IPPP3/4512-509/15-3/WH

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 czerwca 2015 r. (data wpływu 17 czerwca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur - jest prawidłowe.

W dniu 17 czerwca 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest jednym z wiodących producentów wyposażenia okrętowego oraz kompleksowych rozwiązań systemowych dla jednostek pływających. Siedziba działalności gospodarczej Spółki mieści się w Finlandii, jednak z uwagi na fakt, iż Spółka dokonuje również transakcji handlowych na terytorium Polski, dokonała rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług w kraju. W momencie składania wniosku Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

W związku z planowanym rozpoczęciem działalności gospodarczej w Polsce Wnioskodawca dokonywał będzie licznych transakcji zakupowych. Będą to zarówno krajowe nabycia towarów i usług, jak i wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów przywożonych z innych państw członkowskich oraz import usług świadczonych przez podmioty nieposiadające siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. W konsekwencji Spółka otrzymywać będzie od swoich kontrahentów w formie papierowej faktury, faktury korygujące oraz inne dokumenty potwierdzające dokonanie danej transakcji, takie jak np: noty księgowe (dalej jako: "Dokumenty"). Dokumenty przesyłane będą przez kontrahentów do siedziby Spółki w Finlandii, gdzie będą one ewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym.

Na otrzymywanych fakturach dokumentujących krajowe nabycia towarów i usług, poza innymi elementami wymaganymi przepisami prawa, wyszczególnione będą kwoty podatku VAT. W składanych deklaracjach podatkowych Spółka dokonywać będzie obniżenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikające z wystawionych na jej rzecz faktur.

Ponieważ w związku z przewidywaną znaczną ilością Dokumentów ich magazynowanie oraz archiwizowanie w formie papierowej wiązałoby się z koniecznością ponoszenia istotnych kosztów, Spółka rozważa obecnie możliwość przechowywania Dokumentów jedynie w formie elektronicznej.

W zakładanym modelu archiwizacji pracownicy działu finansów Spółki będą skanować wpływające Dokumenty do wersji elektronicznej w formacie pliku PDF oraz zapisywać je na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze. Proces skanowania gwarantował będzie, iż wygenerowane elektroniczne kopie stanowić będą wierny obraz ich papierowych oryginałów. Przebieg archiwizacji wykluczał będzie również możliwość wprowadzenia jakichkolwiek zmian w treści Dokumentów w stosunku do ich pierwotnej papierowej formy. Po zeskanowaniu i sprawdzeniu czytelności elektronicznego obrazu Dokumentu, papierowy egzemplarz zostanie zniszczony przez uprawnionego pracownika Wnioskodawcy. W ten sposób Spółka będzie dysponowała jedynie obrazami Dokumentów w postaci plików elektronicznych, które będą identyczne z ich wersją papierową, tzn. będą zawierały wszelkie informacje umieszczone na papierowych oryginałach.

Serwer, na którym przechowywane będą elektroniczne kopie Dokumentów, znajduje się w miejscowości A. w Norwegii. Spółka zapewni nieprzerwany dostęp do zapisanych plików, w tym możliwość ich natychmiastowego obejrzenia, skopiowania na inny nośnik danych oraz wydruku. Zatrudnieni przez Spółkę specjaliści z zakresu informatyki regularnie wykonywać będą kopie zapasowe plików zawierających obrazy Dokumentów, tak, aby w przypadku awarii serwera możliwe było pełne odtworzenie jego zawartości.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania Dokumentów, które będzie otrzymywać od swoich kontrahentów w wersji papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony we wniosku.

2. W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie Nr 1, czy Wnioskodawca będzie miał prawo do obniżenia wartości podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur/faktur korygujących, które wystawione zostaną w formie papierowej, a przechowywane będą w postaci elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy:

W odniesieniu do pytania Nr 1

W ocenie Spółki, obecnie obowiązujące przepisy w zakresie VAT nie stoją na przeszkodzie temu, aby faktury oraz inne dokumenty zakupowe otrzymane pierwotnie w wersji papierowej były przechowywane, po odpowiednim ich przetworzeniu do wersji elektronicznej, wyłącznie w formie pliku elektronicznego.

W odniesieniu do pytania Nr 2

W ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji, gdy faktury/faktury korygujące wystawiane przez kontrahentów w formie papierowej zostaną przetworzone do postaci pliku elektronicznego oraz będą przechowywane wyłącznie w tej formie, Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikające z takich dokumentów.

