IPTPB1/415-292/11-3/KSU - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej diet i innych należności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 listopada 2011 r. (data wpływu 17 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników - jest prawidłowe.

W dniu 17 listopada 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników oraz diet za czas podróży służbowych pracodawcy.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych. Przedmiotem działalności są usługi remontowo - budowlane. Siedziba firmy znajduje się w miejscowości....

W lutym 2011 r. Wnioskodawca podpisał umowę na wykonanie usług remontowych na terenie Niemiec z kontrahentem z Niemiec. W celu wywiązania się z umowy Wnioskodawca zatrudnił pracowników na umowę o pracę podając w umowie, że miejsce wykonywania pracy to... (siedziba firmy) oraz w pozycji inne warunki zatrudnienia, że będą wypłacane należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, zgodnie z art. 77^{5 §} 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Pracownicy nie otrzymują wyżywienia, ani ekwiwalentów za wyżywienie, nie mają też zapewnionych noclegów.

Jako pracodawca, Wnioskodawca również przebywa na terenie Niemiec pracując z pracownikami i nadzorując ich pracę.

Dodano również, iż wykonywanie podróży służbowych związane jest z:

* prowadzoną działalnością gospodarczą,

* służy osiągnięciu przez firmę przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Przedmiotem niniejszej interpretacji są zagadnienia zawarte w pytaniu nr 1, natomiast w zakresie pytania nr 2 wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, diety jak i zryczałtowane koszty noclegów pracowników firmy, oddelegowanych do wykonania prac budowlanych poza siedzibę firmy, stanowią koszty uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako niestanowiące takich kosztów.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,

* być właściwie udokumentowany.

W katalogu zwartym w przepisie art. 23 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety, bądź z innego tytułu, w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników.

Nie uważa się jednakże za koszty uzyskania przychodów - na mocy art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba.

A zatem, kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty te obejmują zatem również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 77^{5 §} 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona odpowiednio w:

* rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

* rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - art. 775 § 4 Kodeksu pracy.

Zatem, zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Kodeksu pracy, pracodawcę obciążają wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową. Równocześnie w definicji podróży służbowej istotne jest wykonywanie zadań poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy, na służbowe polecenie pracodawcy związane z wykonywaniem zadania służbowego. Zatem pracodawca, który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety oraz poniesione wydatki związane z odbywaniem przez tegoż pracownika podróży służbowej. Warunkiem formalnoprawnym zakwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie faktu poniesienia danego wydatku.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług remontowo-budowlanych. W lutym 2011 r. Wnioskodawca podpisał umowę na wykonanie usług remontowych na terenie Niemiec z kontrahentem z Niemiec. W celu wywiązania się z umowy Wnioskodawca zatrudnił pracowników na podstawie umowy o pracę, podając w umowie, że miejscem wykonywania pracy jest siedziba firmy oraz w pozycji inne warunki zatrudnienia, że będą wypłacane należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Pracownicy nie otrzymują wyżywienia, ani ekwiwalentów za wyżywienie, nie mają też zapewnionych noclegów.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego, należy stwierdzić, że należności wypłacone pracownikom z tytułu diet i zryczałtowanych kosztów noclegów - w przypadku wykonania prac poza siedzibą firmy - na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

W tym miejscu podkreślić jednak należy, że pojęcie "podróży służbowej pracownika" należy do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych upoważnionych do wykonywania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.