IPTPB1/4511-875/15-4/AG - PIT w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na kosze prezentowe przekazane pracownikom kontrahenta.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) w zw. z art. 16 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. , poz. 1649) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko #61485; przedstawione we wniosku z dnia 15 grudnia 2015 r. (data wpływu 22 grudnia 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 23 marca 2016 r. (data wpływu 30 marca 2016 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na kosze prezentowe przekazane pracownikom kontrahenta (pytanie Nr 1) - jest nieprawidłowe.

W dniu 22 grudnia 2015 r. do Izby Skarbowej w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług.

Pismem z dnia 30 grudnia 2015 r., Nr IBPB-1-1/4511-795/15/NL, IBPB-2-1/4511-567/15/MD, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach przekazał ww. wniosek w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, celem załatwienia zgodnie z właściwością przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim (data wpływu 30 grudnia 2015 r.).

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 14 marca 2016 r., Nr IPTPB1/4511-875/15-2/AG, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 14 marca 2016 r., a doręczono w dniu 18 marca 2016 r. Uzupełnienie ww. wniosku wpłynęło do tut. Organu w dniu 30 marca 2016 r. Nadane ono zostało w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego w dniu 25 marca 2016 r.

W uzupełnieniu wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi firmę transportową. Jest małym podatnikiem, jest czynnym podatnikiem VAT i stosuje metodę kasową rozliczania podatku VAT od 1 stycznia 2013 r. Występuje u Niego tytko sprzedaż opodatkowana. Podatek dochodowy rozlicza stosując metodę uproszczoną wg. art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wg stawki liniowej 19%, na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W związku ze zbliżającym się końcem roku i czasem podsumowań współpracy z kontrahentami Wnioskodawca podjął decyzję o przekazaniu wybranym pracownikom kontrahentów, z którymi ma najbliższy kontakt biznesowy koszy prezentowych. Pierwotnie miały to być kosze prezentowe o zróżnicowanej wartości od 80 zł do 150 zł, ale ostatecznie Wnioskodawca podjął decyzję o przekazaniu koszy o wartości do 80 zł brutto. W tych koszach znalazły się słodycze: mieszanki owoców suszonych, pierniki, czekolada mleczna, praliny, syrop malinowy, czekoladki, ptasie mleczko, kawa, herbata, a także kalendarze z logo firmy Wnioskodawcy.

Te drobne upominki były wręczane nieodpłatnie podczas spotkań podsumowujących współpracę w danym roku.

Utarło się w praktyce, że pod koniec roku kierownictwo, jak i przedstawiciele firmy Wnioskodawcy odwiedzają swoich największych odbiorców i prowadzą rozmowy handlowe odnośnie dalszych, wspólnych przedsięwzięć i wtedy też wręczane są drobne upominki w postaci koszy prezentowych (nieodpłatne przekazanie). Przekazanie takie ma na celu budowę dobrych relacji i poprawę już istniejących relacji z odbiorcami usług, a tym samym zabezpieczenie źródła przychodów. Takie poczynania nie noszą znamion okazałości, ani wytworności, aby można je zaliczyć do kosztów reprezentacji. Wnioskodawca dodał, że z obdarowanymi nie łączy Wnioskodawcy żaden stosunek cywilnoprawny, ani umowy, z których by wynikało, że obdarowany ma otrzymać jakiś upominek. Wnioskodawca przekazał je całkowicie dobrowolnie.

Wnioskodawca prowadzi niejednokrotnie rozmowy handlowe, dłuższe negocjacje z kontrahentami zarówno w siedzibie firmy jak i w restauracji, gdzie podejmuje klienta obiadem, czy innym drobnym poczęstunkiem - kawą, herbatą, ciastkiem lub cateringiem w siedzibie firmy. Koszty tych usług powstały w ścisłym związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, a ich celem było budowanie pozytywnych relacji z kontrahentem a nie poprawa wizerunku podatnika.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania odnoszące się do podatku dochodowego od osób fizycznych, ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku:

1. Czy ww. kosze prezentowe zawierające słodycze: mieszankę owoców suszonych, pierniki, czekoladę mleczną, praliny, syrop malinowy, czekoladki, ptasie mleczko, kawę, herbatę oraz kalendarze z logo firmy Wnioskodawcy o wartości do 80 zł brutto (za cały koszyk), przekazywane pracownikom kontrahentów, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów firmy Wnioskodawcy, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

2. Czy osoby otrzymujące te kosze prezentowe nieodpłatnie, tj. pracownicy kontrahentów, korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli ich wartość nie przekracza jednorazowo kwoty 200 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), i czy Wnioskodawca jako płatnik jest zobowiązany do wystawienia tym osobom informacji PIT-8C (art. 42a ww. ustawy).

