IPPP2/443-768/13-2/AO

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 24 lipca 2013 r. (data wpływu 26 lipca 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy wystawionych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 26 lipca 2013 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy wystawionych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka wystawia na rzecz kontrahentów faktury VAT dokumentujące dokonane przez Spółkę dostawy towarów lub świadczone przez Spółkę usługi. Faktury te są generowane w komputerowym systemie księgowym, po czym jeden egzemplarz faktury jest drukowany i wysyłany do kontrahenta. Równocześnie Spółka drukuje drugi egzemplarz faktury, który jest następnie archiwizowany w postaci papierowej. Po wygenerowaniu faktury w systemie księgowym, jest ona automatycznie ewidencjonowana w księgach Spółki oraz w rejestrze sprzedaży VAT. W związku ze znaczną ilością dokonywanych transakcji sprzedażowych Spółka rozważa możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania przeznaczonych dla siebie egzemplarzy faktur VAT wystawionych w wersji papierowej poprzez archiwizowanie dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W tym celu, w momencie wystawienia egzemplarza faktury VAT przeznaczonego dla nabywcy, komputerowy system księgowy Spółki będzie generował drugi egzemplarz faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego egzemplarza faktury VAT przeznaczonego dla nabywcy. Plik z obrazem faktury będzie chroniony przed modyfikacją oraz wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w jego strukturze. Po wystawieniu faktury nie będzie zatem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści faktury VAT.

System księgowy Spółki będzie również pozwalał na przechowywanie przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy faktur VAT w postaci plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz będzie umożliwiał ich łatwe wyszukanie. Pliki te będą przez Spółkę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Ponadto - co podkreśla Wnioskodawca - w razie wystąpienia takiej potrzeby, komputerowy system księgowy Spółki będzie umożliwiał wydrukowanie faktury VAT w wersji papierowej. Możliwe więc będzie wydrukowanie faktury VAT na każde żądanie np. organu podatkowego.

Reasumując, rozważany system archiwizowania przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy faktur VAT w postaci elektronicznej (bez konieczności drukowania) będzie umożliwiał przechowywanie faktur VAT w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

* Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur VAT od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

* Łatwe odszukanie faktur VAT,

* Bezzwłoczny dostęp dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej na żądanie oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach VAT.

Obowiązujące w Spółce procedury zapewniają zachowanie wymagań autentyczności pochodzenia faktury VAT (ustalenia / weryfikacji tożsamości jej wystawcy), integralności treści faktury VAT (niezmienności danych zawartych w fakturze) oraz czytelności faktury VAT. Procedury te dają możliwość powiązania faktury, dokumentów uzupełniających i samej transakcji w sposób umożliwiający przeprowadzenie kontroli. Dzięki temu możliwe będzie łatwe powiązanie faktury VAT z określoną dostawą lub usługą, stanowiącą podstawę do jej wystawienia.

W związku z wyżej opisanym stanem faktycznym, Spółka wnosi o wyjaśnienie:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy wystawionych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej, w komputerowym systemie księgowym Spółki, w którym dokumenty te były wystawione, tj. bez obowiązku przechowywania ich w postaci papierowej, przy czym w każdym momencie możliwe będzie wydrukowanie przeznaczonego dla Spółki egzemplarza faktury VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy

Spółka stoi na stanowisku, iż przepisy nie nakładają obowiązku przechowywania przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy faktur VAT w postaci papierowej. W związku z tym, zdaniem Spółki dopuszczalne jest przechowywanie przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy faktur VAT wyłącznie w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione (z możliwością wydruku faktury w każdym momencie), tj. bez obowiązku przechowywania ich w postaci papierowej.

UZASADNIENIE stanowiska Spółki

Obowiązujący stan prawny

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.; dalej: "Ustawa VAT") podatnicy są obowiązani wystawić fakturę VAT stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Z kolei stosownie do art. 106 ust. 8 pkt 1 Ustawy VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowo zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Na podstawie powyższej delegacji ustawowej wydane zostało Rozporządzenie.

