IPPP3/443-835/13-2/LK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 września 2013 r. (data wpływu 11 września 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1, 2, 5, 6, 8, 9) - jest prawidłowe.

W dniu 11 września 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1, 2, 5, 6, 8, 9).

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe:

Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem prowadzenia działalności Spółki jest sprzedaż i dystrybucja energii elektrycznej, sprzedaż oleju napędowego, świadczenie usług elektroenergetycznych oraz wykonywanie usług budowlanych.

W chwili obecnej Spółka dokumentuje sprzedaż towarów i świadczenie usług fakturami wystawionymi przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej.

Spółka zamierza oprócz wystawiania faktur w formie papierowej rozpocząć wystawianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz ich "udostępnianie klientom Spółki, którzy wyrażą zgodę na taki sposób wystawiania i otrzymywania faktur.

Obowiązki związane z fakturowaniem elektronicznym zostaną powierzone przez Spółkę firmie zewnętrznej (w dalszej części zwanej: "Wykonawcą").

Pomiędzy Spółką a Wykonawcą zostanie zawarta umowa o świadczenie Usług.

Spółka udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa do wystawiania faktur w formie elektronicznej, w imieniu Spółki. Wykonawca będzie zobowiązany do uzyskiwania w imieniu Spółki od klientów Spółki potwierdzeń (zgody), że akceptują oni wystawanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików w PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wykonawca, działając w imieniu Spółki będzie uzyskiwał od klientów Spółki potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Uzyskanie od klientów Spółki przez Wykonawcę potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym zostaną przekazane Spółce przez Wykonawcę.

Od części klientów Spółka uzyska samodzielnie potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Potwierdzenia (zgody) na wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą uzyskiwane przez Wykonawcę w formie elektronicznej przy pomocy strony internetowej lub w formie pisemnej, a przez Spółkę w formie pisemnych umów podpisywanych przez Spółkę z klientami Spółki.

W akceptacji (zgodzie) zawartej z klientem Spółki zdefiniowany będzie między innymi adres strony internetowej, na której dostępne będą faktury elektroniczne.

Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnej formie, w tym przez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną, co będzie oznaczało także wyrażenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w przyszłości.

Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki.

Spółka będzie przesyłać na serwer Wykonawcy pliki elektroniczne z programu M. w formacie XML zawierające dane niezbędne do wystawienia faktur elektronicznych.

Spółka będzie przesyłać Wykonawcy ww. dane za pośrednictwem systemu EDI (oba podmioty będą dysponować systemem EDI).

Pomiędzy Spółką a Wykonawcą zestawiony zostanie bezpieczny szyfrowany kanał transmisji służący do wymiany ww. danych pomiędzy systemami.

Wykonawca będzie dokonywał przekształcenia plików z formatu XML przy zachowaniu ich treści na pliki w formacie PDF. Spółka udzieli pełnomocnictwa pracownikom Wykonawcy do opatrywania w imieniu Spółki plików w formacie PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Pliki w formacie PDF będą opatrywali upoważnieni przez Spółkę pracownicy Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 262, dalej: "ustawa o podpisie elektronicznym"), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne (dalej: "bezpieczny podpis elektroniczny").

Po opatrzeniu plików w formacie PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym Wykonawca dokona udostępnienia klientom Spółki przy pomocy strony internetowej ww. plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, a na prośbę klientów Spółki także dodatkowo plików w formacie XML.

Pliki w formacie XML w każdym przypadku będą mogły stanowić jedynie dodatek do plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, gdyż w żadnym przypadku pliki w formacie XML nie będą udostępniane klientowi Spółki samodzielnie bez plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Klient Spółki poprzez zalogowanie się na stronę internetową (uwierzytelnienie) będzie mógł pobrać faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, a także jeśli zechce dodatkowo pliki w formacie XML.

Pliki XML będą udostępniane między innymi w celu umożliwienia klientom Spółki zczytywania tych plików do programów finasowo-księgowych klientów Spółki.

W przypadku pobierania przez klienta Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym ze strony internetowej, żaden inny klient Spółki nie będzie miał możliwości zalogowania się i pobrania faktur innego klienta Spółki, ze względu na przypisany każdemu klientowi Spółki unikalny login i hasło.

Doręczenie faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym klientowi Spółki będzie następować z chwilą umieszczenia (udostępnienia) faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym na stronie internetowej, co będzie dawać klientowi Spółki możliwość pobrania faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, a także jeżeli zechce dodatkowo pliku w formacie XML.

