na temat innych rozwiązań przepisy milczą. Z art. 233 Dyrektywy 2006/112 z dnia 28 listopada 2006 r., którego treść ustalono Dyrektywą 2010/45 z dnia 3 lipca 2010 r. wynika jednak, że autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Biorąc pod uwagę powyższe autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości wystawcy faktur) zagwarantuje to, iż faktury będą wystawiane przez upoważnionych pracowników Spółki tj. tych pracowników, którzy odpowiadają za kontakty z nabywcami towarów i usług Spółki (przyjęcie zamówienia, jego obsługa i wykonanie). Pracownicy upoważnieni do wystawienia faktur zobowiązani będą na mocy odpowiednich regulacji wewnętrznych obowiązujących w Spółce do odpowiedniego zabezpieczania sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem do systemu finansowo - księgowego osób trzecich. Wystawione w ten sposób faktury sprzedaży będą automatycznie generowane do pliku PDF. Ponadto Spółka i jej kontrahenci ustalą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Integralność treści faktury (brak możliwości zmiany danych zawartych w fakturze) i jej czytelność zostanie zagwarantowana przez to, że wystawione faktury sprzedaży będą automatycznie przesyłane do nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznik do wiadomości na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej. Tytuł wiadomości będzie nadawany automatycznie jako "SERIA FAKTURY_NUMER FAKTURY_DATA WYSTAWIENIA". Ponadto Spółka będzie przechowywać elektroniczne wiadomości, zawierające załącznik w postaci przesyłanej kontrahentowi faktury, a wystawiona faktura będzie automatycznie generowana do wysyłki. Tym samym zachodzić będzie tożsamość treści między dokumentem wystawionymi przesłanym (będzie to ten sam dokument), a z uwagi na automatyczną wysyłkę wystawionej faktury zmiana jej treści nie będzie możliwa. Łatwość odszukania faktur zagwarantuje przechowywanie pliku wiadomości tekstowej wraz z załącznikiem w postaci faktury w formacie.pdf w odpowiednim folderze sieciowym, na dedykowanym serwerze w oddzielnych plikach, których nazwy odpowiadają kolejnym numerom faktur (tytuł wiadomości będzie zawierał zarówno numer faktury jak i datę jej wystawienia), a faktury będą umieszczone w folderach stworzonych dla poszczególnych okresów rozliczeniowych.

Bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej zagwarantuje przechowywanie na dedykowanym serwerze zlokalizowanym w siedzibie Spółki. Biorąc pod uwagę powyższe sposób, w jaki Spółka zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Ad. 2

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o VAT w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usług, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Przepisy nie określają formy potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru korekty faktury. Z tego też wynika, że forma ta jest dowolna, o ile uzyskane przez dostawcę potwierdzenie w sposób dostateczny zapewnia, że korekta faktury została otrzymana przez nabywcę. Elektroniczne potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przesłane w formie elektronicznej spełnia ten warunek. Potwierdzają to także organy podatkowe np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 19 stycznia 2011 r., ILPP1/443-1151/10-2/Al, który stwierdził: "Potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej, może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą - w formie listu poleconego - przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób dokumentowania otrzymania przez kontrahentów faktur korygujących na podstawie elektronicznego potwierdzenia odbioru (e-mail) będzie spełniał warunek wynikający z art. 29 ust. 4a ustawy, pozwoli bowiem jednoznacznie stwierdzić, że kontrahent fakturę korygującą otrzymał."

Biorąc pod uwagę powyższe otrzymane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę jest wystarczającym dowodem, który uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w fakturze dokumentującej odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Ad. 3

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem między innymi, że podatnik posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT dowodami tymi są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

Zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku, gdy dokumenty, o których mowa wyżej nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiło WDT, w szczególności:

Z uchwały 7 sędziów NSA z dnia 11.10. 2010 r., I FPS 1/10 wynika, że w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy o VAT dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji Podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Faktura przesłana przez Spółkę w formie elektronicznej, przechowywana przez Spółkę w formie elektronicznej wraz z otrzymanym drogą elektroniczną i przechowywanym w tej formie potwierdzeniem dostarczenia towarów są dokumentami.

Biorąc pod uwagę powyższe faktura przesłana przez Spółkę w formie elektronicznej, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przechowywana przez Spółkę w formie elektronicznej wraz z otrzymanym drogą elektroniczną i przechowywanym w tej formie potwierdzeniem dostarczenia towarów będących przedmiotem dostawy na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska pod wskazanym na fakturze sprzedaży adresem, są wystarczającym dowodem do stosowania stawki 0%.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.