IPPP2/443-263/11-2/MM - Zasady przesyłania i przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 25 lutego 2011 r. (data wpływu 1 marca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur Spółki w wersji elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 1 marca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur Spółki w wersji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej E. Spółka będzie użytkownikiem posiadającym oprogramowanie w systemie SAP R/3 ECC 6.0 i zamierza wystawiać, przechowywać oraz przesyłać swoje faktury sprzedaży w formie elektronicznej do odbiorców faktur, posiadających identyczne oprogramowanie w systemie SAP R/3. Odbiorcami tych faktur będą spółki w ramach Grupy. Wystawiona faktura sprzedaży będzie jednocześnie księgowana u jej wystawcy i odbiorcy. Po obu stronach powstaną osobne dokumenty rejestrujące daną sprzedaż. System SAP R/3 użytkowany przez Spółki będzie zainstalowany na serwerze należącym do Grupy i/lub jednej ze spółek z Grupy. Dla każdej Spółki planującej użytkowanie systemu SAP R/3 zostanie skonfigurowana odrębna jednostka gospodarcza (reprezentującą osobę prawną), przy czym wszystkie jednostki gospodarcze funkcjonują na jednym mandancie. Mandant jest najwyższą jednostką hierarchiczną systemu, która zapewnia pełną integrację funkcjonalną oraz jest gwarantem integracji danych wewnątrz mandanta. System SAP R/3 obsługuje wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI, co zapewnia integralność, autentyczność oraz poufność przesyłanych danych. Oprogramowanie SAP R/3 posiada wszelkie niezbędne certyfikaty uprawniające do obsługi pełnej ewidencji księgowej. Odbiorcy faktur pisemnie zaakceptują elektroniczną formę faktur sprzedaży. (...)

Jednocześnie Spółka rozważa potencjalną zmianę sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce poprzez dokonywanie księgowań w systemie SAP zainstalowanym na serwerze zlokalizowanym prawdopodobnie poza terytorium Polski. W ramach rozważanej potencjalnej struktury, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce. Elektroniczne wersje dokumentów wystawianych w ramach Grupy będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Jednakże, będzie możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich dokumentów księgowych oraz danych z systemu księgowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura wystawiona i zaksięgowana w systemie SAP 3/R w jednej spółce jako faktura sprzedaży oraz zaksięgowana jednocześnie w drugiej spółce jako faktura zakupu spełnia warunki uznania jej jako faktury elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zdaniem Spółki:

Odp. 1

System SAP R/3 spełnia wymogi nie tylko określone we wskazanym rozporządzeniu, lecz również ostrzejsze wymogi zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223) pozwalające na wykorzystywanie go do prowadzenia całej ewidencji księgowej. Faktury elektroniczne wystawiane w SAP R/3 przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych. Cały przebieg procesu przetwarzania danych jest realizowany na jednym mandancie i na jednym serwerze.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury w SAP R/3 jest zagwarantowana przez wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI, tj. zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych oraz przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Nośnikiem danych jest IDoc (Intermediate document), czyli standardowa struktura danych używana w elektronicznej wymianie danych (EDI) pomiędzy aplikacjami wewnątrz SAP jak i programami zewnętrznymi. IDoc jest przetrzymywany w systemie przez 1 miesiąc, a następnie zostaje zarchiwizowany i jest dostępny na każde żądanie. Spółka jako wystawca i odbiorca faktury elektronicznej będzie przechowywać faktury przesłane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Każda osoba uprawniona do wystawiania faktury u Wnioskodawcy będzie posiadać własny login i indywidualne hasło dostępu oraz ściśle określony zakres uprawnień. System pozwala na pełną identyfikację osoby zarówno wystawiającej jak i zatwierdzającej (księgującej) każdą fakturę sprzedaży oraz fakturę korygującą. W przypadku ewentualnego cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, SAP R/3 zapewnia możliwość wystawienia dokumentu w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotacje, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. W systemie SAP R/3 zostanie zdefiniowany użytkownik "kontrola US" zapewniający dostęp do faktur elektronicznych oraz możliwość ich wydrukowania. Zostanie również opracowana szczegółowa instrukcja dla pracowników organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, wskazująca w jaki sposób należy odszukiwać, wyświetlać i drukować faktury.

Wnioskodawca wskazuje, iż jego stanowisko jest zgodne z wydaną dnia 10 września 2009 r. przez Dyrektora IS w Bydgoszczy interpretacja indywidualną o numerze ITPP3/443-118/09/ZG.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej "rozporządzeniem", faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofniecie może być wyrażona w formie pisemnej lub formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

Ponadto faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia, w myśl § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, które są zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

Należy wskazać, iż zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury rozumie się przez to pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści faktury rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Natomiast przesyłanie poprzez EDI, oznacza stan, gdy zawarta umowa dotyczącej tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, odnoszących się do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98).

W myśl § 8 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż zaproponowany system SAP R/3 do wystawiania, przesyłania oraz udostępniania faktur elektronicznych spełnia wymogi zawarte w zaprezentowanych przepisach i jest zgodny z zasadami obrotu faktur wystawionych w formie elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę uznać należy za prawidłowe.

Końcowo tut. Organ podatkowy informuje, iż w niniejszej interpretacji udzielono odpowiedzi w zakresie przechowywania faktur Spółki w wersji elektronicznej (pytanie nr 1 przedmiotowego wniosku). Rozstrzygnięcie dotyczące braku zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 zostało ujęte w odrębnej interpretacji.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.