Zgodnie z § 19 ust. 1 Rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. (nadanym przez rozporządzenie zmieniające z dnia 11 grudnia 2012 r.), faktury VAT wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Równocześnie, w myśl § 21 ust. 1 Rozporządzenia, podatnicy przechowują wystawione przez siebie oraz otrzymane faktury VAT w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 21 ust. 4 Rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur VAT, a w przypadku faktur VAT przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Równocześnie, zgodnie z § 20a ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą VAT a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przepisy Rozporządzenia pozostawiają więc dowolność w zakresie formy, w jakiej przechowywane będą egzemplarze faktur VAT.

Tego rodzaju podejście jest w ocenie Spółki zgodne również z uregulowaniami prawa wspólnotowego. W myśl bowiem art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: "Dyrektywa 112"), przez cały wymagany przez przepisy podatkowe okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur VAT, a także ich czytelność.

Z kolei art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 daje państwom członkowskim możliwość wprowadzenia wymogu przechowywania faktur VAT w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, tj. zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej. Zdaniem Spółki podkreślenia wymaga, że z art. 247 Dyrektywy 112 wynika, że aby państwa członkowskie mogły stosować szczególne zasady przechowywania faktur muszą być one umocowane w ich przepisach krajowych. Jednocześnie analiza powyższych przepisów prowadzi do wniosku, iż polski ustawodawca nie skorzystał z tej opcji. Przepisy Rozporządzenia nie w pełni bowiem oddają treść art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112. Polski ustawodawca pomija zawarty w regulacjach wspólnotowych zwrot: "w jakiej zostały przesłane lub udostępnione".

W konsekwencji należy dojść do wniosku, iż na gruncie przepisów polskiego prawa podatkowego nie jest wymagane, aby w przypadku przesyłania kontrahentowi faktury VAT w formie papierowej drugi egzemplarz tej faktury był przechowywany przez wystawcę w tej samej formie. Bez znaczenia pozostaje zatem okoliczność, czy wydrukowane zostaną oba egzemplarze faktury VAT, czy też wystawca faktury wydrukuje jedynie egzemplarz faktury VAT dla nabywcy, natomiast sam będzie przechowywał fakturę VAT w formie zapisu elektronicznego.

Reasumując, w opinii Spółki Rozporządzenie nie zawiera regulacji zobowiązujących wystawcę faktury VAT do przechowywania jej w wersji papierowej. Z przepisów Rozporządzenia bowiem nie wynika, by jedyną dopuszczalną formą przechowywania egzemplarza faktury VAT było przechowywanie go w formie papierowej. Ponadto przepisy Rozporządzenia nie wskazują, aby czynność wydrukowania faktury VAT była tożsama z jej wystawieniem.

Celowość przechowywania egzemplarza faktury VAT przeznaczonego dla wystawcy

Co do zasady, wymóg przechowywania wystawionych faktur VAT wynika z konieczności umożliwienia organom podatkowym weryfikacji rozliczeń podatnika w podatku od towarów i usług. Weryfikacja ta polega w szczególności na sprawdzeniu, czy wystawiona faktura VAT zawiera wszystkie wymagane przez przepisy Rozporządzenia elementy oraz czy kwoty na niej wykazane są zgodne z wysokością zadeklarowanego podatku. Należy podkreślić, iż warunki te spełniane są już na etapie ujęcia wystawionej faktury VAT w systemie księgowym. W opinii Spółki, dla samego udokumentowania rozliczeń podatkowych nie jest zatem konieczne drukowanie i przechowywanie papierowej wersji faktur VAT.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powyższe, nałożenie na podatników obowiązku przechowywania faktury wyłącznie w formie papierowej pozostawałoby w sprzeczności z wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego Unii Europejskiej zasadą proporcjonalności. Zgodnie bowiem z tą zasadą, państwa członkowskie mogą nakładać na podatników tylko takie obowiązki, jakie są niezbędne oraz współmierne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Zdaniem Spółki, ograniczenie możliwości przechowywania faktur VAT jedynie do wersji papierowej, byłoby naruszeniem zasady proporcjonalności poprzez nakładanie nadmiernie uciążliwych obowiązków w stosunku do założonego celu. Wymagane przez Dyrektywę 112 oraz przepisy Rozporządzenia warunki przechowywania faktur VAT (tekst jedn.: autentyczność i integralność treści oraz czytelność) są bowiem spełniane również w przypadku archiwizowania ich w formie elektronicznej, przy zapewnieniu ich nienaruszalności oraz dostępności.