3. Czy wydatki ponoszone na usługi gastronomiczne i cateringowe (w lokalu lub siedzibie firmy) w czasie spotkań o charakterze biznesowym, a nie w celu okazania przepychu, czy wytworności, mające na celu budowanie pozytywnych relacji między kontrahentami, stanowią koszty uzyskania przychodu przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania Nr 1. W przedmiocie pozostałych pytań wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, ostatecznie przedstawionym w uzupełnieniu wniosku, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Jednym z takich kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów są koszty reprezentacji - art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Niestety w ustawach podatkowych nie ma definicji "reprezentacji". Organy podatkowe do tej pory różnie podchodziły do tej kwestii, skupiały się na podkreśleniu "okazałości" i "wystawności". Sytuacja zmieniła się dopiero po wydaniu przez NSA wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), który z kolei stał się impulsem do wydania interpretacji ogólnej z dnia 25 listopada 2013 r., Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów. NSA stwierdził, "że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny należy na nie patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym lub dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny."

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazywanie drobnych upominków dla pracowników kontrahentów ma na celu budowanie pozytywnych relacji z odbiorcami usług, czyli są to wydatki w celu osiągnięcia nowych przychodów lub zabezpieczenia obecnych źródeł przychodów - wspomniany wyżej art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zakupione i przekazane prezenty w postaci opisanych wcześniej koszy prezentowych wg Wnioskodawcy nie mają charakteru reprezentacyjnego. Kalendarze z logo firmy to wydatki na cel promocyjno-reklamowy, a słodycze, kawa i herbata są obecnie czymś standardowym, nie można mówić o wyszukaniu, czy okazałości, które miałyby znamiona reprezentacji i wyłączałyby z kosztów uzyskania przychodów. Wartość jednostkowa poszczególnych słodyczy, kawy, herbaty, kalendarzy nie przekracza kilkunastu złotych, więc nie ma mowy o wystawności, czy okazałości przekazywanych upominków i Wnioskodawca uważa, że mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na kosze prezentowe przekazane pracownikom kontrahenta jest nieprawidłowe.

Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z generalną zasadą zawartą w cytowanym przepisie, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, to pomiędzy tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma, lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania wyróżnia się koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie). W przypadku kosztów pośrednich brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenie, świadczenia na rzecz pracowników, koszty promocji i reklamy.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu.

Zatem, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków pod warunkiem:

* faktycznego poniesienia wydatku,

* istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkiem a przychodami,

* braku dokonanego wydatku na liście negatywnej, zawartej w art. 23 ustawy,

* odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Konsekwencją tej regulacji prawnej jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, do których w szczególności zostały zaliczone wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów. Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ww. ustawa podatkowa nie definiuje terminu "reprezentacja", ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin "reprezentacja", wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako "przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu", a nie "wystawność, okazałość, wytworność". Pomocną może być również etymologia tego słowa - "repraesentatio" (łac.) oznacza "wizerunek".

Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami, akcentowania jej renomy i poszanowania kontrahenta. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

* stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

* stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Zatem, celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów, czy usług. Wskazanie w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy określonych grup wydatków (poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych), bez doprecyzowania, że chodzi o wydatki w tym zakresie przekraczające określoną wysokość lub niemieszczące się w określonej formie, jako w szczególności będące kosztami reprezentacji, oznacza, że ustawodawca nie wiąże wyrażenia "koszty reprezentacji" z wytwornością, okazałością, wystawnością, ale właśnie z wszelkimi kosztami występowania w imieniu i w interesie podatnika, kosztami reprezentowania go na zewnątrz, w kontaktach z kontrahentami i partnerami biznesowymi, kosztami budowania i podtrzymywania pozytywnego wizerunku firmy.

Zatem, wydatki na reprezentację, to wszelkie wydatki związane nie tylko z reprezentowaniem firmy podatnika na zewnątrz, ale także wydatki związane z tworzeniem określonego, pozytywnego wizerunku firmy.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi firmę transportową. W związku ze zbliżającym się końcem roku i czasem podsumowań współpracy z kontrahentami Wnioskodawca podjął decyzję o przekazaniu wybranym pracownikom kontrahentów, z którymi ma najbliższy kontakt biznesowy koszy prezentowych o wartości do 80 zł brutto. W tych koszach znalazły się słodycze takie jak mieszanki owoców suszonych, pierniki, czekolada mleczna, praliny, syrop malinowy, czekoladki, ptasie mleczko, kawa, herbata, a także kalendarze z logo firmy Wnioskodawcy. Te upominki były wręczane pracownikom kontrahentów nieodpłatnie podczas spotkań podsumowujących współpracę w danym roku. Ich przekazanie ma na celu budowę dobrych relacji i poprawę już istniejących relacji z odbiorcami usług, a tym samym zabezpieczenie źródła przychodów.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane wyżej przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że skoro kosze prezentowe dla niektórych pracowników kontrahentów przekazane zostały przez Wnioskodawcę z myślą o budowaniu pozytywnych relacji z tymi kontrahentami, a także w celu budowania pozytywnych relacji i poprawy już istniejących relacji z odbiorcami usług, to wydatki, które poniesione zostaną na zakup koszy prezentowych mają w takiej sytuacji charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.