IPPP2/443-903/09-2/AZ - Okres przechowywania dokumentów kasowych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 12 sierpnia 2009 r. (data wpływu 19 sierpnia 2009 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych - jest prawidłowe.

W dniu 19 sierpnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż detaliczną w ponad 3.000 punktach handlowych (sklepach) zorganizowanych, jako sieć sprzedaży w formie firmowych saloników prasowych. Każda transakcja sprzedaży w sklepie rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej (zwana dalej: kasą). Spółka prowadzi swoją działalność przy użyciu ponad 3000 kas fiskalnych, przy czym jedna kasa zapisuje dziennie średnio 1-2 rolki kasowe, na których zapisywane są paragony fiskalne. W chwili obecnej archiwizowane są w magazynach Spółki rolki zawierające paragony fiskalne z lat 2003 oraz nowsze. Treść kopii paragonów fiskalnych, wraz z upływem czasu jest jednak trudna do odczytania, a często wręcz nieczytelna. Taki stan rzeczy nie jest wynikiem działania Spółki, lecz spowodowany jest upływem czasu, co pozostaje niezależne od Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka może po upływie 2 lat licząc do końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem danej kasy fiskalnej zniszczyć, w sposób trwały kopie papierowych paragonów tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej,.

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka może dokonać, w sposób trwały, zniszczenia kopii papierowych dokumentów, tj. rolek kasowych zawierających kopie paragonów fiskalnych, sporządzone przez każdą kasę, po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem danej kasy fiskalnej. Oznacza to, że Spółka ma prawo zniszczyć rolki kasowe zawierające kopię paragonów fiskalnych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej na rok 2006 oraz za lata poprzednie, a następnie począwszy od 1 stycznia 2010 ma prawo dokonać zniszczenia takich rolek z roku 2007 i odpowiednio od 1 stycznia 2011 r. Spółka będzie miała prawo do zniszczenia rolek kasowych zawierających kopię paragonów fiskalnych z roku 2008.

Spółka na podstawie § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338, dalej: Rozporządzenie), zwolniona jest z obowiązku przechowywania rolek kasowych zawierających paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż z okresu z przed 2 lat. Zgodnie z tym przepisem kopie dokumentów sporządzone przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzającym dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła dana sprzedaż.

Opierając się na przepisach wymienionego powyżej Rozporządzenia Spółka nie jest zobowiązana do przechowywania przedmiotowych paragonów fiskalnych w postaci rolek kasowych w okresie dłuższym niż 2 lata liczone od końca roku, w którym miała miejsce sprzedaż zaewidencjonowana przez daną kasę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), zwanej dalej - Ordynacja podatkowa, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia).

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia, kasy z zastrzeżeniem ust. 2-5, muszą odpowiadać m.in. następującym warunkom technicznym:

Mocą § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2).

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca ewidencjonuje obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kopie paragonów fiskalnych są sporządzane i przechowywane w formie papierowej.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że sporządzane na nośniku papierowym kopie paragonów fiskalnych, tj. rolek kasowych zawierających kopie paragonów, mogą być przechowywane przez okres wskazany w § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), tj. obowiązuje dwuletni okres przechowywania papierowych dokumentów kasowych.

Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.

Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problem natury technicznej.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. W związku z powyższym, pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, tut. Organ podatkowy stwierdza, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r. Tym samym, Spółka może po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy fiskalnej zniszczyć, w sposób trwały, kopie papierowych paragonów tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.