Każde pobranie przez Klienta faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie automatycznie odnotowywane w bazie danych systemu, a raporty w tej kwestii przekazywane Spółce przez Wykonawcę.

System wystawiania faktur w formie elektronicznej w formie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie gwarantować pełną identyfikowalność faktury elektronicznej z transakcją dostawy towarów lub wykonania usługi. Dostawa towaru lub wykonanie usługi będzie uruchamiać proces generowania faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą archiwizowane przez Wykonawcę na jego serwerach, a kopie archiwizowanych faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą przekazywane Spółce.

Faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą przechowywane (archiwizowane) w podziale na okresy rozliczeniowe od momentu ich wystawienia przez okres przynamniej 10 lat nie mniej niż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób przechowywania (archiwizowania) faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie umożliwiał ich wyszukanie, a także bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie w formie elektronicznej.

Zarówno Spółka, jak i odbiorcy faktur w formie elektronicznej mogą przechowywać je elektronicznie lub papierowo.

Uzyskane od klientów Spółki potwierdzenia (zgody) na wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą przechowywane (archiwizowane) przez Spółkę przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z ostatniej faktury wystawionej w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym dla klienta Spółki, który udzielił ww. potwierdzenia (zgody).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy pliki w formacie PDF opatrzone przez upoważnionych przez Spółkę pracowników Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym będą stanowić faktury wystawione i udostępnione w formie elektronicznej, o których mowa między innymi w § 2-4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, czy też faktury w formie elektronicznej, o których mowa między innymi w § 2-4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur będą stanowić pliki w formacie XML.

2. Czy pliki w formacie PDF opatrzone przez upoważnionych przez Spółkę pracowników Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym (stanowiące faktury elektroniczne) będą mogły być archiwizowane w formie wydruku papierowego, co będzie zgodne z § 6 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur.

3. Czy za moment doręczenia klientowi Spółki faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym należy przyjąć datę udostępnienia klientowi Spółki na stronie internetowej pliku PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym.

4. Czy rozwiązanie polegające na udostępnianiu na stronie internetowej faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, może być uznane za spełniające warunki, że faktury te są udostępniane w formie elektronicznej oraz zapewnione są warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur.

5. Czy akceptacja (zgoda), o której mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur klienta Spółki na udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym może być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki.

6. Jak długo powinny być przechowywane przez Spółkę akceptacje (zgody), o których mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur klientów Spółki w kwestii udostępniania faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym klientowi Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy

1. Pliki w formacie PDF opatrzone przez upoważnionych przez Spółkę pracowników Wykonawcy w imieniu Spółki bezpiecznym podpisem elektronicznym będą stanowić faktury wystawione i przesłane w formie elektronicznej, o których mowa między innymi w § 2-4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, natomiast pliki w formacie XML nie będą stanowić faktur wystawionych w formie elektronicznej, o których mowa między innymi w § 2-4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur.

2. Pliki w formacie PDF opatrzone przez upoważnionych przez Spółkę pracowników Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym, (stanowiące faktury elektroniczne) będą mogły być archiwizowane w formie wydruku papierowego, co będzie zgodne z § 6 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur.

3. Za moment doręczenia klientowi Spółki faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym należy przyjąć datę udostępnienia klientowi Spółki na stronie internetowej pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.

4. Rozwiązanie polegające na udostępnianiu na stronie internetowej Wykonawcy faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, może być uznane za spełniające warunki, że faktury te są udostępniane w formie elektronicznej oraz zapewnione są warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur.

5. Akceptacja (zgoda), o której mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur klienta Spółki na udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym może być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki.

6. Akceptacje (zgody), o których mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur klientów Spółki w kwestii udostępniania faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, powinny być przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z ostatniej faktury wystawionej w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym dla klienta Spółki, który udzielił ww. potwierdzenia (zgody).

UZASADNIENIE w zakresie Pytania 1

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm " dalej,ustawa o VAT") podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 10 ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 11 ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 10-11 ustawy o VAT, Minister Finansów wydał rozporządzenie MF w sprawie e-faktur.

