IPPP2/443-819/11-5/JW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2011 r. (data wpływu 6 lipca 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 30 września 2011 r. (data wpływu 10 października 2011 r.) nadesłanym w odpowiedzi na wezwanie z dnia 20 września 2011 r. Nr IPPP2/443-819/11-2/JW o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania faktur w formacie zwykłym PDF oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

W dniu 6 lipca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania faktur w formacie zwykłym PDF oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W celu racjonalizacji obrotu fakturami VAT, Spółka zamierza wysyłać swoim kontrahentom faktury VAT pocztą elektroniczną z załączonym plikiem PDF. Biorąc pod uwagę regulacje rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) oraz regulacji wprowadzonej do art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Spółka uważa, że przesyłanie kontrahentom faktur VAT w formacie "PDF" spełnia wymogi określone we wzmiankowanych przepisach, dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści. Przede wszystkim art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE zrównuje fakturę przesłaną w formacie "PDF" z fakturą papierową. Format pliku "PDF" jest formatem "zwykłym", który nie może być edytowany, a tym samym nie można zmodyfikować jego treści w sposób przypadkowy, a jedynie wykazując wolę zmiany np. przy użyciu dostępnych na rynku programów komputerowych służących do edycji plików "PDF". Oznacza to, że ewentualna ingerencja w plik w formacie "PDF" jest możliwa w taki sam sposób jak ewentualna ingerencja w fakturę papierową, to znaczy poprzez ewentualne celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 30 września 2011 r. (data wpływu 10 października 2011 r.) Spółka wskazała, iż zamierza wysyłać swoim kontrahentom faktury VAT pocztą elektroniczną z załączonym plikiem "PDF". Biorąc pod uwagę regulacje rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360), oraz regulacji wprowadzonej do art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Spółka uważa, że przesyłanie kontrahentom faktur VAT w formacie "PDF" spełnia wymogi określone we wzmiankowanych przepisach, dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści. Przede wszystkim art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE zrównuje fakturę przesyłaną w formacie "PDF" z fakturą papierową. Format pliku, "PDF" jest formatem "zwykłym", który nie może być edytowany a tym samym nie można zmodyfikować jego treści w sposób przypadkowy, a jedynie wskazując wolę zmiany np. przy użyciu dostępnych na rynku programów komputerowych służących do edycji plików "PDF". Oznacza to, że ewentualna ingerencja w plik w formacie "PDF" "zwykłym" (tzn. nie zabezpieczonym w szczególny sposób np. hasłem, lub podpisem elektronicznym) jest możliwa w taki sam sposób jak ewentualna ingerencja w fakturę papierową, to znaczy poprzez ewentualne celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy stanowisko Spółki jest słuszne, iż faktury wysyłane w formacie zwykłym "PDF" spełniają wymogi wyżej przytoczonych przepisów i stąd dają prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony zawarty w tych fakturach.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury VAT przesłane w "zwykłym" formacie pliku "PDF", spełniają wymogi określone w wzmiankowanych przepisach, dotyczące autentyczności pochodzenia faktury i integralności treści faktury oraz dają podstawę do obniżenia podatku VAT należnego, o kwotę podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach, tak jak w przypadku otrzymania faktury papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur).

Powyższe uregulowania pozwalają na przechowywanie faktur otrzymanych drogą elektroniczną w dowolny sposób z podziałem na okresy rozliczeniowe, z zachowaniem przez podatnika warunków określonych przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Jest to bezwzględny wymóg zachowania przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności faktur a także łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur. Przy czym należy zauważyć, iż przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur wymaga od podatnika, aby ww. okoliczności były zachowane przez cały okres istnienia faktury, tj. od momentu jej wystawienia do upływu okresu przedawnienia. Zatem, wystawienie, przesyłanie wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi. Spełnienie tych warunków jest przesłanką do zastosowania art. 86 ust. 1 ustawy, tj. uprawnia nabywcę towaru bądź usługi służących działalności opodatkowanej do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z posiadanej faktury.

Z przedmiotowego wniosku wynika, iż w celu racjonalizacji obrotu fakturami VAT, Spółka zamierza wysyłać swoim kontrahentom faktury VAT pocztą elektroniczną z załączonym plikiem "PDF". Biorąc pod uwagę regulacje rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360) Spółka uważa, że przesyłanie kontrahentom faktur VAT w formacie "PDF" spełnia wymogi określone we wzmiankowanych przepisach, dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści. Przede wszystkim art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE zrównuje fakturę przesyłaną w formacie "PDF" z fakturą papierową. Format pliku "PDF" jest formatem "zwykłym", który nie może być edytowany, a tym samym nie można zmodyfikować jego treści w sposób przypadkowy, a jedynie wykazując wolę zmiany np. przy użyciu dostępnych na rynku programów komputerowych służących do edycji plików "PDF". Oznacza to, że ewentualna ingerencja w plik w formacie "PDF" "zwykłym" (tzn. nie zabezpieczonym w szczególny sposób np. hasłem, lub podpisem elektronicznym) jest możliwa w taki sam sposób jak ewentualna ingerencja w fakturę papierową, to znaczy poprzez ewentualne celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego.

Mając na uwadze przedstawione przez Spółkę okoliczności sprawy - w szczególności zapewnienia spełnienia przez Spółkę warunków określonych w § 3 i § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur - oraz obowiązujące regulacje prawne należy stwierdzić, iż Spółka może przesyłać faktury w dowolnym formacie, np. w postaci pliku PDF, skoro zapewnia ich autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność oraz łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp. Faktury takie mogą być przez Spółkę przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, np. miesięczne, w dowolny sposób, np. jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych typu PDF do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z uwagi na powyższe takie papierowe wydruki faktur z pliku elektronicznego stanowią, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, podstawę do pomniejszenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi, będące przedmiotem faktur wykorzystywane są do czynności opodatkowanych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zauważyć należy, iż złożony wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 28 czerwca 2011 r. (data wpływu do tut. Organu 6 lipca 2011 r.) dotyczy jednego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług, Wnioskodawca winien wnieść opłatę w wysokości 40 zł - art. 14f § 1 Ordynacji podatkowej. Z uwagi na fakt, że Wnioskodawca dokonał wpłaty w dniu 28 czerwca 2011 r. w wysokości 80 zł za wydanie interpretacji indywidualnej, zatem nienależna kwota w wysokości 40 zł, zgodnie z art. 14f § 2a Ordynacji podatkowej zostanie zwrócona na numer konta bankowego wskazanego przez Wnioskodawcę we wniosku.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.