IPPP2/443-829/13-2/RR

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 31 lipca 2013 r. (data wpływu 7 sierpnia 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny - jest prawidłowe.

W dniu 7 sierpnia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej: Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem (dalej: Kontrahent), dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na Spółkę w formie papierowej. Kontrahent na podstawie zawartej ze Spółką umowy będzie uprawniony do powierzenia całości lub części swoich obowiązków innemu podmiotowi w tym również w zakresie przechowywania faktur (dalej: Podwykonawca).

Zgodnie z zawartą umową z Kontrahentem faktury VAT otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej.

Kontrahent posiada siedzibę w Niemczech, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowany na VAT w Polsce.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1. Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki (wówczas Spółka przesyła papierową fakturę VAT na adres Podwykonawcy) albo bezpośrednio na adres Podwykonawcy.

2. Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę albo przez Podwykonawcę.

3. Podwykonawca zeskanuje każdą otrzymaną fakturę VAT posiadającą stempel z oznaczeniem daty wpływu faktury VAT, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT).

4. Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do systemu księgowego SAP, przy czym Spółka chciałaby podkreślić, iż obraz faktury będzie również zapisywany w systemie SAP. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Zarchiwizowane faktury w systemie SAP nie będą mogły być edytowane, tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie otrzymanej faktury VAT

5. Po wprowadzeniu faktury VAT do systemu księgowego SAP, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VA T przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Podwykonawca będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

2. Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę lub Podwykonawcę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych faktur VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym proponowana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych.

Jednocześnie, opisana procedura przechowywania faktur VAT pozwala na pełne odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT, niszczonych po uprzednim wprowadzeniu ich do elektronicznej bazy danych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 Ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi, iż jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Kwestię przechowywania faktur papierowych, regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej "Rozporządzenie").

Zgodnie z § 21 Rozporządzenia:

1. Podatnicy przechowują:

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostęp on line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur o których mowa w ustępie 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, uzyskując dostęp do omawianych faktur, będą mogli:

* obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,

* wydrukować fakturę na drukarce,

* zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy uznać, iż kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT). Zatem, o ile Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dokonanie zakupu towarów i usług i spełni pozostałe warunki wynikające z przepisów podatkowych, będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Odnosząc się natomiast do regulacji dotyczących przechowywania faktur, zdaniem Spółki obecne brzmienie Rozporządzenia (od 1 stycznia 2013 r.) nie określa sposobu przechowywania faktur VAT.

Zdaniem Spółki, sposób przechowywania, ograniczony jest wyłącznie kilkoma warunkami. Podstawowym warunkiem przechowywania faktur, bez względu na wybór formy przechowywania, jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. O ile zatem sposób przechowywania faktur będzie odpowiadał wymogom przepisów, Spółka będzie miała prawo do pełnego odliczenia VAT z otrzymanych faktur.

W ocenie Spółki, prawidłowość prezentowanego przez nią stanowiska w powyższej sprawie potwierdza także § 21 pkt 3 Rozporządzenia. W myśl tego przepisu, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. W związku z powyższym, należy stwierdzić, iż Ustawodawca przewidział możliwość przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej. Jednakże, w przypadku przechowywania ich za granicą wprowadzono dodatkowe obwarowania.

Spółka pragnie zaznaczyć, iż papierowa faktura VAT zapisana w systemie księgowym SAP, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

W świetle przedstawionych okoliczności faktycznych, zdaniem Spółki, proponowana przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT jest prawidłowa, gdyż spełnia wszystkie wymogi prawno - podatkowe. W konsekwencji zatem należy uznać, iż Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT.

Dodatkowo, Spółka chciałaby poinformować, iż jest w posiadaniu interpretacji indywidualnej wydanej na rzecz Spółki przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG, wydanej na podstawie takiego samego stanu faktycznego jak opisany we wniosku na podstawie stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2012 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12,16 i 18 (ust. 10 pkt 1 wym. artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

W myśl § 21 ust. 1 wyżej powołanego rozporządzenia podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według § 21 ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. - ust. 3 § 21 rozporządzenia.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - ust. 4 § 21 rozporządzenia.

Według § 20a ust. 1 rozporządzenia - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia wykonawczego.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy również wskazać, iż zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe przepisy nie narzucają obowiązku przechowywania przez odbiorcę faktur dokumentujących dokonane zakupy w takiej formie, w jakiej zostały wystawione. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane przechowywaniem otrzymanych faktur w formie papierowej. Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach. Dodatkowy wymóg dostępu on-line dotyczy faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju.

Ze złożonego wniosku wynika, iż Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce, w związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej. W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem, dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na Spółkę w formie papierowej. Kontrahent na podstawie zawartej ze Spółką umowy będzie uprawniony do powierzenia całości lub części swoich obowiązków innemu podmiotowi w tym również w zakresie przechowywania faktur. Faktury VAT otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej. Kontrahent posiada siedzibę w Niemczech, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowany na VAT w Polsce. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VA T przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Podwykonawca będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy prawidłowo będzie przechowywał faktury, które otrzymał od kontrahentów w formie papierowej oraz czy będzie miał prawo do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp właściwym organom - należy stwierdzić, iż w opisanym zdarzeniu przyszłym, przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

Z uwagi na to, iż faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego), zatem faktury mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Wnioskodawca prowadząc handel hurtowy otrzymuje i będzie otrzymywał faktury wystawione w formie papierowej przez dostawców towarów i usług bądź upoważni do ich otrzymywania podmiot, który będzie dokonywał ich archiwizacji w formie elektronicznej. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma bezpośrednio lub otrzymanych przez upoważnionego Podwykonawcę. Również sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, dokonując ich archiwizacji w formie elektronicznej - należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.