Rozporządzenie MF w sprawie e-faktur określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Jak stanowi § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Z § 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur wynika, że ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

W myśl § 4 ust. 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Stosownie do § 4 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

W Rozporządzeniu MF w sprawie e-faktur nie została podana definicja "czytelności faktury". Jednakże, do prawidłowego odczytania znaczenia czytelności faktury są pomocne informacje zawarte w "Uwagach wyjaśniających", zgodnie z którymi "czytelność faktury oznacza, że faktura jest czytelna dla człowieka. (...) Faktura powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji np. wiadomości EDI, wiadomości XML oraz inne ustrukturyzowane komunikaty w oryginalnym formacie nie są uważane za czytelne dla człowieka (po dokonaniu konwersji mogą zostać uznane za czytelne dla człowieka). Dla faktur elektronicznych warunek czytelności zostanie uznany za spełniony, gdy faktura będzie mogła być przedstawiona na żądanie w rozsądnym terminie (...)" bezzwłocznie, w tym po dokonaniu procesu konwersji w postaci czytelnej dla człowieka na ekranie lub w formie druku (...). Czytelność faktury elektronicznej od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania może zostać zapewniona w jakikolwiek sposób.".

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Spółka uzyska od klientów Spółki zgodnie z § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur akceptacje (zgody) na wystawianie i przesyłanie dla klientów Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury wystawionych w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia MF w sprawie a-faktur w ocenie Spółki zostaną zachowane z uwagi na opatrzenie ww. plików PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W celu zwrócenia uwagi na akceptowanie przez organy podatkowe możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF (które dają takie same prawa jak faktury wystawione w formie papierowej), Spółka pragnie przywołać interpretację indywidualną nr IPPP1/ 443-429/11-4/IGo z dnia 28 kwietnia 2011 r. wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w imieniu Ministra Finansów, w której stwierdzono: "Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania fektur e-mailem w postaci pliku PDF oraz faksem. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF oraz faksem w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym trzeba na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury".

Również w interpretacji indywidualnej nr IPPP1/443-622/10/12-5/S/PR z dnia 13 września 2012 r. wydanej przez Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w imieniu Ministra Finansów, zostało stwierdzone: "Mając na względzie powołane przepisy prawa oraz opisane zdarzenie przyszłe wskazać należy, iż poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VA T (niebędących fakturami elektronicznymi) dokumentujących dokonane przez podatnika dostawy towarów i usług, a następnie przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF), Wnioskodawca spełnia wymóg wystawienia prawidłowej faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Ponadto, w przypadku otrzymywania przez podatnika faktur VAT, wyłącznie za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF), podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w rozliczeniu za okres, w którym zostały otrzymane w ten właśnie sposób, lub w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów".

Reasumując, w ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) pliki w formacie PDF opatrzone przez upoważnionych przez Spółkę pracowników Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym będą stanowić faktury elektroniczne, o których mowa w § 2-4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, gdyż:

1. Spółka uzyska od klientów Spółki akceptacje (zgody) na wystawianie i przesyłanie dla klientów Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym,

2. autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym zostaną zachowane z uwagi na opatrzenie ww. plików PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Natomiast pliki XML stanowiące ewentualny dodatek do faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym nie będą mogły stanowić faktur elektronicznych, o których mowa w § 2-4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, gdyż Spółka nie uzyska od klientów Spółki akceptacji (zgody) na wystawianie i przesyłanie dla klientów Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie plików XML.

Pliki XML będą udostępniane między innymi w celu umożliwienia klientom Spółki zczytywania tych plików do programów finasowo-księgowych klientów Spółki.

UZASADNIENIE w zakresie pytania 2

Zgodnie z treścią § 6 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-fktur, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Z § 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur wynika, że ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

W myśl § 4 ust. 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Stosownie do § 4 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Należy zwrócić uwagę, że w rozporządzeniu MF w sprawie e-faktur Minister Finansów zrezygnował z wprowadzenia zasady jednolitej formy przesyłu i przechowywania (archiwizacji), na rzecz wprowadzenia dowolności w formie przechowywania dokumentów, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści, łatwego odszukania dokumentów, a także zapewnienia organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do archiwizowanych faktur. Tak więc forma przesłania dokumentu nie ma w intencji Ministra Finansów wpływu na formę jego przechowywania (archiwizacji).

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur wystawionych i udostępnionych w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność tych faktur VAT od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur udostępnionych wcześniej za pośrednictwem internetu.

Przechowywanie dokumentów w wersji papierowej gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści. Potwierdzenie takiego stanowiska można odnaleźć w interpretacji indywidualnej nr IPPP2/443-120/11 z dnia 11 maja 2011 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w imieniu Ministra Finansów, gdzie spółka wnioskująca o wydanie interpretacji uzyskała potwierdzenie swojego stanowiska, iż może przechowywać w dowolny sposób, w tym jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych, faktury przesyłane jej jako odbiorcy, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym.