W zakresie pytania Nr 1

Ustawa o VAT nie odnosi się bezpośrednio do możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących oraz innych dokumentów zakupowych wystawionych oraz otrzymanych przez nabywcę w postaci papierowej. Przepisy ustawy zawierają jednak szereg regulacji w zakresie sposobu przechowywania faktur, które pośrednio wskazują na istnienie takiej możliwości.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W myśl art. 106m ust. 2 przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ust. 3 została przedstawiona definicja integralności treści faktury. Zgodnie z nią przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Przepis art. 106 ust. 4 stanowi, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (z pewnymi zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowym przypadku).

Inną regulacją odnoszącą się do kwestii przechowywania faktur jest przepis art. 112a, który w ust. 1 wskazuje, iż podatnicy otrzymane faktury (w tym faktury wystawione ponownie) zobowiązani są przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie jednak do art. 112a ust. 3 przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowy wymóg został zawarty w ust. 4 tego przepisu, a stanowi on, że podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Wnioskodawcy z przedstawionych powyżej przepisów wynika, iż dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Regulacje ustawy o VAT w żaden sposób nie wyłączają możliwości przechowywania faktur w formie innej niż oryginalna. Określone w tych przepisach warunki odnoszą się do obowiązku przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz integralność treści, autentyczność pochodzenia i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wobec tego w sytuacji, gdy powyższe wymogi zostaną spełnione podatnik uprawniony jest do przechowywania faktur w dowolnej postaci, również w formie zdigitalizowanego obrazu faktury papierowej.

W związku z tym Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w jego ocenie planowany sposób przechowywania w formie plików elektronicznych otrzymywanych od kontrahentów papierowych faktur zakupowych wypełniać będzie wymogi wynikające z przepisów ustawy o VAT. To samo tyczy się faktur korygujących oraz innych dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji nabycia towarów i usług, takich jak noty księgowe.

Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów Spółka prowadzić będzie (podobnie jak czyni to również obecnie) kontrole biznesowe, które będą gwarantowały wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy Dokumentami, a dostawą towarów lub świadczeniem usług, do których one się odnoszą.

W szczególności Spółka zapewni autentyczność pochodzenia Dokumentów poprzez dokładną weryfikację tożsamości podmiotów będących dostawcami towarów lub usług.

Również integralność treści Dokumentów będzie zagwarantowana przez Spółkę. Sposób archiwizowania Dokumentów do wersji elektronicznej zapewni, iż nie będzie możliwości dokonywania jakichkolwiek modyfikacji danych zawartych w ich treści. Archiwizacja następować będzie do plików w formacie PDF, który nie będzie umożliwiał przekształcania danych zawartych w Dokumentach.

Czytelność Dokumentów będzie weryfikowana przez pracowników odpowiedzialnych za ich archiwizowanie i zostanie zapewniona przez cały okres ich przechowywania.

Dokumenty przetworzone do formy elektronicznej będą przechowywane przez Wnioskodawcę w podziale na okresy rozliczeniowe, a wykorzystywany system informatyczny umożliwi uzyskanie do nich dostępu on-line, łatwe odszukanie oraz wydruk lub zapisanie na nośniku danych na każde żądanie organu podatkowego/organu kontroli skarbowej.

Podsumowując, w ocenie Spółki, z uwagi na fakt, iż planowany sposób archiwizowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej wypełniać będzie wymagania stawiane przez przepisy ustawy o VAT, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów otrzymywanych pierwotnie w postaci papierowej.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż możliwość przechowywania w postaci elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej była wielokrotnie potwierdzana przez organy podatkowe w wydawanych przez nie interpretacjach przepisów prawa podatkowego. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ) wskazał, iż "Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur (...) otrzymanych w papierowej formie, w formie obrazów elektronicznych tj. skanów - w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT - jest zgodne z powyższymi przepisami."

Stanowisko takie zostało również potwierdzone w interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 lutego 2015 r. (sygn. IPPP2/443-1151/14-2/KOM) oraz z 4 lutego 2015 r. (sygn. IPPP3/443-1124/14-2/IG), a także Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 lutego 2015 r. (sygn. IPTPP2/443-870/14-3/JSz).

