IPTPB1/415-674/13-4/KSU - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w ujęciu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet z tytułu podróży służbowych osoby zatrudnionej na stanowisku kierowcy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 15 października 2013 r. (data wpływu 21 października 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 19 stycznia 2014 r. (data wpływu 21 stycznia 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej - jest prawidłowe.

W dniu 21 października 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej oraz obowiązków płatnika.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa m.in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 8 stycznia 2014 r., Nr IPTPB1/415-674/13-2/KSU na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawczynię do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 14 stycznia 2014 r., następnie w dniu 21 stycznia 2014 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania 20 stycznia 2014 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Adres głównego miejsca wykonywania działalności to: ul. X, K.; adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności to: ul. Y, K. Wnioskodawczyni jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

Przeważającą działalnością gospodarczą są usługi transportu drogowego towarów (kod PKD 49.41.Z). Wnioskodawczyni posiada stosowne uprawnienia dotyczące usług transportu lądowego towarów: licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy ważna do 5 maja 2056 r., licencja dotyczącą międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego rzeczy ważna do 29 września 2016 r. Usługi transportu są wykonywane przy pomocy samochodów ciężarowych przez pracowników Wnioskodawczyni, zatrudnionych (umowa o pracę) na stanowisku: kierowca samochodu ciężarowego. Samochody ciężarowe są wyposażone w miejsca do spania (zgodnie z homologacją producenta) oraz kierowcy mają obowiązek parkować pojazdy na odpoczynki (noclegi) na strzeżonych parkingach, wyposażonych w zaplecze socjalne (natryski, toalety). W każdej umowie o pracę kierowcy określono miejsce wykonywania pracy na K., ul. X. W chwili składania wniosku ORD-IN kierowcy wykonują swoją pracę w najbliższej okolicy i po zakończeniu pracy wracają do bazy.

W związku ze zmianą na rynku transportowym kierowcy będą wykonywać usługi transportowe zarówno na terenie kraju, jak i poza terenem kraju. Możliwe są na przykład takie sytuacje, kiedy kierowca będzie wyjeżdżał z bazy w poniedziałek, a wracał do niej w piątek przewożąc ładunki na terenie kraju, ale nie wracając ze względów ekonomicznych na teren bazy (a tym samym nie wracając do domu). Możliwe są również takie sytuacje, gdy kierowca będzie wyjeżdżał na okres dłuższy niż tydzień i będzie przewoził ładunki transportowe zarówno w kraju, jak i poza krajem nie wracając w tym czasie do bazy oraz wielokrotnie przekraczając polską granicę.

W myśl ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Nr 92, poz. 879, z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 15 lutego 2010 r., DD2/033/259/PMN/09/1113, każdy kierowca będzie miał wypłacaną dietę oraz inne należności (w tym również ryczałt za noclegi) stanowiące zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem wyjazdów służbowych w ramach zatrudnienia na stanowisku kierowcy.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 19 stycznia 2014 r. Wnioskodawczyni dodała, że forma opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej to podatek liniowy, natomiast rodzaj prowadzonej ewidencji podatkowej to księgi rachunkowe.

Wyjaśniła również, że sformułowanie "inne należności" dotyczy ryczałtów za noclegi oraz wydatków poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej: opłaty za przejazdy płatnymi drogami i autostradami, opłaty za parking, za natryski, toalety przy parkingu (czyli niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy wypłacane diety oraz inne należności stanowiące zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem wyjazdów służbowych w ramach zatrudnienia na stanowisku kierowcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów u Wnioskodawczyni.

2. Czy wypłacane diety oraz inne należności stanowiące zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem wyjazdów służbowych w ramach zatrudnienia na stanowisku kierowcy będą zwolnione od podatku dochodowego u kierowcy.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 19 stycznia 2014 r. Wnioskodawczyni przeformułowała ww. pytanie nr 2 i zadała następujące zapytanie:

Czy od wypłaconych diet oraz innych należności stanowiących zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem wyjazdu służbowego w ramach zatrudnienia na stanowisku kierowcy Wnioskodawczyni jako pracodawca powinna pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych).

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1. Natomiast wniosek w zakresie pytania nr 2 zostanie rozpatrzony odrębnie.

Zdaniem Wnioskodawczyni, wypłacane diety oraz inne należności stanowiące zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem wyjazdów służbowych w ramach zatrudnienia na stanowisku kierowcy można u Niej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku dodano, że wypłacone diety i inne należności stanowiące zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem wyjazdów służbowych w ramach zatrudnienia na stanowisku kierowcy stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wartość diet z tytułu podróży służbowych jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.

Zatem, w ocenie Wnioskodawczyni, wypłacone diety i inne należności stanowią koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu, kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

W katalogu ujętym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika wypłacanych pracownikom firmy transportowej.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ze względu na kryterium celowości, leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Jeżeli zatem zostaną spełnione kryteria wynikające z wymienionego przepisu, wówczas Wnioskodawczyni ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych prowadzonej działalności gospodarczej diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zgodnie z przepisem § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług transportu drogowego towarów. Usługi transportu są wykonywane przy pomocy samochodów ciężarowych przez pracowników zatrudnionych (umowa o pracę) na stanowisku: kierowca samochodu ciężarowego. Samochody ciężarowe są wyposażone w miejsca do spania (zgodnie z homologacją producenta), a kierowcy mają obowiązek parkować pojazdy na odpoczynki (noclegi) na strzeżonych parkingach, wyposażonych w zaplecze socjalne (natryski, toalety). W związku ze zmianą na rynku transportowym kierowcy będą wykonywać usługi transportowe zarówno na terenie kraju, jak i poza terenem kraju. Możliwe są na przykład takie sytuacje, kiedy kierowca będzie wyjeżdżał z bazy w poniedziałek a wracał do niej w piątek przewożąc ładunki na terenie kraju, ale nie wracając ze względów ekonomicznych na teren bazy (a tym samym nie wracając do domu). Możliwe są również takie sytuacje, gdy kierowca będzie wyjeżdżał na okres dłuższy niż tydzień i będzie przewoził ładunki transportowe zarówno w kraju, jak i poza krajem nie wracając w tym czasie do bazy oraz wielokrotnie przekraczając polską granicę.

Każdy kierowca będzie miał wypłacaną dietę oraz inne należności (ryczałt za noclegi, zwrot wydatków poniesionych podczas podróży służbowej: opłaty za przejazdy płatnymi drogami i autostradami, opłaty za parking, za natryski, toalety przy parkingu - czyli niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej).

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że Wnioskodawczyni, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wypłacane pracownikom diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniu.

Należy podkreślić, że pojęcie "podróży służbowej" unormowane jest w przepisach prawa pracy, zatem rozstrzygnięcie kwestii, czy podróże, jakie odbywa pracownik są podróżami służbowymi oraz prawidłowość wypłacania należności z tego tytułu, nie leży w kompetencji organów podatkowych. Przepisy prawa pracy nie stanowią bowiem przepisów prawa podatkowego zdefiniowanych w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.). W związku z tym, minister właściwy do spraw finansów publicznych nie ma uprawnienia do ich interpretowania w trybie wydawania indywidualnych interpretacji prawa podatkowego, określonych w art. 14b tej ustawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.