IPPP2/443-502/09-4/IK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U.Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 22 kwietnia 2009 r. (data wpływu 4 maja 2009 r.) uzupełnionego pismem z dnia 16 lipca 2009 r. (data wpływu 20 lipca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawienia dokumentu księgowego faktury przesłanej przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej nie spełniając warunków określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - jest prawidłowe.

W dniu 4 maja 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawienia dokumentu księgowego faktury przesłanej przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej nie spełniając warunków określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka jako podatnik podatku od towarów i usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje nabyć jak i sprzedaży towarów i usług. Powyższe transakcje mają miejsce zarówno z kontrahentami krajowymi jak i zagranicznymi. Konsekwencją współpracy jest wystawianie jak i otrzymywanie dowodów księgowych faktur VAT. W ostatnim czasie bardzo często nasi kontrahenci przesyłają dowody księgowe pocztą elektroniczną uznając tę formę za równoważną z dokumentem faktury VAT sporządzanym w formie papierowej. Powyższe faktury nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. Ponadto Spółka informuje, iż w Spółce nie ma wdrożonego systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Nie zostały również podpisane z podmiotami zagranicznymi umowy określające warunki wymiany danych elektronicznych. W Spółce nadal obowiązuje papierowa forma wystawiania faktur.

Jednocześnie informujemy, że kontrahenci uważają, iż nie mają obowiązku (w terminie późniejszym) przesyłania faktur w formie papierowej, co znaczenie komplikuje rozliczenia podatkowe Spółki.

W dniu 17 lipca 2009 r. (data wpływu 20 lipca 2009 r.) Spółka uzupełniła przedmiotowy wniosek o stosowne pełnomocnictwo.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w związku z przedstawionym stanem faktycznym Spółka może przyjąć jako prawidłowo wystawiony dokument księgowy fakturę przesłaną przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej nie spełniając warunków określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy, każda transakcja gospodarcza musi być udokumentowana zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w Polsce. Co do zasady, dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej jest faktura VAT, dlatego też jeżeli faktury wystawiane przez zagranicznego kontrahenta spełniają ww. warunki (czyli są fakturami VAT w rozumieniu ww. przepisów) to stanowią dowody księgowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur; papierową i elektroniczną Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ww. ustawy o podatku od towarów i usług. Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy. Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

* bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność.

Możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur daje podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Umowa ta musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur - "e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych. Do stosowania wymiany dokumentów w systemie EDI niezbędna jest specjalna skrzynka EDI wraz z numerem lokalizacyjnym, adres kontrahenta lub jego kod lokalizacyjny, a także typy dokumentów, jakie dany kontrahent wymienia. W praktyce konieczne jest podłączenie do sieci operatora EDI, co dopiero umożliwia sprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Korzystanie z EDI powinno opierać się na umowie między stronami, która szczegółowo określa warunki techniczne oraz formalne na jakich przebiegać będzie elektroniczna wymiana informacji. Spółka mając powyższe na uwadze zauważa, że zasadniczy wymóg, wynikający z rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., stawiany fakturom elektronicznym, to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) lub też poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Wystawca faktur ma więc do wyboru dwa sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści przy przesyłaniu do odbiorcy. Biorąc pod uwagę fakt, że przedmiotowe faktury przesyłane przez kontrahentów Spółki nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz nie został wdrożony system wymiany danych EDI należy stwierdzić, iż opisany przez Spółkę sposób otrzymywania faktur w formie elektronicznej jest nie zgodny z wymogami, o których mowa w wyżej powołanych przepisach. Tym samym nie można takiej faktury uznać za tożsamą z fakturą wystawioną w formie papierowej - nie spełnione zostały bowiem postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Reasumując zdaniem Spółki, w sytuacji gdy dokumenty otrzymane od kontrahenta zagranicznego nie są fakturami VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi obowiązującymi w Polsce nie można uznać ich za właściwe dowody księgowe zapewniające autentyczność i integralność faktur otrzymywanych od kontrahentów zagranicznych. W przedstawionej sytuacji jest podstawa do żądania papierowej formy dokumentu księgowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm., ostatnia zmiana Dz. U. z 209, poz. 1320), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Obowiązek dopuszczenia możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie elektronicznej wynika z regulacji art. 232-237 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, poz. 1 z późn. zm.).

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje nabyć jak i sprzedaży towarów i usług. Powyższe transakcje mają miejsce zarówno z kontrahentami krajowymi jak i zagranicznymi. W ostatnim czasie bardzo często kontrahenci przesyłają Spółce dowody księgowe pocztą elektroniczną uznając tę formę za równoważną z dokumentem faktury VAT sporządzanym w formie papierowej. Powyższe faktury nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. Ponadto Spółka informuje, iż w Spółce nie ma wdrożonego systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Nie zostały również podpisane z podmiotami zagranicznymi umowy określające warunki wymiany danych elektronicznych.

Mając na uwadze powyższe przepisy należy stwierdzić, że wystawiony dokument księgowy (faktura) przesłany przez kontrahenta krajowego za pośrednictwem poczty elektronicznej, który nie spełnia warunków określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. nie jest dokumentem prawidłowym.

Natomiast odnośnie poprawności faktur wystawianych przez kontrahentów zagranicznych tut. organ podatkowy nie może się wypowiadać. Przepisy podatkowe obowiązujące w Polsce, w szczególności unormowania odnoszące się do podatku od towarów i usług, które to są przedmiotem niniejszego wniosku, regulują warunki poprawnego wystawiania faktur VAT w formie papierowej lub w formie elektronicznej dla podmiotów krajowych. Natomiast przepisy te nie obowiązują kontrahentów zagranicznych. Kontrahenci zagraniczni obowiązani są do wystawiania tych faktur zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.