W zakresie pytania Nr 2

W ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji gdy zostanie przez niego wdrożony planowany system przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów otrzymywanych w postaci papierowej w dalszym ciągu będzie przysługiwać mu prawo do obniżenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikającego z takich faktur oraz faktur korygujących o ile realizowane nabycia służyć będą do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Stosownie do treści art. 86 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo to w myśl art. 86 ust. 10 w zw. z ust. 10b ustawy powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Dalej w art. 88 ustawy o VAT wymienione zostały pewne wyjątki w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego. W przepisie tym brak jest jednak odniesienia do kwestii sposobu przechowywania faktur. Powyższe wskazuje na to, że celem ustawodawcy nie było różnicowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego w zależności od sposobu przechowywania faktur, z których takie prawo podatnik wywodzi.

Wobec powyższego w przypadku wprowadzenia planowanego systemu archiwizacji faktur/faktur korygujących, który przewidywał będzie skanowanie takich dokumentów do postaci plików elektronicznych PDF oraz niszczenie papierowych oryginałów, Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikające z tak przechowywanych faktur/faktury korygujących.

Spółka pragnie ponownie wskazać, iż sposób archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, jaki zostanie przez nią wdrożony będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność oraz ciągły dostęp do tych Dokumentów, łatwe ich odszukanie, pobór lub wydruk z systemu informatycznego, w którym będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w VAT.

W takiej sytuacji, w ocenie Spółki spełnione zostaną wszelkie warunki do tego, aby faktury/faktury korygujące stanowiły podstawę do odliczenia wykazanych na nich kwot podatku naliczonego.

Stanowisko analogiczne z prezentowanym jest powszechnie uznawane przez organy podatkowe za prawidłowe, czego potwierdzeniem są m.in. następujące indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego:

* interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ),

* interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2015 r. (sygn. IPPP2/443-1115/14-5/AO),

* interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 grudnia 2014 r. (sygn. IPPP1/443-1295/14-2/k.c.)

* interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2014 r. (sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD),

* interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 lutego 2015 r. (sygn. IPTPP2/443-870/14-3/JSz).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, że Wnioskodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej w Finlandii. Jednak z uwagi na fakt, iż Spółka dokonuje również transakcji handlowych na terytorium Polski, dokonała rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług w kraju, rejestrując się jako czynny podatnik VAT. Wnioskodawca planuje rozpocząć działalność gospodarczą w Polsce, w związku z tym dokonywał będzie licznych transakcji zakupowych. Wnioskodawca otrzymywać będzie od swoich kontrahentów Dokumenty w formie papierowej. Dokumenty przesyłane będą do siedziby Spółki w Finlandii, gdzie będą ewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym. W związku z przewidywaną znaczną ilością otrzymywanych Dokumentów Spółka rozważa możliwość przechowywania Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W zakładanym modelu archiwizacji pracownicy działu finansów Spółki będą skanować wpływające Dokumenty do wersji elektronicznej w formacie pliku PDF oraz zapisywać je na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze. Proces skanowania gwarantował będzie, iż wygenerowane elektroniczne kopie stanowić będą wierny obraz ich papierowych oryginałów. Przebieg archiwizacji wykluczał będzie również możliwość wprowadzenia jakichkolwiek zmian w treści Dokumentów w stosunku do ich pierwotnej papierowej formy. Po zeskanowaniu i sprawdzeniu czytelności elektronicznego obrazu Dokumentu, papierowy egzemplarz zostanie zniszczony przez uprawnionego pracownika Wnioskodawcy. W ten sposób Spółka będzie dysponowała jedynie obrazami Dokumentów w postaci plików elektronicznych, które będą identyczne z ich wersją papierową, tzn. będą zawierały wszelkie informacje umieszczone na papierowych oryginałach. Serwer, na którym przechowywane będą elektroniczne kopie Dokumentów, znajduje się w miejscowości A. w Norwegii. Spółka zapewni nieprzerwany dostęp do zapisanych plików, w tym możliwość ich natychmiastowego obejrzenia, skopiowania na inny nośnik danych oraz wydruku.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzą do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących) w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej Dokumentów (faktur, faktur korygujących) w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego.

Tym samym w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących), które będzie otrzymywać od swoich kontrahentów w wersji papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania różnego rodzajów innych niż faktura czy faktura korygująca dokumentów potwierdzających dokonanie danej transakcji, takich jak np: noty księgowe. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy noty księgowe nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług i jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.