Spółka pragnie zwrócić także uwagę, że uzyskała interpretację indywidualną nr IPPP2/443- 109/13-2/KOM z dnia 26 marca 2013 r. wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w imieniu Ministra Finansów, w której uznano za prawidłowe przechowywanie w wersji papierowych wydruków otrzymywanych przez Spółkę faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT naliczonego.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) pliki w formacie PDF opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (stanowiące faktury elektroniczne) będą mogły być archiwizowane w formie wydruku papierowego, co będzie zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, gdyż:

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że proponowana przez Spółkę metoda przechowywania (archiwizowania) w formie wydruku papierowego niektórych faktur wystawionych w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych przez upoważnionych przez Spółkę pracowników Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 6 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp. W związku z tym należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie papierowej niektórych ww. faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, jest zgodne z powyższymi przepisami.

UZASADNIENIE w zakresie Pytania 3.

W odniesieniu do momentu doręczenia faktury elektronicznej Klientowi w tym sposobu potwierdzenia odbioru faktury elektronicznej, w ocenie Spółki, w obowiązujących przepisach prawa podatkowego brak jest szczegółowych regulacji w tym zakresie. W konsekwencji potwierdzenie doręczenia może być dokonane w każdej formie pozwalającej na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę elektroniczną.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Z powyższego przepisu wynika, że udostępnienie faktury jest traktowane przez Ministra Finansów jako przesłanie faktury.

W rozporządzeniu MF w sprawie e-faktur brak jest definicji pojęcia "udostępniać", a w związku z tym należy posłużyć się Słownikiem Języka Polskiego, aby prawidłowo odczytać jego sens.

Zgodnie ze Słownika Języka Polskiego pod redakcją prof. dr Mieczysława Szymczaka, Wydawnictwa PWN, Warszawa 1981 r. str. 582, "udostępniać" oznacza: czynić dostępnym, ułatwiać, umożliwić odbiór, przyswojenie, poznanie czegoś.

Biorąc powyższe pod uwagę, udostępnienie faktury oznacza, że jest ona dostępna, a przez to możliwa do odbioru i zapoznania się z jej treścią.

Należy także zwrócić uwagę, że przepisy prawa, podatkowego nie definiują jednakże pojęcia "otrzymania". Zgodnie z wykładnią językową przez pojęcie "otrzymać" należy rozumieć "stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś". W konsekwencji momentem otrzymania faktury elektronicznej przez nabywcę będzie moment, w którym faktura elektroniczna będzie dostępna dla odbiorcy faktury na stronie internetowej Wykonawcy.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) moment doręczenia klientowi Spółki faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie data udostępnienia klientowi Spółki na stronie internetowej faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, zawierającego dane faktury.

UZASADNIENIE w zakresie pytania 4

Z § 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur wynika, że ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

W myśl § 4 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do § 4 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Użyty przez prawodawcę zwrot "w szczególności" oznacza, iż autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści może być zapewniona przy pomocy innych środków.

Powyższe oznacza, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, jednakże autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur można gwarantować według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania przykładowe i fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Faktura w formie elektronicznej udostępniona w formacie PDF z zasady jest formatem nieedytowalnym, co uniemożliwia lub utrudnia modyfikację treści dokumentu w tym formacie przez Przypadkowego użytkownika.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka "samodzielnie łub przy pomocy Wykonawcy uzyska od klientów Spółki, którzy wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych w formie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym stosowne oświadczenia (zgody). Spełniony więc zostanie warunek sformułowany w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur.

W każdym przypadku, w uzyskanym od klienta Spółki potwierdzeniu (zgodzie), że akceptuje onwystawianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym określony będzie format udostępniania faktur w formie elektronicznej, tj. w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W każdym przypadku pobierania przez klienta Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym ze strony internetowej, żaden inny klient Spółki nie będzie miał możliwości zalogowania się i pobrania faktur innego klienta Spółki, ze względu na przypisany każdemu klientowi Spółki unikalny login i hasło.

W przypadku faktur elektronicznych dokumentujących dostawy towarów lub usług, klient Spółki będzie miał możliwość porównania danych zawartych na tych fakturach (nazwa Spółki, nazwy towarów lub usług charakterystycznych wyłącznie dla Spółki) z danymi na dowodzie dostawy towarów lub wykonanych usług.

Autentyczność pochodzenia każdej faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym zostanie zachowana z uwagi na opatrzenie ww. pliku bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zważywszy na powyższe, z całą stanowczością należy stwierdzić, iż autentyczność pochodzenia faktury elektronicznej będzie zapewniona, a tym samym spełnione zostają wymogi § 4 w związku z § 2 pkt 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur.