Zdaniem Spółki, wskazując na konieczność przechowania faktury VAT w nienaruszonej postaci należy również wziąć pod uwagę obecne realia prowadzenia działalności gospodarczej, a w szczególności dokonany w ostatnich latach postęp w dziedzinie informatycznych systemów wspierających rozliczenia księgowe. Systemy te pozwalają bowiem na ułatwienia w przechowywaniu i wyszukiwaniu faktur VAT przy jednoczesnym zapewnieniu ich całkowitej ochrony przed zmianami.

Na powyższą okoliczność zwrócił uwagę m.in. NSA w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08), w uzasadnieniu do którego można przeczytać, iż "Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.".

Wskazana powyżej funkcja kontrolna przejawia się także w konieczności zagwarantowania przez wystawcę identyczności obu egzemplarzy faktur VAT. Zdaniem Spółki, podstawowe znaczenie w tym zakresie powinny mieć informacje zawarte w obu egzemplarzach wystawionej faktury VAT, tj. egzemplarzu dla nabywcy i egzemplarzu dla wystawcy, w szczególności dane, jakie powinna zawierać faktura VAT zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia. Nie ma przy tym znaczenia tożsamość nośnika danych (papier czy forma elektroniczna) obu egzemplarzy faktur VAT.

Cel przechowywania egzemplarza wystawionej faktury VAT został szczególnie uwypuklony w § 20a ust. 2 Rozporządzenia, które wskazuje, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury VAT można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą VAT a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z wykładnią prezentowaną przez organy podatkowe (tutaj: Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2013 r., nr IPPP3/443-269/13-2/RD), pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w przytoczonym § 20a Rozporządzenia należy rozumieć " (...) jako proces za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą".

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" " (...) oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych do powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce".

Reasumując, w ocenie Spółki, przy zapewnieniu:

* autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury VAT oraz kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą VAT a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

* przechowywania egzemplarzy faktur VAT w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur VAT od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także

* bezzwłocznego dostępu dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a także bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych, forma, w jakiej przechowywane są przez wystawcę egzemplarze wystawionych faktur VAT pozostaje bez znaczenia.

Stanowisko organów podatkowych i sądów administracyjnych

Poprawność stanowiska Spółki w zakresie możliwości przechowania egzemplarzy wystawionych faktur VAT w wersji elektronicznej znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz pismach organów podatkowych.

Przykładowo, w treści uzasadnienia wspomnianego powyżej wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08) można przeczytać, że: "(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne".

Jak dalej wskazał NSA, "Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie".

Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane również w innych wyrokach NSA oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych, w tym m.in.:

* w wyroku NSA z dnia 7 marca 2013 r. (sygn. akt I FSK 681/12),

* w wyroku NSA z dnia 21 grudnia 2011 r. (sygn. akt I FSK 363/11),

* w wyroku WSA w Gliwicach z dnia 30 listopada 2011 r. (sygn. akt III SA/Gl 13/11).

W wyrokach tych składy orzekające potwierdziły poprawność stanowiska, zgodnie z którym " (...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne".

Powyższe wyroki co prawda zapadły na gruncie przepisów Rozporządzenia w brzmieniu sprzed nowelizacji obowiązującej od 1 stycznia 2013 r., tym niemniej w opinii Spółki tezy w nich zawarte mają bezpośrednie przełożenie również na obecnie obowiązujący stan prawny.

Podobny pogląd, już na gruncie obecnie obowiązujących przepisów Rozporządzenia, podzielają organy podatkowe w wydawanych z upoważnienia Ministra Finansów interpretacjach indywidualnych.

Poprawność takiego stanowiska została potwierdzona m.in. przez Dyrektora IS w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2013 r. (nr IPPP3/443-269/13-2/RD), który stwierdził, iż: "Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż regulacje prawne obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. jak i w stanie prawnym obowiązującym w 2012 r. dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego".

