IPPP2/443-263/11-3/MM - Obowiązek złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 wskutek dokonania przez spółkę księgowań w systemie księgowym zainstalowanym na serwerze zlokalizowanym poza granicami Polski.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 25 lutego 2011 r. (data wpływu 1 marca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie braku zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 - jest prawidłowe.

W dniu 1 marca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie braku zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej E. Spółka będzie użytkownikiem posiadającym oprogramowanie w systemie SAP R/3 ECC 6.0 i zamierza wystawiać, przechowywać oraz przesyłać swoje faktury sprzedaży w formie elektronicznej do odbiorców faktur, posiadających identyczne oprogramowanie w systemie SAP R/3. Odbiorcami tych faktur będą spółki w ramach Grupy. Wystawiona faktura sprzedaży będzie jednocześnie księgowana u jej wystawcy i odbiorcy. Po obu stronach powstaną osobne dokumenty rejestrujące daną sprzedaż. System SAP R/3 użytkowany przez Spółki będzie zainstalowany na serwerze należącym do Grupy i/lub jednej ze spółek z Grupy. Dla każdej Spółki planującej użytkowanie systemu SAP R/3 zostanie skonfigurowana odrębna jednostka gospodarcza (reprezentującą osobę prawną), przy czym wszystkie jednostki gospodarcze funkcjonują na jednym mandancie. Mandant jest najwyższą jednostką hierarchiczną systemu, która zapewnia pełną integrację funkcjonalną oraz jest gwarantem integracji danych wewnątrz mandanta. System SAP R/3 obsługuje wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI, co zapewnia integralność, autentyczność oraz poufność przesyłanych danych. Oprogramowanie SAP R/3 posiada wszelkie niezbędne certyfikaty uprawniające do obsługi pełnej ewidencji księgowej. Odbiorcy faktur pisemnie zaakceptują elektroniczna formę faktur sprzedaży. (...)

Jednocześnie Spółka rozważa potencjalną zmianę sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez dokonywanie księgowań w systemie SAP zainstalowanym na serwerze zlokalizowanym prawdopodobnie poza terytorium Polski. W ramach rozważanej potencjalnej struktury, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce. Elektroniczne wersje dokumentów wystawianych w ramach Grupy będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Jednakże, będzie możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich dokumentów księgowych oraz danych z systemu księgowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wskutek dokonania księgowań w systemie księgowym zainstalowanym na serwerze zlokalizowanym poza granicami Polski, Spółka będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2.

Zdaniem Spółki

Artykuł 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.), jeżeli jakakolwiek informacja ujęta w zgłoszeniu indentyfikacyjnym ulegnie zmianie, podatnicy mają obowiązek aktualizowania tych danych przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego (na formularzu NIP-2) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w określonym terminie (zależnym od tego, do jakiej kategorii podatnik należy). W części B.10, pole 56 zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2, podatnik jest zobowiązany poinformować urząd skarbowy, czy dokumentacja rachunkowa jest prowadzona we własnym zakresie, czy przez zewnętrzny podmiot. Ponadto, w części B.10.2. zgłoszenia, podatnik jest zobowiązany podać pełen adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. W ramach rozważanej potencjalnej struktury prowadzenia ksiąg rachunkowych, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana w siedzibie Spółki w Polsce. Natomiast wersja elektroniczna ksiąg będzie w systemie SAP zainstalowanym na serwerze będącym własnością innej Spółki z Grupy i zlokalizowaną poza granicami RP.

Spółka stoi na stanowisku, że samo użytkowanie systemu księgowego należącego do innej spółki oraz jednoczesne księgowanie faktur w systemie w ramach grupy nie powoduje samo w sobie zmiany miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych - z uwagi na fakt, że oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będą fizycznie przechowywane w siedzibie Spółki w Polsce. Ponadto, techniczne księgowania - wprowadzanie dokumentów z wyłączeniem faktur (dokumentów) generowanych w systemie SAP pomiędzy spółkami Grupy, będzie odbywać się w siedzibie Spółki w Polsce. W związku z tym, zdaniem Spółki, wskutek zmiany struktury prowadzenia ksiąg, nie zmieni się ani podmiot prowadzący księgi (będzie nim nadal sama Spółka) ani miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (pełna dokumentacja w formie papierowych wydruków będzie nadal przechowywana w siedzibie Spółki). W konsekwencji, w ocenie Spółki w przypadku wprowadzenia rozważanej struktury prowadzenia ksiąg, nie będzie ona zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) zwanej dalej "ustawą", podatnicy obowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego; zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Stosownie do art. 5 ust. 3 ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:

Informacje dotyczące aktualizacji danych, zawarte zostały w art. 9 ustawy. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy, podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego określonego w art. 4, z zastrzeżeniem ust. 1c:

Obowiązek złożenia druków aktualizacyjnych następuje wyłącznie w przypadku zaistnienia zmian w zgłoszeniu dotychczasowym.

Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że Spółka rozważa potencjalną zmianę sposobu prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez zlecenie dokonywania księgowań w systemie SAP zainstalowanym na serwerze zlokalizowanym prawdopodobnie poza terytorium Polski. W ramach rozważanej struktury, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce. Elektroniczne wersje dokumentów wystawianych w ramach Grupy będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Jednakże, będzie możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich dokumentów księgowych oraz danych z systemu księgowego.

W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych należy stwierdzić, że w sytuacji wprowadzenia zmiany sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez zlecenie dokonywania księgowań w systemie SAP zainstalowanym na serwerze zlokalizowanym prawdopodobnie poza terytorium Polski, Spółka nie będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2. Formularz ten bowiem nie przewiduje dokonywania tego rodzaju zmian danych.

Jednocześnie zaznacza się, że tut. Organ w niniejszej interpretacji nie rozstrzygał, czy rozważany sposób prowadzenia ksiąg jest możliwy, ponieważ kwestia ta nie jest objęta zakresem przedmiotowym niniejszej interpretacji.

Wobec powyższego stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę uznać należy za prawidłowe.

Końcowo tut. Organ podatkowy informuje, iż w niniejszej interpretacji udzielono odpowiedzi w zakresie braku zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 (pytanie nr 2 przedmiotowego wniosku). Rozstrzygnięcie dotyczące przechowywania faktur Spółki w wersji elektronicznej zostało ujęte w odrębnej interpretacji

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.