Odnośnie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym bez wątpienia będzie możliwość jednoznacznego potwierdzenia czy dane zawarte w fakturze elektronicznej nie zostały zmienione. Faktura w formie elektronicznej będzie udostępniana w formacie PDF. Jest to format, który ze swej istoty jest nieedytowalny. Faktury do momentu pobrania przez klienta Spółki ze strony internetowej Wykonawcy będą znajdowały się pod kontrolą Wykonawcy, odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich.

Warto również wspomnieć, iż przepisy rozporządzenia MF w sprawie e-faktur w sposób jednoznaczny zrównują przesyłanie faktur z ich udostępnieniem. Niewątpliwie udostępnienie faktury elektronicznej do pobrania przez klienta ze strony internetowej, jest traktowane przez prawodawcę w sposób tożsamy z przesłaniem faktury elektronicznej w formie np. załącznika do wiadomości e-mail.

Zważywszy na powyższe należy stwierdzić, iż system udostępniania faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym opisany przez Spółkę w części wniosku dotyczącej opisu zdarzenia przyszłego, w pełni gwarantuje również zapewnienie integralności treści faktury, czyli danych zawartych na tej fakturze elektronicznej, a tym samym spełnione zostają wymogi § 4 w związku z § 2 pkt 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur.

Powyższy pogląd zaprezentowany przez Spółkę w niniejszym punkcie znalazł akceptację z interpretacji indywidualnej nr IPPP1/443-719/12-2/MPe z dnia 31 października 2012 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w imieniu Ministra Finansów.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku w opisie zdarzenia przyszłego rozwiązanie polegające na udostępnianiu faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, może być uznane za spełnienie warunków, że faktury te są udostępniane w formie elektronicznej oraz zapewnione są warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur.

UZASADNIENIE w zakresie Pytania 5.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

W myśl § 3 pkt 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661, dalej; "rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r."), zastąpionego rozporządzeniem MF w sprawie e-faktur, faktury mogły być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Żaden z obecnie obowiązujących przepisów rozporządzenia MF w sprawie e-faktur nie określa, że akceptacja o której mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej powinna zostać uzyskana przed wystawieniem faktury.

Porównując treść § 3 pkt 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., z treścią § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur wynika, ze w obecnie obowiązującym stanie prawnym wystawianie i przesyłane faktur w formie elektronicznej nie wymaga uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, a w związku z tym taka akceptacja (zgoda) odbiorcy faktury może być dokonana po wystawieniu i przesłaniu faktury w formie elektronicznej.

Przepisy rozporządzenia MF w sprawie e-faktur nie określają okresu ważności i trybu odwołania akceptacji (zgody), a w związku z tym do czasu jednoznacznego cofnięcia akceptacji (zgody) faktury w formie elektronicznej mogą być wystawiane i udostępniane odbiorcy faktury.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku w opisie zdarzenia przyszłego akceptacja (zgoda) klienta Spółki na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym może być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki.

UZASADNIENIE w zakresie pytania 6

Zgodnie z § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Z powyższego przepisu wynika, że niezbędnym wymogiem uprawniającym do przesyłania faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy, a w związku z tym akceptacja jest nierozerwalnie związana z fakturami wystawianymi w formie elektronicznej w tym z okresem przechowywania tych faktur.

Zgodnie z treścią § 6 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Natomiast w myśl § 6 ust. 2 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, na terytorium kraju.

Jak stanowi § 6 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z powyższych przepisów nie wynika, jak długo powinny być przechowywane faktury wystawione w formie elektronicznej, a co za tym idzie także akceptacje (zgody) odbiorców faktur na przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jedynie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur wynika, że faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenie MF z dnia 28 marca 2011 r. podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) poszczególna akceptacja (zgoda) konkretnego klienta Spółki w kwestii udostępniania faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, powinna być przechowywana przez Spółkę przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z ostatniej faktury wystawionej w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym wystawionej i udostępnionej dla konkretnego klienta Spółki w związku z uzyskaną ww. akceptacją (zgodą).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Końcowo nadmienia się, iż przedmiotowa interpretacja dotyczy odpowiedzi na pytania oznaczone we wniosku, jako nr 1, 2, 5, 6, 8, 9 w pozostałym zakresie tj. odnośnie pytań oznaczonych we wniosku, jako nr 3, 4 i 7 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.