Podobnie wypowiedział się m.in. Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2012 r. (nr IPPP2/443-458/10/12-7/S/IZ), w której - w odniesieniu do analogicznego stanu faktycznego - potwierdził, że " (...) dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te były wystawione (z możliwością wydruku kopii faktury w każdym momencie), bez obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej".

Analogiczne stanowisko przyjęli m.in.: Dyrektor IS w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 22 kwietnia 2013 r. (nr IPTPP2/443-106/13-4/PR), a także Dyrektor IS w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z dnia 8 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-342/13-2/MP), z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-339/13-2/ISZ), czy z dnia 21 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-442/13- 3/IGo).

Reasumując, w opinii Spółki dopuszczalne jest przechowywanie wystawionych faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione (z możliwością wydruku faktury VAT w każdym momencie), bez jednoczesnego obowiązku przechowywania wystawionych faktur VAT w postaci papierowej.

Z uwagi na powyższe okoliczności. Spółka wnosi o potwierdzenie, że zaprezentowane przez nią stanowisko jest prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Stosownie do § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy § 21 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wobec regulacji § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie § 20a ust. 1 ww. rozporządzenia podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 ww. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia, według § 2 pkt 7 ww. rozporządzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Natomiast na podstawie § 2 pkt 8 tego rozporządzenia przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Wskazać należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Wskazać ponadto należy, iż zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe przepisy określają warunki przechowywania faktur VAT. Nie narzucają obowiązku przechowywania faktur dokumentujących wykonane czynności w formie, w jakiej zostały wystawione. Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca w związku ze znaczną ilością dokonywanych transakcji sprzedażowych rozważa możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania przeznaczonych dla siebie egzemplarzy faktur VAT wystawionych w wersji papierowej poprzez archiwizowanie dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W tym celu, w momencie wystawienia egzemplarza faktury VAT przeznaczonego dla nabywcy, komputerowy system księgowy Spółki będzie generował drugi egzemplarz faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego egzemplarza faktury VAT przeznaczonego dla nabywcy. Plik z obrazem faktury będzie chroniony przed modyfikacją oraz wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w jego strukturze (treści faktury VAT). Rozważany system archiwizowania przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy faktur VAT w postaci elektronicznej (bez konieczności drukowania) będzie umożliwiał przechowywanie faktur VAT w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur VAT od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe odszukanie faktur VAT oraz bezzwłoczny dostęp dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej na żądanie oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach VAT. W razie wystąpienia takiej potrzeby, komputerowy system księgowy Spółki będzie umożliwiał wydrukowanie faktury VAT w wersji papierowej. Obowiązujące w Spółce procedury zapewniające zachowanie wymagań autentyczności pochodzenia faktury VAT (ustalenia/weryfikacji tożsamości jej wystawcy), integralności treści faktury VAT (niezmienności danych zawartych w fakturze) oraz czytelności faktury VAT dają możliwość powiązania faktury, dokumentów uzupełniających i samej transakcji w sposób umożliwiający przeprowadzenie kontroli. Dzięki temu możliwe będzie łatwe powiązanie faktury VAT z określoną dostawą lub usługą, stanowiącą podstawę do jej wystawienia.

Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści. Warunek ten spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Mając na uwadze przywołane uregulowania w świetle przedstawionej treści wniosku stwierdzić należy, że prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy uznające dopuszczalność przechowywania (zgodnie z rozważanym systemem archiwizowania) egzemplarzy wystawionych faktur VAT przeznaczonych dla Spółki wyłącznie w formie elektronicznej, w komputerowym systemie księgowym Spółki. Wnioskodawca w rozważanym systemie archiwizowania egzemplarzy faktur przeznaczonych dla Spółki w postaci elektronicznej będzie zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, o których mowa w § 20a rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Ponadto Wnioskodawca będzie przechowywał wystawione faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwoli na łatwe ich odszukanie a także bezzwłoczny do nich dostęp. W konsekwencji powyższego, skoro Wnioskodawca będzie umożliwiał przy przechowywaniu przeznaczonych dla Spółki egzemplarzy wystawionych faktur VAT przechowywanie w podziale na okresy, których dotyczą oraz zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i na żądanie właściwych organów bezzwłoczny do nich dostęp a także bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, faktury te mogą być przechowywane w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.