IPPP3/443-127/08-2/MPe - Wymogi dotyczące wystawiania faktur elektronicznych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2008 r. (data wpływu) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie wymogów jakie winny spełniać e-faktury - jest prawidłowe.

W dniu 5 listopada 2008 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wymogów jakie winny spełniać e-faktury.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

P Sp. z o. o. (dalej jako: "Spółka") jest spółką z siedzibą w Polsce należącą do międzynarodowej grupy XXX świadczącej usługi kurierskie na całym świecie. Spółka zamierza rozpocząć wystawianie swoim klientom faktur VAT w formie elektronicznej. W tym celu spółka zamierza skorzystać z centralnego systemu fakturowania elektronicznego wdrażanego przez grupę XX dla spółek z grupy.

Zgodnie z założeniami wdrażanego przez grupę XXX rozwiązania w zakresie fakturowania elektronicznego, jedna ze spółek z grupy z siedzibą w Holandii (dalej także jako: Spółka holenderska") uzyskała niezbędną infrastrukturę i oprogramowanie do dokonywania fakturowania elektronicznego oraz do posługiwania się podpisem elektronicznym i obecnie, na podstawie odpowiednich umów, udostępnia te rozwiązania innym, zainteresowanym podmiotom z grupy XXX.

Dostarczycielem oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnych do posługiwania się podpisem elektronicznym jest spółka G z siedzibą za granicą, która jest jednym z wiodących na świecie dostawców rozwiązań systemowych w zakresie podpisu elektronicznego. Oprogramowanie to oraz infrastrukturę spółka G dostarcza na rzecz Spółki holenderskiej, która jest podmiotem odpowiedzialnym w grupie XXX za zorganizowanie i udostępnienie innym podmiotom z grupy oprogramowania i infrastruktury do posługiwania się podpisem elektronicznym.

G wystawia także na rzecz Spółki holenderskiej certyfikat służący weryfikacji podpisu elektronicznego. Certyfikat ten będzie umożliwiał odbiorcy faktury potwierdzenie autentyczności podpisu elektronicznego oraz identyfikację podmiotu posługującego się tym podpisem.

Podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wystawionego przez G na rzecz Spółki holenderskiej będą się posługiwać inne podmioty z grupy XXX, w tym spółka, wystawiając faktury elektroniczne na rzecz swoich klientów. Po wdrożeniu oferowanego przez grupę XXX rozwiązania, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych wystawianych przez spółkę będą zatem zagwarantowane podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wydanego przez spółkę G dla Spółki holenderskiej.

Faktury elektroniczne wystawiane przez spółkę będą miały postać plików PDF, które będą odzwierciedlały wygląd papierowej faktury i będą zawierały wszystkie dane, które zgodnie z odpowiednimi polskimi przepisami powinna zawierać faktura VAT.

Klient będzie miał możliwość zapoznania się ze szczegółami i właściwościami dostarczonego przez G podpisu elektronicznego oraz sprawdzić autentyczność faktury podpisanej za pomocą tego podpisu.

Rozwiązanie, które spółka zamierza zastosować jest przeznaczone dla podmiotów, które podobnie jak spółka, wystawiają bardzo duże ilości faktur, zapewnia ono bowiem zautomatyzowanie procesu składania podpisu elektronicznego i umożliwia podpisanie wielu faktur jednocześnie bez ręcznego otwierania w tym celu każdego pliku PDF zawierającego fakturę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury elektroniczne wystawiane przez spółkę, których autentyczność pochodzenia i integralność treści będą gwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu wydanego przez firmę G dla spółki z grupy z siedzibą w Holandii spełniają przesłanki, wynikające z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), do uznania ich za faktury elektroniczne równoważne fakturom papierowym...

Zdaniem Spółki, faktury wystawione w sposób wskazany w stanie faktycznym, powinny spełniać przesłanki do uznania ich za faktury elektroniczne wystawione zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako. ustawa o "VAT") oraz zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej jako: "rozporządzenie o fakturach elektronicznych").

Jednym z podstawowych wymogów stawianych fakturom elektronicznym jest, zgodnie z 4 pkt 1 rozporządzenia o fakturach elektronicznych, aby autentyczność pochodzenia takich faktur i integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zdaniem spółki, faktury przez nią wystawiane będą spełniały ten wymóg, będą one bowiem podpisane za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego ważnym certyfikatem wydanym przez spółkę G. Zdaniem spółki, w analizowanym zakresie należy uwzględnić istotę i cel podpisu elektronicznego jakim jest danie odbiorcy faktury podpisanej za pomocą takiego podpisu, pewności co do tego, że otrzymana przez niego faktura została w takiej postaci wysłana przez wystawcę, a więc, że otrzymana przez niego faktura nie uległa modyfikacji od czasu jego wysłania przez wystawcę i wyraża w pełni treść jaką chciał przekazać wystawca faktury.

Podpisanie faktur wystawianych przez spółkę podpisem elektronicznym przy użyciu rozwiązań udostępnianych spółce przez spółkę z grupy z siedzibą w Holandii, których dostawcą jest spółka G będzie zatem spełniało powyższe założenia podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny, którym będą podpisywane wystawiane przez spółkę faktury będzie bowiem gwarantował, że faktura otrzymana przez klienta nie była modyfikowana od czasu jej podpisania, ponieważ każda zmiana treści faktury po jej podpisaniu będzie dla klienta zauważalna.

W związku z powyższym, zdaniem spółki, rozwiązanie w zakresie podpisu elektronicznego wykorzystywane przez spółkę, w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści wystawionych przez spółkę faktur będą spełniały wymogi wynikające z polskich przepisów obowiązujących w tym zakresie.

Podobnie, zdaniem spółki, nie narusza przepisów ustawy o VAT ani rozporządzenia o fakturach elektronicznych fakt, że faktury wystawiane w imieniu spółki będą automatycznie podpisywane w ramach zbiorów plików zawierających takie faktury podpisywanych jednocześnie. W przypadku faktur elektronicznych podpis elektroniczny stanowi bowiem jedynie rozwiązanie informatyczne służące zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, nie ma zatem znaczenia w jaki sposób taki podpis jest dokonywany.

Zdaniem spółki, nie jest zatem konieczne podpisywanie pojedynczej faktury, istotne jest tylko, aby autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej pojedynczej faktury była zapewniona za pomocą odrębnego podpisu elektronicznego przypisanego do każdej konkretnej faktury, a taki podpis będzie zawierała każda faktura wystawiona przez spółkę.

Podsumowując, zdaniem spółki, wystawione przez spółkę faktury elektroniczne, podpisane za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego certyfikatem wystawionym przez firmę G dla spółki z grupy z siedzibą w Holandii, będą mogły zostać uznane za spełniające wymogi wynikające z ustawy o VAT oraz z rozporządzenia o fakturach elektronicznych, w związku z czym takie faktury elektroniczne będą mogły zostać uznane za równoważne fakturom papierowym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz. 1119). Zgodnie z § 4 pkt 1 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zgodnie z dyspozycją art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) bezpieczny podpis elektroniczny to taki który:

Kwalifikowany certyfikat zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 12 ustawy o podpisie elektronicznym to certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie. Usługi certyfikacyjne zgodnie z art. 3 pkt 13 ustawy o podpisie elektronicznym to wydawanie certyfikatów, znakowanie czasem lub inne usługi związane z podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne zgodnie z art. 3 pkt 14 ustawy o podpisie elektronicznym to przedsiębiorca w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z 2000 r. Nr 86, poz. 958 i Nr 114, poz. 1193 oraz z 2001 r. Nr 49, poz. 509, Nr 67, poz. 679 i Nr 102, poz. 1115), Narodowy Bank Polski albo organ władzy publicznej, świadczący co najmniej jedną z usług, o których mowa w pkt 13.

Zgodnie z art. 9 ustawy o podpisie elektronicznym prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych nie wymaga uzyskania zezwolenia ani koncesji. Organy władzy publicznej i Narodowy Bank Polski mogą świadczyć usługi certyfikacyjne, z zastrzeżeniem ust. 3, wyłącznie na użytek własny lub innych organów władzy publicznej. Jednostka samorządu terytorialnego może świadczyć usługi certyfikacyjne na zasadach niezarobkowych także dla członków wspólnoty samorządowej.

Obowiązki kwalifikowanego podmiotu świadczącego usług certyfikacyjne określa art. 10 ustawy o podpisie elektronicznym. Zgodnie z jego dyspozycją kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wydający kwalifikowane certyfikaty jest obowiązany:

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego wskazanego w przedmiotowym wniosku Wnioskodawca, zamierza rozpocząć wystawianie faktur w formie elektroniczne. W tym celu Wnioskodawca zamierza skorzystać z centralnego systemu fakturowania elektronicznego wdrażanego przez grupę XXX dla spółek z grupy. Zgodnie z założeniami wdrażanego przez grupę XXX rozwiązania w zakresie fakturowania elektronicznego, jedna ze spółek z grupy z siedzibą w Holandii uzyskała niezbędną infrastrukturę i oprogramowanie do dokonywania fakturowania elektronicznego oraz do posługiwania się podpisem elektronicznym i obecnie, na podstawie odpowiednich umów, udostępnia te rozwiązania innym, zainteresowanym podmiotom z grupy XXX. Dostarczycielem oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnych do posługiwania się podpisem elektronicznym będzie spółka G z siedzibą za granicą, która jest jednym z wiodących na świecie dostawców rozwiązań systemowych w zakresie podpisu elektronicznego. Oprogramowanie to oraz infrastrukturę spółka G dostarcza na rzecz Spółki holenderskiej, która jest podmiotem odpowiedzialnym w grupie XXX za zorganizowanie i udostępnienie innym podmiotom z grupy oprogramowania i infrastruktury do posługiwania się podpisem elektronicznym. Podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wystawionego przez G na rzecz Spółki holenderskiej będą się posługiwać inne podmioty z grupy XXX, w tym spółka, wystawiając faktury elektroniczne na rzecz swoich klientów. Po wdrożeniu oferowanego przez grupę XXX rozwiązania, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych wystawianych przez spółkę będą zagwarantowane podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wydanego przez spółkę G dla Spółki holenderskiej.

Zgodnie z art. 4 ustawy o podpisie elektronicznym certyfikat wydany przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, niemający siedziby na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieświadczący usług na jej terytorium, zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jeżeli zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:

Zgodnie z art. 4 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym kwalifikowany certyfikat, który posiada akredytację w państwie członkowskim Unii Europejskiej zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanym certyfikatem wydanym przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne mającym siedzibę lub świadczącym usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem, że spełnia wymagania ustawy o podpisie elektronicznym oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych:

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż faktury elektroniczne których autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot posiadający akredytację w kraju Unii Europejskiej, będą spełniały wymogi o których mowa w § 4 pkt 1 rozporządzenia pod warunkiem spełnienia wymogów ustawy o podpisie elektronicznym oraz sporządzonych do niej przepisów wykonawczych, co wynika z dyspozycji art. 4 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.